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  好机制成就优秀营销团队(2024-2)  
企业管理杂志 发布时间:24-03-29        
   

 

  组织机制治理建基,推进机制多级联动,动力机制激发潜能,保障机制提供后盾。


文|秦立华  赵阳

 

关键词:营销团队;机制建设;管理变革;全流程管理;激发潜能

 

  科学的工作机制是企业管理有效运行的关键和重要保障,企业应通过规范性的程序和方法,有效组织相关人员参与,强化全流程管理,保障各项工作的高效运作和有序进行,从而提高工作效率和质量。

  在企业基层治理工作的各个环节中,将有效的组织机制、推进机制、动力机制、保障机制等融入日常管理和业务工作,依据管理需求采取相应的管理动作,达成良好的管理效果。本文以A农化企业营销团队管理改善为例,阐述机制建设如何发挥作用。

 

组织机制为基层治理建基

1. 团队组织架构与职能管理变革

  为了更加快捷高效地应对市场变化和企业组织构建需求,针对营销团队的业务特性和团队特点,A企业开展有效的组织变革,打破金字塔式管理架构,实行扁平化的组织架构设计和业务角色职能优化。

1)简化管理层级,实行倒三角管理

  团队的管理架构原来有五个层级,存在层层指令、层层汇报带来的信息丢失问题;变革后简化为三个层级,建立基层与职能部门、高层领导直接沟通的绿色渠道和机制,提高了沟通效率、审批效率、执行效率。由原来的自上而下推动,上级发布工作任务和管理要求,基层服务中心被动执行,变为自下而上的拉动式管理体系,基层服务中心被赋予相对充分的管理权限,以市场和客户需求为导向,协调团队内部资源有效协同、高效决策。当需要支持协调时,基层可及时向职能部门或高层领导请示,上级根据基层需求快速联动、无缝链接、高效应对。在服务中心内部,服务中心经理根据市场变化和成员需求,实施组织、协调、牵头、协助、攻关等服务支持;员工之间不设置职务层级和领导关系,大家彼此建立合作伙伴、战斗团队的关系。

2)变革职能管理,强化全流程能力建设

开展整体业务流程、供应链大流程以及服务中心内部全管理流程、全服务流程的梳理与优化,加强人员能力建设和对全流程运作的理解,强调团队协同作业的效率和质量。例如,通过变革,取消原有的业务员固定岗位职责及市场划片,建立灵活应变的业务员角色,要求每位业务员熟悉全流程中任何一项业务,面对市场和客户各类需求时,能提出有效的建议或解决方案,提供细致周到的全能服务,实现“市场业务精、农化服务通、能力无缺陷、服务无死角”的综合能力建设。

2. 服务中心组织职能设计

组织机制通过优化组织架构和职能分工,实现全员参与、全员管理、循环轮值的管理机制。传统相对落后的管理方式是单人负责制(见图1),在团队中由一名负责人管理一群员工,工作效率低、管理效果差,员工博弈和对抗情绪严重,团队缺乏活力和主动性。

通过优化组织机制,设置一位负责人和多个分管职能结合的组织模式,将负责人管理职能进行拆分,非决策性职能由普通员工循环轮值担当,既增加了员工的管理体验和参与度,提高了管理能力,实现了换位思考,又大幅减轻了负责人的管理负担,从单人一言堂式管理变为全员共同参与的民主管理(见图2)。非日常化开展的工作任务、活动组织,可采用一人重点担当、其他多人支撑配合的组织方式,弱化专人专岗,强化弹性职能,大家共同维护管理秩序、提高组织运作效率。通过组织机制变革,团队业务能力实现大幅度整合优化,提升了整体机动性和战斗力。

 

推进机制实现多级联动

1. 成立组织机构

  一是成立领导小组。由团队总经理作为第一责任人亲自挂帅指导,各副总级领导全面参与,主持日常管理事务,领导人员与服务中心形成挂钩责任,各部室负责人为小组成员。二是成立推进小组。负责日常组织推进并向领导小组汇报工作,设立企业组织推进办公室,建立多层级参与的组织实施和工作汇报系统。

2. 进行顶层设计

 系统思考企业组织建设与推进运作体系,制订规划方案。首先以管理建基、管理夯基、管理提升、管理深化、模式形成为基本阶段,进行35年的系统规划。其次在方案中明确实施目标、实施内容、实施原则、实施导向和路径、推进和责任主体、推进实施阶段、推进中的资源平台和工具机制保障体系、效果评价标准与评价办法、总结与激励等,为所有参与主体提供明确的工作指南。

3. 建立日常管理制度

 按照推进实施方案的工作步骤,首先由牵头办公室引导完成团队组织架构改革和管理流程优化的相关工作。其次由各职能部室、服务中心作为实践主体广泛参与,开展企业组织的五项修炼,在工作中重点应用推进制度(见图3)。一是推进办公室建立周例会制度、月度对标制度,定期组织各单位进行成果和问题分享,并针对性提供资源支持、指导纠偏工作、提出改善建议。二是建立挂钩指导制度,领导班子成员每月定期为挂钩单位赋能。三是建立半年总结制度、年底工作评价制度,针对管理建设的内容、过程和效果进行总结梳理,成立联合评价小组对各单位进行打分,并提出存在问题和改善建议。四是建立年度成果汇报制度,各实践主体将组织推进工作、创新实践工作中的特色亮点成果进行总结提炼,在成果会上进行分享、发布、展示,结合年度工作评价结果进行奖惩激励,并检视问题提出进一步提升计划。

 通过有效常态化的推进机制,保障实施过程平稳有序进行,逐步将学习实践内容转变成为职能部室、服务中心的日常管理行为和习惯。

 

动力机制激发组织潜能

  动力机制指通过导入竞赛、荣誉、学习、积分、评价等规则,激发个人和团队内部分享、反思、反馈、学习、奉献的意愿和行为。除依靠个人主动、自觉学习和工作,需要在组织内营造一种环境,设计一定的规则机制,对员工施以动力引导和管理压力,激发意愿和潜能,促使其更好地参与企业组织建设。

1. 竞赛规则

 在日常重要的学习、工作、创新变革中,经常性通过组织竞赛方式,以赛促练。深度激发出员工的荣誉感、好胜心、工作热情和内在潜能,在比赛中锻炼人、培育人、塑造人,促进人的自我价值实现。比如开展技能竞赛、学习竞赛、知识竞赛、操作竞赛、销量竞赛、客户满意度竞赛等。

2. 荣誉规则

 充分运用人对荣誉以及自我实现的渴求,作为重要的激励资源和激励手段。首先,在团队中强化荣誉重要性的管理氛围打造,将重要的管理要求和管理行为荣誉化,比如设置优秀组织奖、优秀个人奖、专项荣誉称号等。其次,以正向激励为主,通过荣誉赋予,实现对员工精神内心的人本激活,激发成长动力和成就动力。

3. 学习规则

 打破以往学习被动参与,依靠人力资源部、上级领导、上级业务主管和技术人员培训为主的方式,转变为服务中心内部自主学习为主,全员培训、全员分享、全员汇智的学习方式;打破上级部门实施的只关注职能管理需求、不以基层需求为中心,时间集中、主题割裂的运动式培训,转变为以基层核心业务水平提升和员工能力素质培养需求为主的日常化长效学习,提高职能部门培训的针对性和适用性;打破重理论和文件培训的单向教学方式,转变为互动化、场景化的现场演练、领导或专家点评、视频教学、专题讨论等方式,借助线上线下丰富有趣的媒体平台和工具,提高学习互动性、趣味性、体验性。

4. 积分规则

 服务中心以积分为载体进行全面量化管理,既包含管理结果量化,更关注管理过程量化,用积分在管理过程中引导行为落地,促进管理成果达成;通过积分设计及积分兑现激励,形成对员工思维和行为的引导,通过日常化持续性实践,进行人性重塑、品格再造。各服务中心可根据自主管理需求,组织全员共同讨论制订自己的积分制度,明确积分细则和应用标准,设计积分项、内容、分值、兑现方式等。积分项和积分内容重点聚焦企业组织构建与实施的日常化管理动作,即基于五项修炼的具体落地行为,以及全员参与管理、创新工作、解决问题、贡献团队等内容。员工通过外在积分和内在品格双重驱动,积极参与管理和工作事务,促进管理效率提升。

5. 评价规则

 参考沃特金斯、马席克企业组织问卷维度工具对企业组织实践的感知评价法,以及克罗珊、霍兰德的组织维度测试学习评价图,基于前期调研问题,以科学性、客观性、可操作性为原则,进行评价标准项目和应用方式设计。评价规则的作用不只是对工作结果的评价,更大价值是对推进工作和落地实践动作形成有效的方向引领和具体动作指导。评价规则设计步骤如下。

1)评价标准项目内容设计

 鉴于企业组织的管理特性,依托行业情境化的管理需求,从系统思考角度,采用定性与定量相结合的层次分析法,从领导者作用、基础建设与日常管理、保障体系、工作成果四个维度设置评价项,并另外单设加分项,对企业组织动态实践过程和实施效果进行系统性综合评价(见表1)。

 结果是由过程决定的,只有过程中的各个因子、要素得到有效管控,才能达到预期结果。因此,在企业组织评价体系设计中,引导营销团队扎实推进构建过程是重点,基础建设与日常管理占有较高权重,领导者作用、保障体系、工作成果分配相应权重,补充加分项不参与权重分配;五个大项评价内容通过进一步细分小项,便于营销团队把握管理动作要领,准确评价企业组织建设的管理细节,确保评价的真实有效性。  

2)评价标准应用方式设计

 开展自评与他评。每季度末,各服务中心内部对照评价标准进行自评打分,发现亮点、检查问题、进行纠偏,提出下一步行动措施。每年年末,团队成立评价小组,由外部专家、领导班子成员、职能部室经理、服务中心经理等按照一定比例配备人员组成,对各服务中心进行评价。

 首先,对评价结果进行四等分级,建立评价标准。其次,开展考核与激励,与个人绩效考核挂钩,与管理领导挂钩,与服务中心整体业绩挂钩,对示范组织和优秀个人进行荣誉和物质激励。随着组织发展不断深入和创新,评价标准、评价方式、评价分级、考核激励等体系也要随之优化和革新。

 

保障机制提供管理后盾支撑

  保障机制是在管理资源和外部环境上给予充分支持,提供与企业组织建设相适应的基础保障。保障机制包含各类方针政策支持、资源支持、问题信息反馈、关系协调、问题解决、需求满足等,推进辅导有序化,建立管理联动,开展实施效果测评。同时,对基层需求和问题不响应、不反馈、不沟通、不保障的相关部门和人员进行问责,视情节严重程度进行处置。

1. 提供人力、资金和政策支持

  营销团队作为企业组织建设探索的主体,将得到团队和公司的大力支持和保障,以及各职能部门的积极配合。团队所有高层领导全面参与企业组织建设的过程指导,企业组织建设推进办公室设置专职推进员,寻求专业权威的外部咨询机构帮助,使各团队发挥作用。

 团队设置专项基金,对表现出色的部门、服务中心及优秀个人进行物质激励,下发活动资金用于基层活动开展和优秀激励,支付各类学习对标活动以及年底成果汇报所需要的费用。

团队通过红头文件形式下发企业组织建设推进方案,列入年度工作计划,在各层级绩效考核和薪酬制度中体现一定的管理倾斜度,提供充分的政策支持;在管理软环境上坚持激励为主、人本激活,通过活力打造、竞赛比拼、媒体宣传、荣誉激励等方式,充分调动营销团队的广泛参与,推进效果转化工作,鼓励员工大胆尝试和创新。

2. 推进辅导有序化

 团队推进办公室紧跟项目整体进度,对每项推进内容采用分阶段、分主题推进的方式,联合外部专家团队强化全程辅导,利用网络办公平台和及时化交流平台进行互动、答疑、交流,推动、辅导、服务于服务中心的落地工作,抓关键人、关键责任、关键做法、关键成果,进行优秀经验做法的价值发掘,辅导形成过程纠偏和问题改善的工作清单,推进组织建设工作的平稳有序进行。团队搭建基本工作交流和成果呈现平台,并尝试建立更加丰富、便捷的工作平台。

通过以上管理机制的设计、推进与应用,企业(营销团队)能建立一套科学开展日常管理的有机系统,能打通各层级管理主动脉,深入链接各基层组织,搭建起一个良性管理生态和软环境,推进企业治理走向现代化。■

主要参考文献

[1] 尹奎,赵景,李璨,.领导授权行为的形成机制[J].心理科学进展,2021,29(6).

[2] 张妍.学习型组织在企业中的应用研究[J].企业改革与管理,2021(20).

[3] 朱文海.扁平化的企业管理组织架构建设分析[J].环渤海经济瞭望,2018(8).

作者单位 北京八九点管理咨询有限公司

 

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