实现客户与备品备件信息之间的“零距离”。
 

文/李化峰

关键词：协同平台  协同管理  库存管理  备品备件  网上备件库

     备品备件是设备运行保障中的重要资源，在客户公司建立备品备件库可以方便客户使用设备产品，也可以使公司的备品备件资源得以充分利用，使设备预检预修更及时、资源更充足。针对备品备件异地库库存的物权归属，采用公司委托、客户代管的形式，备件未使用时，物权属公司所有；备件使用并实现销售后，物权发生转移属于客户公司。
     备件物流信息、使用信息、结算信息的差异性直接影响异地结算与异地盘点的准确性与及时性。南京造币有限公司依托行业备件设备信息网，利用其中的网上备件库对分散在客户公司的异地库进行信息化管理，同时制定有效的协同管理流程，探索以项目为纽带的多点异地库的协同管理机制。
    
一、多点异地库协同管理平台设计
     围绕南京造币有限公司多点异地库协同管理的工作目标，对备件的网上信息流与实体物流进行梳理、整合，还需要对网上备件信息与实际库存信息进行整合，建立协同管理平台以及相关协同管理机制。
1.网上信息流梳理
     行业备件设备信息网是行业备件供需信息交流沟通的平台，其中包括三类信息：客户需求信息是企业备件供应的依据与任务源头；备件库存信息是企业现有实际库存；备件供应信息是根据现有库存量可以直接交付客户的发运清单信息。实行异地备件库后，库存信息以是否结算作为出库减量的时间节点，因此库存信息就无法体现异地分库的库备信息。
2.实体物流梳理
     行业备件中心的备件服务物流包括三种模式：质保备件服务是质保期内的备件服务，无须客户付费，备件从南京造币有限公司寄出时就可直接减库；销售备件服务是客户明确需要购买的备件，以订单或合同为准，在收到备件后直接付款、开票后即可减库；异地库备服务是针对客户点检预修、日常巡检、计划维修等环节提供的备件，由南京造币有限公司备件库发出后分别储存于各客户公司的异地库等待使用，备件使用后才能转移物权。这部分备件与南京造币有限公司库备实物的协同管理是重点。
3.协同管理平台分析
     多点异地库协同管理平台包括三方面含义：一是备品备件实物管理以及相关流程；二是与物流变化同步的信息更新要求以及相关流程；三是面向全行业的展示平台。从物资管理的角度考虑，物流发生变化时需要填写相关报表；从客户服务的角度考虑，物流变化的信息需要在行业备件网发布，发布的信息包括备件号、备件名称、件号与型号、备件使用部位、备件使用机型、备件库存数量、备件实物图片等前台显示信息，以及备件参考价格、备件存放位置、备件供应品牌等后台未显示数据。物流变化影响到的只是备件库存数量，行业备件网的“备件库存数量”如果为“0”，则前台整条信息不显示。为了区别“0”和“非0”，备件网的“备件库存数量”为文本格式，所以无法实现统计汇总功能。分散的多点库备信息通过有效地协同管理使物流信息化、对多点异地库存数据进行精细化求和管理，并将整个过程在行业备件网展示，可以在很大程度上减轻物流管理人员的工作量。
    
二、多点异地库协同管理平台建设
1.按照供应备件的流向梳理节点，寻找解决方案
     首先，按照供应备件的流向“供方南京造币有限公司总库→客户1公司分库/客户2公司分库⋯⋯客户N公司分库→使用后结算/未使用为南京造币有限公司库存→库存量汇总”的方式逐项清查，理清备件物流环节可能存在的变化，哪些业务环节的用料需求可能影响备件中心的库存变化，有哪些领用手续，领用后哪些信息会引起物流过程中的信息变动；其次，明确物流变化中的“六有”要求：发运有依据、出库有单据、到库有确认、移库有指令、盘点有汇总、结算有支撑；再次，根据物流变化的时间节点梳理实体备件库备数据，保证每一个时间节点备件库存信息的准确性；最后，明确各方职责、制定相关制度、优化管理流程，形成长效机制。
2.以网上备件库为依托，加强异地分库的协同管理
     分布于多家客户公司的异地备件库分散在多个城市，给统一管理带来了极大难度。网上备件库的运行只体现了“库备总数”，要细化并协同管理各异地库，必须改变并拓展原有的数据结构，增加异地库的数据信息，并能够实现各地数据的同类汇总。网上备件库“备件库存信息”显示的库存总量，是总量相加后人为输入的数据，由于统计滞后于物流变化，从流程上无法实现实体物流与网上信息的同步。升级后的网上备件库新增地域节点“供方南京造币公司库、客户1异地库、客户2异地库、客户3异地库⋯⋯”，异地库的实际信息与网上的地域节点信息同时发生、同时更新，实现“网上所见，实体可得”，使设备维修管理人员可以实时获取备件的准确信息，使网上备件库成为备件销售与备件使用之间的纽带。
     在实现了信息实时展现的同时，拓展后的数据结构增加了汇总功能，每一个备件品种在各个地域节点的库存数可以自动形成合计数，并显示在前台，每一个地域节点的总库存数实现了盘存汇总功能，并能将汇总结果形成EXCEL格式，方便查询，实现多种模式的协同管理。
3.拓展岗位职责，让数字更准、信息更快
     在现有业务基础上，将需要梳理的备件信息进行细化，按照采购件类与加工件类分成子项，按类、按件编号，保证网络与实际信息同步。两类工作人员分别核对、修正系统中的信息，将网络汇总信息与实际信息进行比对，查找差异项后进行修正处理，保证了系统与实际信息的准确性和一致性。库房管理岗位职责增加“更新信息变动”，以实现“物动网动、时动时新”。
4.制定专项制度，对特殊备件进行“特殊”管理
     南京造币有限公司与客户公司共同制定《备品备件异地库存管理办法》，约束并协调备件的各使用方，将异地库存备件与其他性质备件区分开来，根据客户企业设备运行状况、点检预修结果需求、损坏备件对设备运行影响程度、备件损坏发生概率等因素，与客户企业协商制定“备件异地库存清单”。由于这一部分备件远在企业之外，使用并结算后实体物权才变更为客户公司，库存减少，因此，对发运、到货、使用、结算等各个环节都提出了“特殊”的管理要求。
    
三、实施效果与创新点
     升级后的网上备件库有以下创新点。
     增加地域节点：对备件的数据结构进行了改进，增加了7组不同地域节点的数字化模块。线上线下备件信息同步：使客户及时了解 公司有什么备件、有多少备件、库存备件分布在哪些地方，创造便捷的协同管理环境。即时汇总功能与汇总表模板：增加了自动汇总功能，月初月末汇总表提供了盘点数据，可作为原始凭证，月初月末差异表可作为月度结算依据。■

主要参考文献
[1] 杜栋.协同管理系统.北京:清华大学出版社,2008.
[2] 刘睿智,谭论.基于供应链的零售商-供应商协同管理库存策略.武汉科技学院学报,2005,(3):54-56.
作者单位 南京造币有限公司