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    案例实务    
  制度也是生产力——中天合创化工分公司建设标准化制度体系(2020-08)  
企业管理杂志 发布时间:21-02-23        
   

文/刘军锋  周先平



关键词:中天合创化工分公司  标准化制度体系  制度全生命周期管理  依法治企  合规管理

     中天合创能源有限责任公司化工分公司(简称公司)以“建设国际一流煤化工企业”为目标,通过推进煤化工企业标准化制度体系建设,完善公司治理体系,实现依法治企、依法经营、合规管理,促进企业高质量发展。
    
标准化制度体系主要内容
     中天合创是由3家国有企业和1家民营企业合资重组的混合所有制企业,下设煤炭分公司和化工分公司。化工分公司针对公司制度建设中存在的业务流程覆盖不全面、部门职责不清晰、制度内容重叠、制度格式及用语不规范、制度发布方式不统一、制度执行不到位等问题,在借鉴先进企业制度管理经验的基础上,按照“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化”的要求,推进标准化制度体系建设。
1. 健全制度管理体系
     实行“归口管理、分层负责”的制度管理体制,制度归口管理部门设专职制度管理岗位,负责组织编制公司制度建设规划,组织制度全生命周期管理和制度体系建设;主管部门设兼职制度管理员,建立健全本部门职责范围内各项专业管理制度,负责本部门制度建设和管理工作。
2. 明确各部门职责
     公司按照“全业务、全职责”的思路,制定《各部门单位工作职责》,从流程视角清晰界定并准确描述部门各职责,解决职责空白和重叠的问题,真正实现业务全覆盖、职责无遗漏、事事有人管。
3. 规范业务制度分类
     根据公司业务类型,制定业务制度建设框架目录,规范业务制度分类:以各项业务为基础进行制度业务分类,将化工生产、安全环保、产品销售、物资供应、外包业务等23项业务划分为A类(主营业务、配套业务及其他业务)业务,将决策与综合协调、发展计划、企业改革、法律事务、财务、党群工作与企业文化等14项业务划分为B类(管理、服务和支持业务)业务,并结合实际工作进行细分,制定了《业务流程指引手册》,规范业务制度分类及范围,解决制度重叠、交叉等问题,使得每一项业务流程和管理活动均有制度支撑。
4. 制定标准化制度模板
     通过制定标准化制度模板,解决现有制度模板不统一、制度格式及用语不规范等问题。制度模板由前置表格和制度文本两部分组成,通过格式化来体现制度内容的逻辑顺序。前置表格规范“制度编号、制度文号、制度版本、所属业务类别、签发日期、生效日期”等形式要件,制度文本规范“目的、适用范围、职责、管理内容与方法、检查与考核”等管理和内容要件,整体设计体现了质量管理体系、环境管理体系、健康与安全管理体系、能源管理体系的基于风险思维和PDCA循环思路:总体策划(P)(基于风险管理)—要求谁来做、怎么做(D)—检查(C)—通过考核促进改进或提升(A)。
5. 开展法律法规识别转化
     按照“谁主管谁负责”的原则,公司各部门及时识别国家新颁布的法律法规、地方政府监管规定和股东单位制度中与本公司工作密切相关的内容,并及时转化为内部规章制度或内控措施。在具体业务制度的制/修订过程中嵌入统一的内控体系管控要求,确保公司各项制度合法、合规、有效。
6. 强化制度全生命周期管理
     通过制定《制度管理办法》,明确从制度立项、起草、预审、会签、审核、签发、宣贯、执行、检查、评估、优化、废止等环节规范制度全生命周期管理(如图1所示),其中,制度起草、预审、会签、审核、签发统称为制度的制定。重点完善制度立项、制度会签、制度审核、制度宣贯、制度执行与检查考核、制度评估优化“六项机制”。
     制度立项主要解决制度该不该制发等问题;制度会签是解决制度内容与各相关部门(单位)的业务职责不匹配、制度内容交叉、重复或互相矛盾等问题;制度审核是为了保证制度的合规性、实用性、民主性、规范性、可操作性;制度宣贯按照“分级培训、以用定学”的原则,采取分级、分层的方式落实到岗位和个人,使员工及时了解、熟悉各项制度,增强自觉遵守制度的意识;制度执行与检查考核是针对重点单位、重点业务,以主管部门督查和股东单位审计等为主体对制度执行情况进行的第三方检查评价;制度评估优化采取主管部门评估和执行单位评估相结合的方式,从权责清晰性、约束合理性、流程准确性、制度协同性、文字规范性、宣贯实效性六个方面进行动态诊断、评估,并根据评估结论对相关制度进行优化。


    
标准化制度体系建设三个阶段
     公司推进标准化制度体系建设经历了建立健全、整合优化、持续完善三个阶段。
1. 建立健全,科学分类
     在法人治理结构、财务、投资、社会保险、企业年金、补充医疗保险等方面,直接承接中天合创公司的制度;结合本单位实际、上位制度和政府监管规定,建立健全专业管理制度;对于有流程管理要求的执行类制度,按照《业务职责分工表》,以表单化形式将业务要求细化到阶段、程序和步骤,明确工作时限,落实相关责任。2015—2019年,公司共制定、修订制度622项/次(如图2所示),涵盖了公司所有业务活动和管理职能。
2. 整合优化,提升质量
     按照“精简、统一、效能”的原则,在实践中聚焦关键业务、重点领域和重要环节,全面梳理查找制度和流程缺陷,对未能充分体现国家法律法规精神、缺乏内控要求和风险应对措施、不符合授权审批控制等相关要求,以及专项风险评估、内控体系监督评价、责任追究规定不健全、不合理等情形的制度,及时进行修订优化。
     通过制度执行检查,提升制度质量。每年开展一次制度执行情况检查,对检查发现的制度缺陷及时进行完善。如公司2017年开始QHSE-En一体化管理体系建设,组织编写《QHSE-En一体化管理手册》,开展制度与业务匹配性分析,建立了27项与业务流程相对应的QHSE-En一体化管理制度。公司在2018年和2019年的专项检查和内外部审计中,共发现因管理制度不完善产生的问题17项,并据此及时修订优化了相关制度。
     开展制度专项诊断,补充完善相关内容。通过对生产安全事故管理制度、责任追究制度、非计划停工管理制度进行诊断,修订完善了相关制度的具体内容,确保公司生产安全事故管理制度符合《中华人民共和国安全生产法》和《生产安全事故报告和调查处理条例》相关规定,并补充完善了“对发生事故、非计划停工负有一定责任但尚未达到处分程度的”相应处理规定,实现了生产安全事故、非计划停工责任追究与员工处分规定、员工违纪违规行为薪酬扣减规定的有效衔接。
     整合归并制度,提高执行效率。通过开展“还有多少制度被挂在了墙上?”等合理化建议征集活动,对公司现行各项制度进行全面系统梳理,目的是“提升制度严肃性、可操作性,把制度执行到位”。在制度执行过程中,加强监督检查,及时发现问题,认真落实整改。2019年,公司组织各部门对现行402项制度进行了全面梳理,将其中113项制度整合归并成53项,废止了64项已经过时的制度。
3. 结合实际,持续完善
     根据“建设国际一流煤化工企业”的目标和公司生产经营实际需要,总结企业管理实践经验,及时提炼、固化到相应的规章制度中,持续完善标准化制度体系。
     一是结合“管理提升年”和“从严管理年”活动,对32项业务审批流程进行梳理完善,调整优化了涉及计划管理、费用审批等17项业务流程,把制度建设和解决突出问题结合起来,让制度更加简洁、实用。
     二是结合“挖潜增效”活动,促进创新成果转化应用。例如,通过推进业务外包单位一体化管理,完善了业务外包管理制度,明确业务外包归口管理部门、业务主管部门、专业管理部门及业务所在单位的职责,形成“四维”管控机制,强化了对业务外包单位的全过程管控。
     三是结合“马上就办”专项行动,强化制度效能建设。坚持问题导向,梳理影响效率的关键事项流程,缩减台账、报表、记录种类,合并职能重叠的审批节点,对督办管理规定、会议管理办法等进行完善,细化“马上就办”工作标准、流程和办理时限,使各项管理措施的实施有章可循,提升了制度执行效率。
    
标准化制度体系建设成效
1.科学整合制度,提高制度质量,提升管理效率
     通过推进标准化制度体系建设,实现了制度管理从分散管理向归口管理、从单纯的制度审核向制度全生命周期管理转变,有效避免了各类制度之间重叠、交叉、空缺以及相互矛盾的现象,促进了制度文本的规范化、标准化;通过不断完善制度体系,科学设置业务流程控制点,使得制度执行更具操作性。目前公司现有制度300项,覆盖了所有业务活动和管理职能,基本建立了与混合所有制企业相适应的管理制度体系。
2.强化制度执行,严控流程节点,提升风险管控能力
     通过强化制度执行,抓实各类检查,查短板、找瓶颈,夯实企业基础管理,提升了生产装置长周期平稳运行水平,公司2019年生产装置非计划停工次数比2018年下降44%。
3.规范业务流程,促进降本增效,提升企业经济效益
     结合“管理提升年”“从严管理年”“挖潜增效”“百日攻坚创效”等专项活动,及时总结经验,提炼形成相应的规章制度,优化了企业管理制度体系,有力促进了以降本增效为中心的企业生产经营各项工作,公司2018年和2019年挖潜增效近7亿元,2019年营业收入达115.35亿元。■


作者单位
中天合创能源有限责任公司化工分公司
 

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