应收账款如得不到有效控制，必然影响企业的正常运营。案例中的企业一度就处于这种状况。他们是如何走出泥潭的？
文/胡俊辉
关键词：内部管理 应收账款 信用 资金
ZZ重型机械厂（以下简称：重型厂）应收账款2014年7月期末余额为14160万元，严重拖累了企业正常的生产经营。通过对应收账款的清理和分析，发现以下几种情况是导致该厂应收账款形成的原因。
1.体制变动造成应收账款的责任主体不清
在该厂14160万元的应收账款中有3012万元的呆坏账，占应收账款总额的21%，主要有两方面的原因构成：一是2012年集团成立营销公司，与工厂之间采取收购制结算方式，整建制地把工厂营销职能转移到集团营销公司，在2013年集团营销公司又把起重机的销售账务转回重型厂，而销售职能仍在营销公司，造成工厂一段时间内管账、管物、管人不衔接，随着把起重机的营销职能又整建制转移回工厂，在此期间形成了近2千多万元的应收账款，由于体制的转变，人员结构的变化，以及应收账款转移手续不完备，造成清收的责任主体不清，随着时间的变化，清收难度逐步加大，很多应收账款已成事实上的呆坏账。二是集团进出口公司采用收购制购买起重机产品对外进行销售，在没有相应债权移交手续的同时，进出口公司把其对国外应收账款的账面余额单方面转挂重型厂，重型厂根本不知这些应收账款具体情况，甚至不知哪一家，无从清欠。 2.人员调整以及分配方式不当造成应收账款清收责任不明确
销售人员调整频繁及因退休、调离、辞职等原因，往往会造成应收账款清收的责任主体不清，应收账款的清收难度逐步加大，有很多销售人员都存在这样的心理，那就是多一事不如少一事，不是我销售的我就不负责清收。以前销售人员是按收入拿提成，车售出后，提成就拿到手，销售人员重销售轻货款回收，产品售出后，很少对如何收回剩余欠款进行考虑和安排清收，对欠款单位的经营变化、偿债能力不太关注，使得大量有效债权随着时间流逝、经济形势等变化而部分或全部丧失。由于按收入的实现与否进行提成分配，调整后的销售人员对其前任的销售没有得到任何销售提成，这必然造成不去清收欠款或清收力度不够。 3.由于售后服务不及时及产品质量问题，造成客户拒付货款和质保金
近几年，部分客户在签定产品合同的同时，对产品质量问题和售后服务特别关注，在合同中都约定了质量保证条款和不同比例的质保金。由于产品售后服务质量不高或产品存在质量问题没有及时解决、工厂协调反馈不及时造成应收账款无法及时回收的问题也经常出现。在应收账款中有265万元属纠纷拒付行为。 4.驻外人员留用货款，给应收账款管理带来不便
驻外人员留用货款，在2011年以前的应收账款中大量存在，已确认的就已达到应收账款总笔数480余家的15%左右。这其中有的是由于销售人员从欠款单位借用，也有销售人员为开展业务从欠款单位回款中截留。但留用后都未能及时告知该厂财务部门及时办理相关手续，时间一长，就很难掌握该厂外部欠款的真实情况。 5.法律意识淡薄，造成合同签定不严谨
在分析应收账款的成因时，发现销售人员法律意识淡薄，在签定合同的时候，采用的执行标准不明、履行地不明、约定管辖地不明、合同主体不明（合同需方名称与合同签字生效方不一致），签约授权不明，造成债权责任不明，给应收账款催收带来困难，甚至不能追索。 6.佣金的返还，造成应收账款落实困难
由于不符合佣金返还条件和未能及时办理佣金返还手续的造成应收账款不能及时清收，虽然金额不是太大，但笔数多清收的难度较大。 7.签约单位与开票单位不符，造成债权不清
由于签约单位与开票单位不符，造成实际欠款单位与应收账款单位不符，给应收账款催收带来困难，甚至不能追索。 8.开票单位与付款单位不符，给财务对账带来困难
开票单位与付款单位不符，在销售回款中大量存在，造成财务账上一方面应收账款增加，另一方面预收账款也虚增。 9.资产移交不清，造成货款无从收回
在对应收账款进行分析时，还发现一种现象，该厂送货人员把货送到客户指定地点并把车移交给客户，但没有索回交接凭据，在清收账款时，我方拿不出有效的资产移交手续，客户拒付货款。 10.分期付款如不进行有效管理，也会形成不良货款
政府采购的金额逐年增加，由于政府采购的信用较高，付款的条件相对比较苛刻，付款期限长，给应收账款的管理带来不便，虽然付款有保证，也不能掉以轻心。
应收账款如得不到有效控制，必然影响企业的资金周转速度和现金流量，影响企业的技术改进、设备更新、原辅材料采购等一系列工作，影响企业下一步的发展。企业应着重分析应收账款的合法性和合理性，建立客户的信用级别，加强内部管理，控制应收账款的总量、结构和回收期限，加速周转，防止损失。
一、建立健全应收账款管理的组织体系
改变应收账款回收“只是销售和财务部门的事”这一片面认识，建立以销售部及清欠办公室为清收主体，财务部为应收账款核算考核主体，质量、服务、监察审计和人力资源部门等相互配合的组织管理体系。 要明确销售部是应收账款回收的责任部门，对货款回收和应收账款的清收负有全责，谁销售谁负责。 财务部门负责应收账款的核算考核，对应收账款分类信息的准确性和指标的反馈考核负有全责。 清欠办公室负责应收账款指标的落实和分解，对在销售过程中遇到的法律援助事项负有解释和用法律手段维护工厂利益的责任。 质量、售后服务部门对销售过程中出现的产品质量问题负有及时发现、处理、让客户满意的责任，并行使最终裁决权。 对在销售过程中有偷卖信息、截留货款、公款私存、吃拿卡要等现象进行有效的监察和处置。 在处理人事变动时做到应收账款不清慎调或不予办理。
二、理顺应收账款的业务流程
为提高对应收账款的控制质量，首先核算信息要准确，核算过程要严谨科学。例如重型厂就针对前述问题重新理顺了应收账款的业务流程（见流程表），从销售过程的源头抓起，建立合同审批、货款交接、发车申请和开票申请为主的事前控制制度。从资产移交的角度对每一台车的销售过程、发车状态、货款回收状态做到事前控制，堵塞漏洞。 1.规范合同签定，筑第一道防线
针对销售人员法律意识淡薄、合同签订不规范形成的应收账款，对全体销售人员进行《合同法》培训并考试，考试合格才允许上岗。针对合同书写不规范，签约单位与开票单位不符等造成债权不清的行为，工厂统一采用标准合同，合同文本事先规定所签合同的标的、效力、履行、变更、终止以及违约责任等权利与义务事项，规范交易行为。通过规范合同签定行为，基本杜绝了因合同不规范形成呆坏账。 2.建立合同审批制度，分清货款回款方式
该厂为了及时了解合同签定的情况，实行了合同审批制度，在合同签定前销售人员要填写“销售合同审批单”，写清所售产品型号、配置、数量及合同金额，在审批单上注明付款方式，并要求销售人员对分期付款及质保金写清具体回款日期等事项。在合同签订前控制销售货款的回款方式，对分期付款和按揭等其他付款形式进行事前判断，以利于以后货款的管理和清收。 3.严把产品发出，作到“货出库，钱入库”
在产品发出时，销售部商务处填写“产品发货通知单”，对应发出的产品填写合同编号、合同金额、产品型号、发出数量、已付款及未付款情况，对分期付款或按揭付款的，还应填写回款的具体日期等。原则上货款不付或货款没有落实的，不予发车。 4.做到货款日清日结
销售部商务处每日应对所回货款的清晰负责，在每日货款回收后，应编制填写“货款回收日清表”，做到日清日结。对应每笔回款填写回款日期、合同编号、产品型号、发车单编号、发票编号、付款年限、回款代表处、回款人、付款单位及开票单位名称等。使销售部对每天的回款状态做到心中有数。
三、制订管理办法，明确责任主体
该厂制订了《应收账款管理办法》，明确了各时间段清欠的责任主体。（1）营销部部长是营销部所有应收账款回收的责任主体；（2）大区经理是所属区域应收账款回收的责任主体；（3）代表处经理是其地区应收账款回收的责任主体；（4）销售部主要负责人、清欠办主任是前应收账款回款的责任主体。根据“谁欠款，谁负责”的原则，落实责任到人，考核到人，责任人员发生调整的，原则上货款回收责任由调整前的代表处负责，但要说明调整人员在调整前应对应收账款的移交清晰负责，落实接收人，移交不清的不予调整到位，暂停工作，直到移交清楚为止。
四、 管理考核
1.改变提成方式，激励销售人员清收货款
针对以前老的销售提成方式使销售人员重销售、轻货款回收，产品售出后，不关心剩余货款的清收，对前期应收账款回收的积极性更不高，不利于销售欠款的回收与管理。近几年该厂对销售部的工资与费用提成办法不断进行了变革，改变后的提成办法以销售货款为提成依据，按货款回收的比例及数额分摊提成工资和提成费用，即销售人员每销售一台车，只有当货款全部回来后，才能完全享有提成工资和报销业务费用，使销售人员的工资、费用与收入和货款回收挂起钩，鼓励销售人员不仅要关心把车卖出去，更要把货款收回来。 2.加强货款回收的考核
根据“应收账款管理办法”，制定出具体的考核监督措施，主要从以下几个方面来保证“应收账款管理办法”的执行。 加大领导干部提成收入与当期货款和应收款回收的考核力度，营销部长的提成工资与营销部的当期货款回收和应收账款指标相挂钩，大区经理与其区域的货款回收和应收账款相挂钩。部长、书记、服务处长、清欠办主任的考核结果由商务处提供，由组织处兑现。针对当期货款与应收款的考核分为四个档次（100%、90%－100%、80%－90%、80%以下四档），只有当期货款和应收款全额回收时才能享受全部提成工资，在90%－100%时可以享受80%提成工资，在80%－90%只能得到50%提成工资，而当低于80%时则不予兑现提成工资。 销售部清欠办设专职清欠员，清欠员原则上不得催收当年和上年的应收账款，清欠员应重点清收2012年年底前的应收账款，对2013年以后发生的应收账款原则上不再发生清欠提成费用，如非代表处人员清收2013年及以后的应收账款，其发生的提成费用由应收账款所属代表处负担，作为代表处对未及时催收欠款的处罚。为提高清欠人员清收欠款的积极性，对清欠员实行提成工资制，其提成工资与所回欠款的年限和回款金额相挂钩，应收账款年限越长，工资提成比例越高。清欠员外出前，应依照清欠办的要求认真、详细填写清欠计划，按照清欠计划催收应收账款。 为提高法律顾问对清收货款的积极性，对法律顾问实行提成工资制，其提成工资与所回欠款的年限和回款金额相挂钩，应收账款年限越长，工资提成比例越高，提成系数为清欠员的50%。由于代表处当事人责任心不强，造成货款清收困难并通过法律诉讼解决的，法律顾问的提成工资由该当事人支付。■ 作者单位 国网宁波供电公司
|
京ICP备12008127
