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    本刊特稿    
  疫情期间,不见面如何工作?(2020-03)  
企业管理杂志 发布时间:20-06-30        
   

文/刘古权



关键词:疫情  不见面  信息系统  创造客户  手机打卡  远程会议  互联网思维

     很多人习惯到固定场所办公,如办公室。对客户而言,固定的办公场所方便他们与相关人员会面,从而提高其信任度。但是,面对突如其来的疫情,企业办公场所无法发挥其作用,那么我们又该如何在不见面的情况下开展工作呢?
    
不见面完成信息上报
     以信息上报为例,一个企业有成百上千,甚至十几万员工,作为管理者,我们怎么才能迅速了解到他们春节期间都到哪儿去过?接触过哪些人?
     按照传统管理方式,企业会让员工逐级上报信息,但是这样的统计效率非常低,尤其每天更新信息更是需要耗费大量时间和人力成本。如果我们通过信息系统制作一份疫情采集表单,并将其生成微信二维码发送至员工,那么大家用手机就可以很方便地完成填写,而且后台也可以自动统计数据。第一时间掌握所有员工的身体状况后,管理者才能据此作出决策,比如,哪些人员可以返工,哪些人员返工后需提前隔离,哪些人员暂不返工。
     信息系统的维护和运营是日常管理的重要环节,在这个过程中,不需要面对面接触,所有信息都在线完成填写,而且信息及时有效,能够为管理决策提供支撑,同时也提高了决策效率。
    
不见面创造客户
     管理大师德鲁克讲过,一个企业最大的目标就是创造客户。往日,我们可以与客户面对面交谈,但是在疫情期间,我们无法与客户会面,又该如何创造客户呢?
     从成本角度看,现在的年轻人,尤其是90后或00后,他们的生活方式已经非常在线化,如叫外卖、网上购物等。也就是说,年轻消费者往往和我们在线上接触。这种情况下,企业就要有针对性地引导员工借助线上的一些技术手段、系统或平台来捕捉客户。这种线上获客方式还可以降低成本,因为过去我们通常要乘地铁、开车或者利用其他交通工具去拜访客户,而如今,在线就可以与客户进行交流和沟通。
     从渠道角度看,现在有很多短视频App,如快手、抖音。这些短视频看似只为博人一笑,其实通过这种带有娱乐性质或者涉及一些个人兴趣爱好的传播手段,可以帮助我们捕捉相应的客户信息,从而跟进与他们的线上交流。因此,当你有一个好产品时,完全可以通过线上低成本的方式链接客户。
     以餐饮业为例,以前我们到一个陌生地,想品尝当地特色饮食时,基本是打电话询问当地的朋友或者曾经到过此地的朋友。而现在,打开大众点评或者美团就可以解决我们的疑问。站在商户角度,这不失为一个在线获客的绝佳机会。传统的餐饮企业,过去只是把外卖作为辅助业务,疫情下大家都不出门了,外卖很快就成为了餐饮行业一条很火爆的线上销售途径。
     通过从线上捕捉流量,获取意向客户的信息成本其实较低,但有些老板却认为线上获客成本高。高在哪儿呢?不过是他们不善于利用各种各样的技术手段罢了。如果企业只用某个单一渠道做线上推广,如百度、京东或者天猫,那么支付费用可能会越来越高。但是,如果企业培养一些有线上推广和运维能力的客户经理,通过在线创造客户,那么这个成本往往会更低。再比如,在疫情期间,我们可以将线下的很多市场推广活动改为线上直播的形式,从而节省大量的宣传费用。
     因此,借助线上技术手段,创造线上客户是十分便利的,且成本较低,关键的“瓶颈”在于我们的思维还没有从线下转到线上,一旦完成这种转变,销售成本就可以大大降低。
    
不见面完成打卡
     很多企业都要求员工上下班打卡,目的是让大家有工作时间规划。每天早上八点半,大家都到公司一起工作;下午五点半工作结束后,大家各自下班回家。然而,现在完全可以在手机上打卡,包括钉钉、微信等很多工具都具备这个功能。那么手机打卡和传统打卡的区别是什么呢?
     传统打卡方式需要有前台,无论是指纹打卡还是人脸识别打卡,都在特定地点完成。打卡之后,后台自动记录数据,人力资源部再根据这些数据统计考勤情况,另外,请假、旷工或出差,还需进一步核实。而手机打卡时,你的位置信息和打卡内容都被统计到公司的数据库里了。当企业员工都集中在一处办公时,指纹打卡、人脸识别打卡这种传统打卡方式虽不费事,但如果企业的员工分布在全国各地,就体现出手机打卡的优势了。
     手机打卡可以把全国各地的员工信息统计到一个数据库里。比如,几点上班?几点下班?干了哪些工作?或者到哪里拜访客户了?拜访客户时谈了什么?这些信息都可以通过手机记录下来,企业管理成本就变低了。以往,人力资源部需要安排专门人员统计考勤信息,其实这些人并没有创造多少价值,但是企业却要为这个岗位承担工资成本。
     员工是否到公司不重要,重要的是这个员工是否工作了,做了哪些工作,完成情况如何?而这些信息恰恰被管理者忽略了。很多管理者习惯看到员工出现在办公室,好像员工待在办公室就是在工作了,但是对他们做了哪些工作,工作效率如何却不得而知,尤其管理着几千人以上的时候。
     很多企业通过相关的统计工具管理员工的工作进展,如ERP(企业资源计划)软件、HR(人力资源管理)软件或者CRM(客户关系管理)软件等。但是,ERP只是集中管理物料信息、资金信息,而无法管理人的工作行为信息,如签到及拜访客户等;CRM可以在组织管理中对销售及客户的信息进行管理,且包括签到管理,但签到只是一个管理手段,不是管理目的。管理目的是知晓这个员工为组织目标做了哪些有效的事情以及哪些无效的事情。组织更关心的是员工工作8小时的价值,而不仅仅是工作时间的长短和时段。
    
不见面完成会议
     开会是一个很重要的协同过程,即通过与会者之间的讨论,最终达成共识。比如,企业部门之间产生严重分歧,那么就要召开部门协同会议,以便顺利实施决策。
     现在很多企业,尤其规模大一些的企业,领导每天都在开会,不是开会就是在去开会的路上,企业每年需要为这些大大小小的会议支付高昂的成本,而工资较低的员工则很多时候都在与客户打交道。这样就形成了信息不对称,即开会的人不掌握一线信息,掌握一线信息的人又无法及时做出决策。
     我们应该“让听见炮火的人决策”,让决策的人拥有决策能力及决策需要的大量信息。如果这些基本思维和条件不具备,这种决策方式的成本便会更加高昂。
     传统开会经常是见面寒暄,只有开始时间,没有结束时间,老板一般都是最后来,甚至会迟到,会议开到几点不确定,导致与会人员的其他工作没法安排。而远程会议通常直奔主题,包括几个关键要素:会议主题、议程、主持人、会议纪要、会议开始时间和结束时间,这可以有效避免传统会议的弊端。
    
不见面的互联网思维
     过去很多人有这样的疑问,为什么叫“互联网+”,而不叫“+互联网”?互联网如果是工具,应该是“+互联网”,那为什么要叫“互联网+”呢?其实互联网不仅仅是工具,更是所有管理者和员工的一种思维方式。在这种思维方式下,客户和员工的大部分时间都在线上。针对这种状态,我们如何进行管理?如何与他们实现在线办公?对管理者来说,无疑将是一个巨大挑战。
     企业中常见的工作,如报销、签订合同、采购、生产、研发等等,都可以利用互联网系统操作,不用见面就可以在线完成。此外,电子发票、电子签名、电子印章等技术也已非常成熟,只是现在软件的便利性还不足以满足更多客户需求。
     在不远的将来,随着5G、区块链、云计算、人工智能的快速发展,不见面工作的趋势会越来越明显。如果不见面的工作方式得以普及,每天工作3〜4小时的效能完全可以超过在办公室的工作效能。那么,未来再出现什么疫情我们都不必恐慌,因为政府、企业、个人等每个社会组织的信息交换成本、管理成本都将最小化,疫情就不会大范围影响我们的日常工作和生活。
     当不见面的工作方式成为一种趋势和需求,当各种技术手段已经普遍成熟,此时,真正需要改变的是传统工作思维和对工作形态的认识。■


作者系北京致远互联软件股份有限公司副总裁、首席协同专家
编辑 何媛媛
 

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