现代企业经营管理中，信息化思维的影响无处不在，管理者掌握并应用好信息化思维，不仅是其自身适应现代企业发展的重要条件，也是提高企业竞争力的重要因素。

文/梁亚玲

关键词：信息化思维 管理信息系统 大数据分析

     信息化思维，即以信息的视角认知、分析事务和解决问题，是管理信息系统的根本特征，存在于每一个管理信息系统中，也存在于每一个现代企业中。
    
一、管理者需要信息化思维
     ERP、PLM、SCM等管理信息系统已广泛应用于现代企业管理，它们以各种现代技术作为信息获取和传递的工具，也使用大容量存储设备记录企业多个年度的经营行为，不仅可以帮助管理者有效掌控企业内部经营活动的完整过程及各个环节，还能让管理者了解企业外部与经营活动相关的多种影响因素，使企业的经营管理活动被详尽、透彻地分析研究，管理活动内容更加深入细化、范围得到延伸拓展。在微观层面，管理信息系统的应用促进企业管理水平的提升，同时也提高了管理工作的复杂程度，增加了管理工作总量。在宏观层面，管理信息系统对经营活动的细化管理，将会促进社会分工向着更加专业化、精细化方向发展，从而推动社会生产力的发展。因此，企业管理向信息化方向发展的趋势已不可逆转。
     管理信息系统客观上可以提高企业的管理水平，但同时也要求管理者具备较高的信息化水平，即不仅能够善用管理信息系统，还要能突破管理信息系统的局限与不足。否则，企业管理将陷入管理信息系统造就的僵化而失去活力。
     提高管理者的信息化水平，不仅表现在管理者熟练操作各种信息系统和信息工具，更表现在管理者能够以信息化思维看待和进行企业管理活动、使用先进的信息技术高效解决企业管理活动中出现的问题，即以信息的视角认知企业管理中的事务、以信息的视角发现企业管理中的问题、以信息手段解决企业管理中的问题。
    
二、以信息的视角认知企业管理事务
     以信息的视角看待企业管理中的事务，即企业管理事务信息化。这些事务就是企业管理活动的具体对象，包括人、财、物、事件等。
     管理信息系统能够为管理者提供决策支持信息，也能代替管理者完成和执行部分决策。现实企业中的任何事务都可以用抽象符号（即数据）来表达，这为管理信息系统处理企业管理事务创造了条件。企业中的每一个事务都有自己的特征（如人有性别、年龄等特征；事件有发生的时间、地点等特征）以及特征的名称与具体说明（如人员的性别特征，“性别”是特征的名称，而“男”或“女”就是某人性别特征的具体说明）。具有相同特征或相同特征说明的事务的集合，就是同一类事务。当事务、特征、特征说明以及同类事务集合被抽象符号表达时，这些符号就变成了有实际意义的数据，再利用数据建模和数据库技术，企业中的各种事务就可以转变为计算机可以处理的各种符号。这种转变也称为映射，它将现实世界映射成为计算机可处理的信息世界，即现实世界信息化的过程（如图1所示）。
     数据库中的数据是现实世界各种事务的映射，这些数据不能杂乱堆放，必须以某种特定的方式存放、读取和写入，因此数据库中的数据是有结构的，这种数据结构用模型描述，即数据模型。数据模型有多种，图1中用的是常见的关系模型，它以二维表的形式描述数据及数据间的联系。这种关系模型再一次映射，就有了计算机可以处理的记录、字段和文件，最终完成现实世界的信息化过程。
     从另一个方面看，不论是映射还是信息化的过程，研究、处理的都是同一个现实事务，只不过看待这个事务的视角不同。图2以二维表记录企业人员的相关资料，并标识出不同视角下对同一事务的各自描述，选取了现实世界、数据映射、关系模型、信息世界四个不同的视角，每一视角都有各自的用途与适用环境。
     管理者有可能会到工作现场去处理管理事务（如检查人员出勤情况），也有可能使用ERP等管理信息系统处理管理事务（如检查系统中人员出勤信息），还有可能将工作现场的事务记录并输入到管理信息系统中进一步处理（如发现有新员工到岗没有备案）。在现场，管理者使用现实的视角，即看见的是真实存在的人和物；而在管理信息系统中，管理者看见的是二维表中的一组组数据，也理解这些数据对应的是企业中真实存在的人和物，此时管理者使用的就是信息的视角。无论管理者是否在工作现场，也无论管理者使用哪个视角，只要处理的是同一个事务，所作的决策和处理方法都是一样的（如对缺勤人员进行罚款处理）。当要将工作现场的事务记录并输入到管理信息系统时，管理者可使用二维表来记录现场事务（如按图2中二维表的形式记下新员工的个人数据信息），而此二维表中的数据又可以输入到管理信息系统中并被处理，这就实现了一个管理事务信息化的过程。这个过程也将现实世界与信息世界联接在一起，并保持一致。

    
三、以信息的视角发现问题
     管理者的职责就是解决企业管理中出现的问题，及时发现问题并准确描述问题将直接影响解决问题的成效。
     常人对问题的一般理解是指要求回答或解答的题目；事态的严重程度足以需要研究讨论或有待解决。在传统管理方式下，管理者往往根据自己的经验发现问题，对问题的描述也比较模糊，通常使用定性语言。如管理者发现销售收入比往年下降，可能会依据经验认为是销售部门存在待调整改进的环节，于是描述问题为“销售下滑”，对应的问题解决方案就会是整顿销售部门。然而销售收入下降并不一定是销售部门工作不力造成，也有可能是生产成本降低导致售价降低，但销售利润不一定会降低，甚至有可能是增长的，此时销售部门就没有整顿的必要。
     管理信息系统引入企业管理后，管理者与信息系统之间会有大量的互动与交流，就必须像管理信息系统一样发现和描述企业管理中的问题，即以信息的视角认知企业管理中的问题。
     企业管理过程是从企业当前状态出发实现企业目标的过程，这也是管理者和所有员工努力工作的过程，因此实现企业目标就是管理者要解决的问题。在管理信息系统中，企业所有的事务都被信息化了，所以企业的经营目标和经营现状都可用信息的视角来描述：即选择一些关键特征（指标）、并确定其特征值（如图3所示）。
     图3中，企业实现经营目标时的状态和当前经营状态被营业额、市场占有率、利润率等指标的具体值详尽且量化地描述，并列示在二维表中，管理者可以清晰地发现二者之间的差距。管理者的职责就是尽可能缩小这个差距，直至为零，这就是管理者要解决的问题。因此，管理者要解决的问题就描述为：企业的营业额从X2提高到X1，市场占有率增加Y1-Y2的份额，利润率由Z2提高到Z1等等。这种将具体指标数值带入的描述方法明确告知了管理者问题涉及的相关因素、需要解决的程度乃至影响范围等。这是对问题的精准、量化描述，不同于传统的、使用定性语言描述问题的方式，它可以让管理者更加全面、深入、科学地分析问题。以企业销售收入下降为例，如果管理者分析发现，除了企业利润率提高之外，产品的市场占有率也提高，那么销售部门需要的不是整顿，而是嘉奖了。
     管理信息系统运行时，通常都是以信息的视角发现和描述问题的。例如研究发现，某产品的检验合格率在85%〜90%之间为正常值，当管理信息系统发现近期的检验合格率低于85%或者高于90%，即实际合格率与目标合格率之间的差值不为零，此时管理信息系统就会通知相关管理者“有问题产生”，并能够报告问题详情。
     相对于传统的定性描述问题的方法，以信息的视角认知问题的优越性还体现在能够将一个大问题细化分解成多个小问题，分配给不同人员在不同阶段分别解决，更好地保证了问题的解决与责任划分。同时，由于对问题有着精准且量化的描述，这也为问题的解决成效提供了相应的评价标准。
    
四、以信息手段解决问题
     诺贝尔奖获得者、管理科学家西蒙定义了解决问题的四个基本步骤：
     1. 智力活动，即研究环境中解决问题的条件；
     2. 设计活动，即初步完善和分析可行的行动方案；
     3. 选择活动，即从这些供选择的方案中选定一个方案；
     4. 评审活动，即评价以往的选择。
     为了实施每一个步骤，问题的解决者都必须拥有足够的信息，图4展示了这方面的支持。
     在管理信息系统出现之前，管理者已经意识到多收集相关信息有助于决策和解决问题。但依赖人工或机械获取的信息非常有限，信息处理速度也很慢，使管理者很难在决策时获得足够的信息支持，所以在企业管理活动中发挥主导作用的通常是管理者的个人智慧和经验。计算机和网络技术出现后，信息收集与信息处理效率大大提高，信息系统开始应用于企业管理，即管理信息系统，一些前卫的管理者开始使用Excel、Access等常见的软件构建自己的信息处理系统。
     当前，大数据、云计算、人工智能等新一代信息手段不仅改变了传统的数据采集、处理和应用的技术与方法，还促使人们思维方式的改变。其精髓在于促使人们在采集、处理和使用数据时思维方式的转变，将改变人们理解和研究社会经济现象的技术和方法。因此，现代企业管理者使用信息支持问题解决的方式方法必将有别于传统管理者，即更加重视信息的作用，也必须关注并积极使用先进的信息手段来解决企业管理中的问题。
     在智力活动阶段，需要收集与问题相关的信息，以判断解决问题的有利条件和不利因素。过去，由于记录、存储和分析数据的工具不够先进，管理者只能收集少量数据进行分析，而且这些数据多来自企业内部，还有相当多的抽样数据，很难反映事物的全貌和真相，只能进行抽样分析而无法进行系统性分析。现在，信息技术的发展使管理者可以收集过去无法收集的数据，大数据技术更可以让管理者采集和处理事物整体的全部数据，既能收集企业内部数据也能收集企业外部数据，这种数据价值大大优于抽样数据的价值。大数据可以让管理者不再依赖抽样分析，而进行更为科学、全面的系统性分析。
     在设计活动阶段，管理者构建并分析可行的问题解决方案。传统的管理者依赖个人经验或者运用建模技术构建可行的方案，都存在局限性，因为在数据有限的情况下，人们不可能了解事物全貌，也就不可能考虑到与事物相关的所有影响因素，由此构建的问题解决方案必有不足。在大数据时代，企业既可拥有完整的巨量数据，也可拥有能处理巨量数据的方法和技术。管理者可以运用大数据分析，深入认识和利用事物的相关联系。事物之间的相关联系可能不会准确告知事物发生的内在原因，但它会提醒管理者事物之间的相互联系。管理者可通过找到与事物关系紧密的其他事物，帮助其捕捉到事物的现在和预测未来。由此方式构建的问题解决可行性方案与传统方式构建的可行性方案相比，不确定因素的影响被大大降低。
     在选择活动阶段，管理者将确定最终实施的问题解决方案。这个阶段包括方案论证和决策形成两个步骤。方案论证是对备选方案进行定量和定性的分析、比较和择优研究，为决策者最后选择进行初选；决策形成是决策者对经过论证的方案进行最后的抉择。因为方案论证阶段需要分析与研究，必定要使用信息或数据，大数据技术的优势是可以让管理者使用巨量的数据分析、研究更多的变量影响，从而检验更复杂的解决方案。
     在评审活动阶段，管理者要追踪并记录解决方案的执行情况，以便方案执行出现问题时及时调整，并对问题解决方案的执行情况以及问题解决程度做出评价。传统的追踪与记录方法受制于信息获取手段的局限，只能抽样或局部取数，因此也只能做抽样分析或定量研究。数据的不完整或者变量选择的不当都会影响分析结果的科学性，最终可能影响评审结论的客观与公正。现代管理者若采用大数据技术来追踪和记录，将得到问题解决方案执行的所有相关数据，再运用云技术，便可做深入的系统性分析，由此得到的评审结论将更令人信服。
     现代企业经营管理中，信息化思维的影响无处不在，管理者掌握并应用好信息化思维，不仅是其自身适应现代企业发展的重要条件，也是提高企业竞争力的重要因素。■

主要参考文献
[1] 黄梯云.管理信息系统(第四版).北京:高等教育出版社,2009.
[2] 小瑞芒德·麦克劳德,乔治·谢尔,等. 管理信息系统.电子工业出版社,2007.
[3] 梁亚玲.管理者与信息化.企业管理,2010,1(10).
作者单位 江汉大学商学院