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    方法    
  活用TRIZ解决项目管理冲突(2024-2)  
企业管理杂志 发布时间:24-04-22        
   

通过特性转移,将TRIZ理论扩展到管理领域。

 

文|游逸

 

关键词:项目管理;TRIZ;产品开发;冲突解决;特性转移

 

产品开发项目管理常见冲突

  产品开发项目面对的挑战和问题通常包括需求、成本、进度、质量等,这几方面往往相互牵制、相互冲突,解决或改善了某一方面可能恶化其他方面。本文认为,项目管理需要重点关注七方面,如图1所示,下面以范围、周期、成本、质量和风险五方面为例,描述其内容及相互关系。

1. 范围

  范围指项目所要实现的目标、交付成果以及包含的工作内容。范围管理基于项目干系人的需求,确定项目边界,明确项目目标,关键是确保项目交付的成果符合预期,并满足利益相关方的需求和期望。

  范围与其他方面的冲突举例如下。第一,范围的增加可能会延长项目周期,因为有更多的工作需要完成,反之亦然。第二,范围的增加可能导致成本增加,因为需要更多的资源来完成额外的工作。例如,在一个市场推广项目中,如果需要同时进行多个广告活动,但资源有限,将导致无法同时满足所有广告活动的需求,必须进行优先级排序或调整项目范围。

  干系人需求变化是产品开发项目中常见的问题之一。客户可能在项目进行过程中提出新的功能需求,导致项目计划频繁调整,直接影响项目的进度和成本,频繁的需求变化使团队难以跟上进度并满足客户期望。在竞争激烈的市场环境中,项目需求难以事先确定会导致项目范围不稳定。

2. 周期

  项目周期管理涉及制订项目计划、安排任务和监控项目进度,确保项目按时完成。周期管理的关键是合理安排和优化资源,确保项目进度的可行性和可控性。在项目执行过程中,进度延误是常见问题。关键团队成员缺席或离职、沟通不畅、项目范围变更、某个任务失败等,都可能导致原计划无法按时完成。

  周期与其他方面的冲突举例如下。第一,项目周期受范围影响,范围增加可能延长项目周期;缩减项目范围,可能缩短项目周期。例如,在一个软件开发项目中,由于客户要求增加额外功能,导致项目无法按原计划时间完成。第二,延长项目周期可能导致成本增加,因为需要更多的资源和工作量来支持延期;如果项目能够提前完成,可能节省成本,还可能因为提前部署获得额外收益。

3. 成本

  成本指项目所需的资源和资金投入。成本管理涉及估算项目成本、制订预算和控制项目开支,确保项目在可接受的成本范围内完成。成本管理的关键是合理分配和利用资源,最大限度实现项目的效益和价值。例如,原材料涨价、额外的技术设备和人力资源投入会增加项目成本,如果需要项目赶工,可能需要支付额外费用。

  成本与其他方面的冲突举例如下。第一,项目成本受范围影响。范围增加可能导致成本增加,因为需要更多的资源和工作量来支持额外工作;如果范围被缩减,项目成本可能减少。第二,项目周期的延长可能导致成本增加;如果项目能够提前完成,可能节约成本。

4. 质量

  质量指项目交付成果符合预期的程度。质量管理涉及制订质量标准、进行质量控制和质量保证,确保项目交付的成果具有高质量。项目需求定义模糊不清、团队成员能力不足都可能导致设计和实施过程中出现错误等质量问题。

  质量与其他方面的冲突举例如下。第一,提高质量可能需要增加工作量和所需资源,从而影响项目范围。第二,为了确保高质量,可能需要更多的时间来执行质量控制和保证活动,从而影响项目进度。第三,提高质量可能需要额外投入,包括培训、质量检测设备等,从而增加项目成本。

  质量可以同时与其他几个方面产生冲突。例如,提高质量可能导致引进更高要求的解决方案,如额外采购安装调试高精设备,导致项目范围增大、项目成本提高。如果发生在关键路径,还会延长项目周期。由于增加了项目复杂度,还增加了潜在的风险。

5. 风险

  风险指不确定性事件对项目目标的潜在影响。风险管理涉及风险识别、评估和应对,最大限度降低风险对项目的影响。

  风险与其他方面的冲突举例如下。第一,应对风险可能需要增加项目范围,包含额外的风险应对活动。第二,风险的发生可能导致项目进度延迟。第三,应对风险可能需要额外的资源和预算,增加项目成本。

 

TRIZ解决产品开发项目管理冲突可带来诸多益处

   TRIZ理论是一种系统性的创新方法,旨在通过寻找和利用已有的创新解决方案,解决技术和管理领域问题,特别是有冲突的情况。TRIZ中有一个特性转移方法,其基本思想是借鉴在其他领域解决类似问题的功能,提取该功能特性,转移并应用到当前领域来解决问题。

  通过应用TRIZ解决产品开发项目管理冲突,可以带来以下几方面益处。第一,创新解决方案。TRIZ提供了一系列创新原则和工具,可以帮助项目团队找到非传统解决方案。这些解决方案可能超越传统的协商和妥协,更具创造性和独特性。第二,冲突解决的持久性。TRIZ帮助项目团队找到根本解决冲突的方法,而不仅仅是暂时性的解决方案。通过识别和解决冲突的根本原因,避免冲突再次出现。第三,系统化的方法。TRIZ提供了一套系统化的方法,基于对创新问题解决的研究和分析,指导项目团队解决冲突的过程。第四,提高项目成功率和效率。项目团队可以更好地管理项目的范围、周期、成本、收益、风险、质量和干系人满意度等方面,减少项目失败风险。第五,促进创新和改进。TRIZ鼓励创新思维和改进。通过应用TRIZ解决冲突,项目团队可以发现新的创新机会,改进项目管理实践,为组织带来更大价值。

 

通过特性转移扩展到管理领域

       TRIZ主要应用于解决技术领域的问题和技术冲突,如拓展到项目管理领域,要采用特性转移的底层逻辑,提取TRIZ解决冲突问题的流程、思路、方法,转移、适配并应用到当前领域。

1. TRIZ典型流程和思路

      TRIZ解决技术领域的冲突的典型流程,可以归纳为定、查、转、解四个步骤,如下页图2所示。

应用TRIZ方法解决技术问题时,要把实践中遇到的问题进行抽象,建立一个问题模型,应用解决问题模型的通用方法,再考虑实际运用的约束和条件,将问题解决方法落实到具体方案中。

2.  修改TRIZ方法应用于项目管理

借鉴上述思路,可以推广到解决非技术领域问题,整合项目管理领域的组件参数和指标,建立项目管理冲突矩阵,修改发明原理,拓展TRIZ工具,提前预备以适应项目管理方面的应用。

1)项目管理系统组件参数。项目管理系统组件可以归纳为七种,如表1所示。此分类不宜像技术领域那样用客观的测量手段衡量,不能过细,以免弱化问题解决模型的通用性。

2)项目管理冲突解决矩阵。项目管理冲突解决矩阵可以参考TRIZ的技术矛盾矩阵结构,也可以对矩阵做简化,提高实际应用体验,修改TRIZ40个发明原理,针对项目管理方面,适当适配和补充,如表2所示。

 

以开发新型智能家居控制系统项目为例

1. 识别组件

1)范围:智能家居控制系统项目范围,如系统支持的家电类型、功能要求、用户界面设计,以及用户的其他需求和期望。

2)周期:项目总周期、里程碑目标和交付物。

3)成本:人力资源、硬件和软件、样机、测试等。

4)收益:项目的商业价值和市场潜力,如销售额、利润率等。

5)风险:不仅包括技术风险、市场风险和合规风险,还包括新兴技术、新方法可能带来的新机会。

6)质量:智能家居控制系统的软硬件质量指标、规范,测试和验证标准,检验产品性能、稳定性和安全性符合项目目标的质量标准。

7)干系人满意度:内部和外部干系人建议、意见、反馈等。

2. 识别、分析项目冲突

  例如,用户期望的智能家居控制系统既要质量好,又要快速交付,还要便宜,在项目早期却难以具体描述好、快、便宜是什么,这可能对智能家居控制系统开发项目带来范围与周期、成本与收益、风险与质量、干系人满意度与成本冲突。

3. 查询矛盾矩阵推荐的解决冲突原理

   用TRIZ来解决以上冲突,查询定制的项目管理范围、周期和成本冲突的矛盾矩阵,得到对应的编号,编号代表某个冲突解决原理。

4. 应用解决冲突原理

  根据冲突矩阵推荐的TRIZ解决冲突原理,如分割原理、抽取原理、动态化和连续作用等,解决项目管理范围、周期和成本冲突。根据这些原理提供的思路,开发新型智能家居控制系统项目采用了以下措施。

  第一,增量开发、迭代交付(分割、 抽取、动态化),逐步完成项目,在预算范围内保持控制。第二,制订详细计划、阶段里程碑(连续作用),充分调度、使用资源,以确保项目进展按时完成。第三,成立独立专门的项目核心团队(分割、局部质量、嵌套),授权借用共享的扩展团队,适时调整资源,提高项目的效率和成功率。还可以采用不同于常规岗位绩效考核和激励的方式,激发团队成员的积极性和创造性。

   通过应用TRIZ思路,识别和分析冲突,并应用相应的项目冲突解决原理,企业可以改进项目管理策略,提高范围管理的效率,降低项目风险,并提升干系人满意度。

结合项目管理实践,灵活运用TRIZ的思维原则和方法,寻找解决方案,企业可以提升项目管理的效果和成功率。同时,项目管理毕竟不是纯技术管理,项目团队、干系人之间需要合作和协作,共同解决冲突,确保项目的成功交付。■

主要参考文献

[1] 根里奇·阿奇舒乐.创新算法——TRIZ、系统创新和技术创造力[M].谭海波,茹海燕,Wenling Babbitt,.武汉:华中科技大学出版社,2008.

[2] 王晶,宋保华.极简TRIZ,TRIZ不再难学[M].北京:电子工业出版社,2023.

[3] PMI.项目管理知识体系PMBOK指南[M].6.北京:电子工业出版社,2018.

作者单位 亿览智客工作室

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