新冠肺炎疫情给各行各业带来不同程度的影响，许多企业开始尝试以智能化移动办公替代传统的现场工作模式。智能化移动办公将对未来企业的组织形态及工作方式产生怎样的影响？本期特刊发专题，分享相关专家的观点。      ——编者

生态化组织 智能化办公
 

文/王汉  曹开彬

关键词：未来企业  生态化组织  智能化办公  移动办公  疫情影响

一、重新定义企业
     对于未来企业的组织形态，目前尚未形成统一的定义，毕竟“未来”是一个相对的概念，“未来企业”也处于不断演进中，而且不同企业理想的组织形态也不尽相同。但随着社会的发展，一些关于未来企业组织形态和工作方式的共同特征逐渐显现。
1. 创新创意是未来企业的核心要素
     《重新定义公司：谷歌是如何运营的》对公司提出了“创意精英”的概念，探讨了什么样的组织能够更大程度地发挥创意精英的实干精神以及如何构建更适合培育创新能力的组织土壤。
     创新和创意为何如此重要？随着新一代信息技术的快速发展，当前我们正在经历一场“创意革命”，未来企业的基本特征越发清晰，那就是基于机器学习的人工智能将成为未来企业的基础，大部分结构化、重复性高的工作正逐渐被自动化方式取代，以创造力、洞察力和对客户的感知力为核心特征的“创意精英”因无法被替代而成为最有价值的人。物联网、云计算、大数据以及人工智能等信息技术的快速发展，使得“创新”和“创意”所带来的商业价值是以往任何时代都无法比拟的。相比“创意精英”本身，那些能够聚集并最大程度激发“创意精英”实干精神和工作成效，并将工作成效快速转化为企业价值的组织更加宝贵。诸多案例正在证实这一点，许多员工数量不多、初创资金规模也不大的企业，在短时间内创造出远超一般企业的商业价值。这样的企业具有哪些共同特征呢？
     以往的企业组织创新大概经历过三个阶段：第一阶段是工业革命让机器取代人力，技术超越了技能；第二阶段伴随着生产力革命，工作强调标准化、可度量；第三阶段是管理革命，知识成为超越资本和劳动力的重要资源和生产要素，管理的重心转向激励。
     显然，上述组织创新理念已经很难满足当前商业时代对企业的新要求。“创意精英”的能力如何识别？工作成效如何计量？如何培育和激发创新创意成果？这些都是传统企业所面对的挑战。
2. 未来企业的基本特征
（1）生态化。未来的企业需要以打造适合“创新创意”的组织生态为目标。如果将具有商业价值的“创新创意”比作是果实，那么企业要做的就是筛选出适合的种子，用适合的方法将其埋入土壤，给予适合的生长环境，静待种子发芽、成长、结果，最终收获。管理者的最终目标是果实，抓手则是科学的管理方法，即打造合适的组织形态。生态化的组织就是要关注组织成员接受到的、有可能会对其工作产生影响的一切要素，包括招聘、激励、办公环境、企业文化、工作流程、公司制度、正式和非正式组织关系等，甚至细化到员工的工作和生活习惯、员工座位的间距等。
     不同部门间的协作和边界也是组织生态化的重要因素。不同作物之间并非越近或越远就能提高产量，而应保持合适的间距。企业内部也是如此，为激发创新创意，不同部门间的边界正在逐渐模糊，只顾及自己“一亩三分田”的员工不再能够给出具有价值的创意。因此，未来企业的特征之一就是模糊化部门的边界，充分交流和互相影响更能激发创意。
（2）平台化。“平台化”更像是将制造业“流水线”理念应用到所有类型企业的一种拓展。以互联网企业为例，最终呈现给客户的成果不再是单一的实体产品，其形式纷繁复杂，创新的成果通常是挖掘客户需求之后，对各种工作“半成品”的重新组合。为了让整个工作线更加高效，打造有利于产生创新创意的工作流程，企业需要降低试错成本及创新创意的准备工作门槛，因此产生了“平台化”概念。未来的企业需要根据新业务需求制定新的工作流程，并以此为基础进行组织变革，工作流程需要区分出工作过程中尤其花费“创新脑力”的环节，识别组织真正花在产生创意环节的时间和人工成本占比。如果该占比太低，就要找到原因，并通过业务流程改造和组织变革来提升这一比例。具体方式可通过制定平台化的工作流程，将那些具有相似特征、成果可重复使用的工序集合到同一平台上，部分结构化、高度重复化的工作可采用自动化方式去完成，而将那些尤其需要“创新脑力”的环节（需要洞察力、创新力、客户需求感知力的工序）链接到平台上，成为重点的工作环节。
（3）数据化。未来的企业决策将更多依赖于数据以及更加专业和分工细化的数据分析方法，使得决策过程更加简单，决策的结果也将变得显而易见。这使得能够下放到执行层去做的决策越来越多——组织的扁平化和高效成为可能，而不再像传统组织那样绝大多数决策都需要信息上传、指令下达而费时费力。
     　　
二、未来企业的工作方式
1. 工作方式更加碎片化
     创新型组织将以实干为导向，注重工作效率。一对一、一对多或多对多的沟通可能随时随地发生，以便快速部署工作并确定后续工作步骤。这种工作需求可能通过实时通讯、电子邮箱、视频会议和多样化的远程文件共享等方式实现。同时，未来企业的工作方式需要更加细化的分工，以前受技术所限必须一个人独立完成的工作可以由多人同时开展，这将大大提升工作效率，也使得工作内容进一步碎片化。
2. 资源调动和互换更加频繁
     未来企业的客户资源不再是某个员工的特有资源，而是随着员工的离职、入职及部门职责的重新定位等不断调动的，这更有利于企业可持续发展。未来，学习型企业占比将大幅提升，知识管理成为重要板块，知识共享将进一步深化。未来企业更加注重整体利益最大化，这使得团队内、团队间、部门内、部门间、同一价值链上下游，甚至跨价值链的知识共享、资源调动更加频繁。
3. 企业对变化习以为常
     随着市场等外部环境变化越来越快，企业决策和工作部署也更强调时效性，工作流程和组织形态的快速调整将对企业竞争力提升起着至关重要的作用，敏捷型组织因此而更具优势。这要求企业快速响应外部变化并及时作出调整，迅速适应新的办公方式和工作习惯。
4. 考核评估多维度
     由于创新型工作成果的计量以及对创新型员工的激励变得更加困难，对创新人员工作能力的考核将不再局限于业务能力范畴，而会深入到自我激励、工作目标一致、办公习惯、交流沟通效率、团队工作协同等一些传统方式无法定量考核的维度，通过新的技术手段，得以定量化考评。
5. 对工作环境的要求越来越高
     如何有效地激励员工，调动员工的工作积极性，将成为未来企业的重要课题。舒适的工作环境、高效适用的办公设备、与业务流程高度统一的办公系统等既有利于调动员工的工作积极性，激发创新灵感，也有助于提高工作效率。

三、APP的新舞台
     要适应未来企业的工作方式，移动办公APP是必不可少的工具。通过移动办公APP，可以不受时间、场地限制而随时随地进行工作，甚至无需多方在同一时刻进行沟通和协作。那么，移动办公APP将从哪些方面支持未来组织变革和工作方式呢？
1. 联通性
     目前，移动办公APP主要以两种形态存在：一是以个人为单位的独立办公软件，该类APP软件是基于提升个人的时间管理和知识管理能力来提高个人的工作效率；二是以企业（组织）为单位的办公软件体系，该类APP软件可以与企业内部信息管理系统（如OA/ERP/CRM）进行连接。未来，企业移动办公APP可与外部知识库、数据库等相关系统进行连接，也可与个人办公软件进行连接和嵌套，在满足集体办公要求的同时，满足个人个性化的办公习惯，提升工作效率。
2. 拓展性
     随着移动终端技术的快速发展，未来的移动终端将不局限于手机，能够在不同形式的终端设备上应用移动办公APP。未来可用以采集数据的传感器也将更加丰富，可用以管理的数据类型将会无限拓展，如视听数据、健康数据、时间数据、天气数据、差旅行程以及其他可以反映员工状态、办公环境的数据。
3. 沉淀性
     随着数字化的推进，数据的产生和积累将呈现爆炸式增长，甚至传统办公方式中不会产生数据的会议、沟通、工作部署等，在未来都有可能形成数据。比如，传统的会议和“头脑风暴”更多采取“听”和“说”的方式，当这些场景线上化之后，有可能将会议内容快速转换为“文字”“示意图”“数字”“表格”等格式。而这些数据也将产生沉淀，发挥巨大价值。
4. 便捷性
     随着移动办公APP的不断发展，“人”本身将成为效率提升的瓶颈，即人的精力及高效工作时长是有限的。那么移动办公APP不断地将线下工作内容向线上“搬运”，增加员工可用以办公的时间，增加单位时间内员工处理公务的内容，这将很快触碰到“人”自身的天花板。因此，移动办公APP还需要“便捷性”这一维度的设计，即优化处理完成工作任务所需员工投入的时间、精力。“便捷性”维度的改进，将大大拓展移动办公APP的应用，因为这能够让员工和企业直接感受到人力成本下降和办公效率提升带来的双重实惠。同时，移动办公APP将在人机交互方面进行优化，使其运用更加便捷。
    
四、智能化办公发展历程、现状及存在问题
1. 智能化办公发展历程
     智能化办公可分为早期的自动化办公阶段、以工作流为核心的自动化办公阶段、以知识管理为核心的自动化办公阶段以及未来以激发创意为导向的智能化办公阶段。
     早期的自动化办公是以数据为处理中心的传统MIS系统，主要功能是对数据的计算和统计，不足之处是客户机负担过重，管理、维护及培训费用较高，无法在企业局域网上建立统一的集成办公平台。
     以工作流为中心的办公自动化系统主要功能是对企业内部各种消息的发布与传递、工作流的管理、档案资料的管理，涉及的技术包括协同工作、文档数据库、工作流管理、安全控制、多媒体等，通过与互联网链接，使办公不受时间和空间的限制。
     以知识管理为核心的办公自动化系统，可以提供丰富的学习功能与知识共享机制，让每一个使用者能够随时随地向专家学习、向企业现有知识学习，大大提高了组织的创新和应变能力。
     激发创意的智能化办公系统将以提升办公的舒适性、便捷性、高效性为导向，依托物联网、传感器、5G通信、云计算和人工智能等信息技术，采集办公过程中产生的结构化和非结构化数据，不断挖掘工作中的各类需求。
2. 智能化办公应用现状
     目前的智能化办公主要功能包括：在线培训、费用报销、知识管理、协同办公、文档管理、企业邮箱、视频会议、电子签名和电子合同、企业网盘、企业即时通信IM等。从应用智能化办公的行业分布来看，互联网与信息技术（30.1%）、制造（19.33%）、建筑及房地产（9.71%）、流通（9.57%）四大行业约占七成。从用户占有率来看，20~100人的企业用户占有率达37.14%，100~300人的企业用户占有率为34.29%，300~1000人的企业用户占有率为15.24%。
     智能化办公应用呈现三大特点。
一站式解决方案成为智能化办公发展的大趋势。当前，智能化办公市场正在经历从萌芽期向快速增长期的过渡阶段，智能化办公应用的多样化让平台型产品成为大势所趋，企业用户对智能办公平台的接受程度不断提高。为保证企业用户的长期留存，智能化办公平台必须为用户持续输出价值。企业智能化办公需求逐渐向业务处理升级，智能化办公平台将会更多地与企业具体业务场景相融合。这意味着智能化办公平台将不局限于满足中小企业的通用需求，而会更多满足企业的专业化、个性化、定制化需求。用户更倾向于整体化的一站式解决方案，而非过去彼此独立的CRM/ERP/OA产品。
从内部协同向产业链上下游的内外部协同拓展。数据在企业竞争中的价值日益凸显，在生产经营中运用大数据分析的企业，在市场竞争中往往有更出色的表现。现阶段智能化办公平台的应用多集中在办公流程的信息化和移动化，虽然掌握了企业自身的大量数据，但较少将其应用在企业的经营管理中，没有达到业务层级的协同，不能为产业链上下游企业带来价值。因此，从企业内部协同向产业链上下游的内外部协同拓展，将是智能化办公产品提供商关注的重点。
软硬件结合的融合业务场景。向业务协同升级是近年来智能化办公的重要发展方向。智能化办公平台将会更多地与企业具体业务场景相融合，最常涉及的就是任务协作的各种场景化应用，如会务系统、项目管理、在线学习以及与行业个性化结合的各种场景协作。企业希望借助智能化办公在任何时间、任何地点处理与业务相关的任何事情，彻底摆脱时间和空间的限制；能够借助云端服务系统，链接上司、同事、用户和其他业务伙伴。随着人工智能、云端服务等技术的发展，人们将可以通过手机、会议平板、电脑等任意端口，更加简单、便捷地在各种场景进行办公和交互。
3. 疫情促使智能化办公应用加速发展
     受新冠肺炎疫情影响，当前许多企业面临停工停产、业务中断等问题，开始尝试以智能化移动办公替代传统的现场工作模式，以即时通讯替代面对面沟通，用视频会议替代传统的人员聚集式会议，许多传统的线下纸质工作流程也迅速转移到线上。相关统计数据显示，从2020年春节到目前，移动办公通讯设备使用数量是去年同期的2.48倍，办公类APP使用人数增长58%，并呈现快速上升趋势。
4. 智能办公应用存在的问题
     随着疫情管控期间应用智能化办公用户的增加，其使用评价也在飙升。可以在家办公、学习，为智能化办公应用带来好评。而另一方面，智能化办公软件还存在一些应用问题：网络延时导致视频通话或直播过程中画面与声音不同步；黑屏、杂音严重；使用过程中需要重启等。部分功能用户体验不佳，如直播时消息内容和群里内容相连，使得观看直播时不断收到群消息提醒；文档批改只能留言点评，无法批注；群组设置体验性差，社交功能待完善；直播或视频会议缺少签到功能，不便统计到会人员等；用户身份验证频次多，重复验证；捆绑安装软件；不同版本之间不兼容等。
     　　
五、无所不在的应用场景
     目前，几乎所有的办公场景都能找到智能化办公的影子。面对不同的应用场景，智能化办公应用可以根据用户需求，设计不同的解决方案。
1. 会议场景
     会议场景是疫情管控期间爆发式增长的智能化办公应用场景之一。传统的会议一般有邀请、签到、召开、纪要、闭幕等流程。传统会议流程中，会议邀请通常以当面邀请、电话邀请和电子邮件邀请等方式开展；会议签到多为通过打印纸质签到表格，与会人员亲自签字确认；会议纪要通常由与会人员中的专人负责，一般采用录音设备或电脑实时记录在word文档中；参会人员均需要对会议内容进行记录，以作后续执行参考；会议结束或直接散会，或部分人员留下继续参加下一主题会议。
     传统会议需要参会人员协调出统一的时间，如果与会方在不同地点，则需要至少提前一天到达开会地点，会议成本高；同时，会议过程形成的会议邀请、签到表、汇报材料、会议记录等文字、图表、语音等数据是非结构化的，因材料制作者、记录人员的不同而具有不同的格式、风格，很难形成结构化的数据。若参会人员由于路途耽搁等无法准时到场，则会影响会议效果。如果重要与会人员不能按时到场，甚至会导致会议改期举行。传统的会议记录方式局限于现场文字记录或录音后进行文字整理，可能会遗漏掉会议的重要信息，尤其是与会人员的表情、语调、动作等信息难以记录和准确描述。
     智能化办公在会议场景的应用可以实现一对一、一对多、多对多等各种方式的交流沟通，不再对与会人员有地域要求，举办会议的前期准备工作大为简化；通过人脸识别技术确认与会人员身份，比手写签到更加准确、便捷；通过语音录音自动转化文字方式，大大提升了会议记录的效率和准确性；运用深度学习技术，可以自动识别会议要点；通过智能化办公系统，可以统一会议相关材料的格式，便于归档留存。
2. 培训学习场景
     企业传统的培训学习模式需要将员工集中起来，在统一时间和地点接受授课者的相关课程。由于员工可能分属不同地域、不同部门，日程安排存在差异，统一安排培训则需要花费差旅费用，时间也很难统一，难免影响日常工作安排；如采取分地域、分部门、分批次培训，又会大幅增加培训费用。
     智能化办公以“慕课”等模式，通过线上直播、录播等方式开展企业员工培训学习，员工可随时随地参与培训学习，并且可利用碎片化的时间学习。线上培训学习还便于教员和学员之间的资料共享、信息交流，大大提高培训学习效率；教员可通过双向镜头、麦克风开放，随时观察学员状态，保证教学效果。随着5G通信、VR／AR、云计算、大数据等技术的深化运用，智能化办公系统在培训学习方面的应用将更加广泛，体验效果将更好。
3. 文档打印场景
     如果企业多个打印机之间品牌、型号不同，员工电脑需要安装不同版本的驱动软件，这将增加软件的维护成本，工作效率也受到影响。而且传统打印方式难以满足涉密文件的打印要求，文件打印之后需要立即取出，否则存在泄密风险。智能化办公理念注重软硬件的统一谋划，可以有效解决设备不兼容的问题，员工办公电脑可以在整个公司内快速高效地连接任意设备，不需要反复安装不同版本软件。同时，智能化办公理念下，打印机采用RFID等物联网技术，将员工身份与打印动作相对应，员工发送打印文档后，需要在打印机上刷身份识别卡方可开始打印，可有效解决文件打印泄密问题。
     　　
六、智能化之路
     企业如何走好适应自身特点的智能化办公之路呢？笔者根据各类典型应用案例，总结出如下经验：
1. 明确自身需求
     成功的企业应用案例都是在有清晰的自身发展需求和战略意图之后，开始考虑部署智能化办公系统，如海尔集团的智慧办公系统与其互联网化转型战略息息相关。有的企业本来已经拥有各类信息化管理系统，但这些系统要么建设、使用时间已久，维护成本高昂且功能退化，亟待更新换代；要么信息化管理系统受当时技术、预算等约束，相互之间独立，未实现统一部署，效率不高。有的企业基于自身业务的刚性需求，较早应用智能化办公技术并不断更新升级，已经形成竞争力优势，如一些教育领域的企业通过智能化办公应用部署线上业务，迅速占领市场、扩大业务量。
2. 制定详细计划
     企业一旦决定部署智能化办公系统，就需要制定详细的计划，因为智能化办公系统的成效往往不是“一蹴而就”的，而是随着企业发展和战略部署不断完善、更新的，有的企业智能化办公系统部署周期长达数年。
3. 选择适合产品
     制定智能办公系统部署计划之后，还需要与相关供应商反复沟通，对比不同类型产品，因为不同供应商的产品在企业规模、应用行业和领域、产品服务特点等方面都有所差异。只有通过不断对比选型，才能挑选出最适合自身需要的智能化办公产品。
4. 持续反馈改进
     智能化办公系统部署之初，需要组建一支由甲乙双方共参与的项目团队，以便及时、深度地交流沟通。从项目开始到项目移交，甲方持续的信息反馈对整个项目建设非常关键。即使系统部署完成后，信息反馈也很重要。
5. 数字化转型
     新冠肺炎疫情客观上给企业的生产经营造成不利影响，但同时也为企业提供了应用智能化办公实现数字化转型的契机，许多企业积极应用智能化办公，尽可能地恢复生产经营。有的企业将智能化办公作为当前疫情影响之下的权宜之计，也有的企业已经开始习惯于这种新的工作方式，但可以确信的是：未来组织的智能化办公，一定离不开数字化技术的支撑。疫情影响之下的智能化办公可以说是被动应对，但同时也可理解为企业数字化转型的一次大规模“试水”演练。■

作者单位 中国软件网、海比研究
编辑  苗榕

 

致远互联A8+协同：智能工作助手的协同办公平台

     北京致远互联软件股份有限公司（简称致远互联）专注于为组织级客户提供协同管理软件、解决方案和云服务，是集协同研究、软件研发、市场营销、渠道销售、支持服务于一体的协同管理全案服务商。
     致远互联A8+协同管理软件融合“智能化、平台化、定制化、移动化、数字化”五大特性，以人为中心、以协同工作为入口，为企业（组织）构建统一的高绩效运营管理平台，主要应用领域包括集团管控、项目管理、财务管理、知识管理、合同管理等，致力于打造“智能工作助手的协同办公平台”“信息化最后一公里的协同门户及集成平台”“激活员工、赋能组织的协同工作流平台”。


蓝凌软件EKP：一体化智慧办公平台
     深圳市蓝凌软件股份有限公司（简称蓝凌软件）为企业提供融合智能办公、移动门户、知识管理、数据运营、财务共享、专有云等应用的一体化解决方案，其面向多行业大中型组织的智慧办公平台EKP具有“移动化、知识化、一体化、数字化、智能化”五大特点。
     移动化：具有全终端及多入口适配、高性能及金融级安全、场景即沟通无缝协作、私有化及企业级商店等功能；知识化：多维、多类、多格式的知识仓库与多场景模板化的知识地图展现以及人、知识、流程三位一体的融合；一体化：统一服务（门户、消息、搜索、用户）、统一应用（协同、知识、文化、业务）、开发平台（可建模、可集成、可开发）及各种应用；数字化：流程指数、员工画像、舆情分析等功能助力企业构建数字化“大脑”，助力企业科学决策、高效运营；智能化：千人千面的智能门户、识人识事的智能助手（智能搜索、智能问答等），刷新办公体验，激活组织效能。


腾讯企业微信 ：企业办公协作生态平台
     深圳市腾讯计算机系统有限公司（简称腾讯）旗下的企业微信可在PC端、手机端应用，兼容IOS、安卓和Windows系统，支持办公软件与微信的链接。
企业可运用企业微信，查看并管理成员添加的微信客户，对离职成员的客户进行再分配；查看并管理成员的客户群聊，客户群人数最高可达100人；将活动信息、产品动态、专业知识等内容发表到客户的微信朋友圈，并与客户评论互动；开发微信小程序，接入企业微信中运行、使用；通过与微信消息互通，由员工发给微信客户使用；配置到工作台，供员工内部办公使用。企业可绑定微信支付商户号，开通企业支付，由员工将微信客户的回款直接收入企业账户；还可通过企业支付向员工付款、发红包。

泛微e-cology9.0：运营流程完全电子化
     上海泛微网络科技股份有限公司（简称泛微）专注于协同办公OA软件的研发创新，泛微e-cology9.0大中型组织OA软件依托全新的管理思想和设计理念，为大中型组织创建高效协同的办公场景，具有智能化、平台化、全程电子化等特点。
     智能化：OA通过智能语音交互，消除软件界面；让组织每个成员拥有一个“7×24小时智能办公助理”；平台化：OA平台与其他异构系统集成，构建统一工作平台，7大引擎满足组织灵活变化需求，实现按需应变；全程电子化：电子印章、电子签名、电子合同、电子存证让企业整个运营流程完全电子化。


尚德 ：智慧办公赋能在线教育
     北京尚德在线教育科技有限公司（简称尚德）主营业务涉及资格证书培训、学历培训和职业技能培训三大领域，2014年完成从传统面授模式向互联网培训模式的转型。
     过去，尚德在教育培训中存在三个主要痛点：一是学生数量庞大且分散在全国各地，沟通效率低；二是学术资料、课程、课件资料、学生作业等需要统一的知识库管理；三是师资固定，资源互换及共享存在地域局限。
     针对上述痛点，尚德与263网络通信股份有限公司合作，采用263云通信解决方案，开发组织通讯录，可随时随地发起邮件、电话会议、视频会议、企业直播等多种沟通方式，使得企业大部分内部沟通交流都可在263云通信上进行；通过OA系统深度集成，解决了平台统一管理问题；通过263企业网盘，搭建尚德专属的内部智能存储平台，实现文档归类、管理、分发、同步功能，并可快速访问、检索，提升了文档协作能力；通过263企业直播，助力尚德课程设置突破时间和地域限制，完成多教育场景布局。


海尔ihaier ：打造智慧办公平台
     海尔集团公司（简称海尔）2012年开始步入网络化战略阶段，以链群（生态链上的小微群）创建用户体验场景，颠覆了传统企业自成体系的封闭系统，通过互通互联各种资源，打造共创共赢新平台。海尔从建立以企业微博为核心的企业内部分享交流平台开始打造智慧办公平台，旨在通过能力开放和应用拓展，为所有海尔创客提供移动互联网应用推广服务平台。海尔与云之家合作打造的ihaier移动智能办公平台，致力于为用户提供全流程最佳体验，实现“无处不连接、无时不协同、无人不分享”的平台愿景。
海尔智慧办公平台通过消息沟通、海尔微博、通讯录、日程时间管理、代码库、跑点助手、会议助手、专家在线问答、知识共享平台等众多基础功能，实现移动、PC、WEB三端同步、扁平沟通，促进核心业务系统无缝对接，解决了员工众多的集团组织架构下如何快速有效沟通、提升办公效率问题。