文/周征 王建兴
关键词：中国航油 合同管理 合同信息化 全生命周期监控
中国航空油料集团公司（以下简称中国航油）从2013年开始规划、建设、运行全集团统一的合同管理信息系统，系统在功能上分为合同基础管理，合同签订前管理，合同签订管理，合同履行管理，合同终结管理，统计分析环节六个部分。合同管理信息系统已于2014年11月17日在全系统正式上线运行。目前使用单位覆盖集团公司各成员企业及成员企业下属单位，注册用户3000多户，已完成合同在线运行近10000份。借助合同管理信息系统，中国航油的合同管理跃上了一个新的台阶，实现了质的飞跃。
建立合同全生命周期管理体系
1.系统建设，制度先行
在中国航油，合同信息系统建设不是空穴来风，也不是东拼西凑，而是有一套完整的制度依据。2013年底在合同信息系统建设开始之前，公司首先完成了《合同管理办法》（以下简称“办法”）的全面修订。重新梳理了管理权限和流程，补充完善了之前合同管理中缺失或薄弱的环节内容，制定了一个全过程的合同管理办法。
同时，依据合同管理办法和工作实际需求，在系统建设过程中，又对有关问题进行了具体的延伸和细化。为规范操作，指导大家使用，在系统正式上线前，公司又出台了《合同管理信息系统运行管理细则》（以下简称“细则”），全面总结了合同系统各个模块的功能。办法和细则的出台为中国航油利用信息系统实现合同事前、事中、事后全过程动态管理，保证合同管理工作的系统性、持续性、适时性奠定了良好的基础。
2.管理创新、突破
合同全生命周期管理涉及从准备签约到合同履行终结的全过程，也涉及合同范本、交易对家、用章、编号、归档等基础管理。很多模块的设计没有前例可循，集团法律部和信息中心共同努力，结合公司业务实际需求，多个功能模块的设计具有显著创新。
同时集团的合同管理信息系统还成功实现了和集团现有的办公平台、ERP系统、资金系统、支付系统、税务系统等主要管理、业务系统的集成。保证合同管理和事项管理、业务管理、财务管理、税务管理等有效衔接，建立起对业务进行全程监管的闭环工作流程。
建立关键环节的有效控制与跟踪
1.实现了项目、业务管理和合同管理的有效衔接
集团法律部在业务实践中发现，企业内部很多合同是有关联的，有些是属于同一投资项目下的合同，有些是属于同一业务项下的合同，有些合同间存在主从关系。以往每个合同都单独呈报、单独审批，由于有的业务持续时间长，期间还有改变经办人员的情况，合同审批人员往往无法了解相关业务的全貌，也造成了领导决策上的困难。对于投资项目合同、贸易合同，在报合同前，由业务部门事先创建投资项目或业务信息，说明项目背景信息，合同呈报时，将合同信息与项目信息关联；对于有主从关系的合同，经办人在合同呈报时说明合同间的主从关系。合同审批过程中，可以方便地了解项目背景信息，快速查找相关合同，使合同审批人员和各级管理人员能够对业务部门呈报的合同进行全面的评估和监控，有利于控制经营风险和合同风险，也提高了合同决策效率。
2.实现了合同审批结束后的状态监控
从传统来看，大家对合同管理的关注点主要集中在审批上，即如何保证一个合同能顺利完成审批，以便签署。实际上，审批结束后的合同签署、履行、终结、归档等事项对合同风险管理同样重要。为了清楚了解合同所处的阶段和状态，我们在合同系统建设过程中设计了一个状态监控表，每一个审批结束的合同都有一个这样的监控表，表格左边一列是合同审批结束后的各种可能涉及的状态，比如：用印、归档、变更、履行情况等等，右边一列是完成各种工作的时间、备注，可在相关模块登记完成后在此处自动生成。监控表可以显示一个审批已经结束的合同是否已经完成用印、归档等以及完成时间，实现了对合同的全程状态监控。
3.实现了对合同用章、签署的监控
为了落实合同管理制度，规范合同用户签署，合同系统设计开发了用印申请、用印登记、签署登记功能。只有经过合同系统审批完成的合同才能用印，无论使用合同专用章还是企业公章，必须由经办人通过合同系统提交用印申请。并从以下方面加强合同用章签署的监控：
（1）用章审核
合同系统上线后，法律部指派专人负责合同章的管理，从几个方面加强用章审核：一看合同是否经过必要的审批流程；二看用章文本和领导审批同一文本是否一致；三看用印份数等是否符合合同约定。改变了以往合同章在办公室等部门代管，“重审批，轻用章”的管理局面。
（2）公章使用的限制
合同章收归法律部门管理后，用章审核比较严格，因此有业务人员想绕开合同章，加盖公章。如因特殊情况需要在合同上加盖公章的必须先经法律部门同意后才能向办公室申请，法律部成为绕不过的合同用章管理者，而无论是合同章还是公章也必须在符合“要求”的情况下才能加盖。
（3）用章登记和签署登记
除了要做用章登记，在系统中还设计了签署登记，以确保每一个合同完成签署。在对方先盖章我方后盖章的情况下，用章登记和签署登记可以同时完成，而在我方先盖章，对方后盖章的情况下，签署登记就需要单独再做一次。系统中将签署登记设置为合同付款的前提条件，一个合同如果要付款必须先完成签署登记。
4.实现对合同履行情况的监控
合同签署完成后，根据不同情况有不同的监管方案，有通过履行计划监管的，有定期做履行报告的。做履行计划的，经办人还需根据实际情况做履行反馈，监管者可根据履行计划和履行反馈的比对来实现对履行情况的监控。系统还设计了履行到期前提醒功能，可以提醒经办人及相关主管领导，在履行到期前及时履约或要求对方履约。
合同履行结束，由经办部门提交终结报告，确认合同各方权利义务履行情况，分析合同履行中存在的问题，同时，对合同相对方做出评价，为今后的合同签订提供参考，为公司进行交易对家进行总体评估提供依据。
5.规范了合同的归档管理
之前合同档案年底统一交归档案室，档案管理部门由于不了解合同签订情况，现实管理中存在着“交不交”“交什么”基本根据合同经办人的“意愿”而定的情况。在企业需要合同文本时，往往不易查找，或者合同文本丢失。针对这些情况，法律部介入合同档案归集管理工作，合同签署后即要求将合同归档到法律部，年底再统一归到档案室。合同系统上线后，通过合同系统的归档管理，合同管理员可以查询到每一份需要归档的合同，系统也会向合同经办人和合同管理员发出归档提醒；合同归档后，系统记录详细的合同档案清单。利用信息化手段，一方面落实了法律部门的档案管理职责，另一方面可以及时发现企业合同档案管理中的问题，有效地避免了合同管理中的重大漏洞。
落实制度、优化流程
1.多项审批流程合一
合同信息系统上线前，往往签订一个合同需要经过四个流程：事项审批、合同审核（法律审核）、合同审批、授权审批。基层单位对此普遍意见较大，认为流程过于繁琐，很多流程重复、流于形式、缺乏时效性。系统上线后将合同审核、合同审批和授权审批三个流程合为一体，合同审批同时可一并提出对外签署合同具体人员的授权申请。事项审批区分情况，有些需要在合同审批前先对事项进行论证，有些简单事项可以和合同一同报批。例如，大量的服务类合同事项和合同可以一起审批。
这样，一方面极大提高了工作效率，避免了多次审批，另一方面，各个流程间信息贯通，避免了信息断层和不对称。之前，由于各个流程是分离的，所以经常发生有流程缺失或应该审批的人没有参与审批的情况。例如，有的合同并没有经过事项审批、合同审批，而只是进行了合同审核之后即签订，有的合同没有办理授权，直接由经办人签字。系统建成后，有效杜绝了此类情形的发生。
2.法律部实现对合同工作的归口管理
合同信息系统不同于公司传统的公文审批平台流程完全开放的设计，而是将重点环节做了一些固化设置，例如将法律部设为合同签批过程中必须经过、且在主办部门和所有会签部门之后、公司领导签批意见之前的部门。这样，不仅实现了法律部对合同的专业审核职责，也充分体现了法律部对合同归口管理职责，保证如会签部门或法律部门对合同有修改意见需沟通的情况下，由法律部统一把关，要在沟通修改完成确认后再上报公司领导审批，避免了以往流程顺序流转，各提意见，却可能无人统一协调把关、矛盾直接上交领导的管理弊端。
例如，在合同系统中报批了一个集团下属项目部的合同，之前在事项审批时，各部门对合同内容均提出了很多修改意见，后来项目部在事项审批完后又将该合同再次单独报批，但未采纳相关部门意见，未做任何修改。因相隔时间较长，相关会签部门再次会签时可能已经忘了具体修改意见，都直接签了同意。法律部门在审核把关时，将之前的意见情况作了汇总提示，要求项目部修改后再报，体现了法律部的归口把关职责。
此外，法律部对合同的归口管理还体现在对上述合同章、合同档案等合同基础事务的统一管理上。
提高了管理的精细化水平
1.合同分类和管理属性
依据集团的实际业务种类梳理合同分类，统一制订了全集团的三级合同分类。
同时，为适应管理层以及财务部门特殊的管理、查询需要，在上述主分类的基础上，进一步做了一些辅助分类。如将每类合同同时对应法律规定的有名合同种类、需缴纳印花税的合同种类，也可要求哪些合同必须有前置事项审批、必须做履行计划等。这些辅助分类统一称为管理属性。
多维度的合同分类体系，使法律工作更加系统深入地融入到公司的业务中。将这些分类和属性配置进合同系统后，为按类别对合同实施管理控制奠定了基础，同时将来还可以按管理需要进一步增加辅助分类，不断完善对合同的分类管理体系。
2.交易对家管理创新
和我方签订合同的对方，统一称之为“交易对家”，合同系统对交易对家的管理设计也体现了多方面的创新。
(1)实现合同系统交易对家与ERP系统客户、供应商的有效衔接协调
在合同系统建设之前，集团的主要业务交易对家较为集中地存储在ERP系统，并且该系统将交易对家分为两大类：客户或供应商。而合同管理涉及的交易对家种类远较上述分类广泛，如何协调，使得合同系统能够管理各种交易对家，又能实现和ERP系统、资金系统、支付系统集成，以便于后续付款等监管，成为了摆在系统建设上的一个新难题。经过多次讨论以及和相关管理部门协调，最终确定，在合同系统开发交易对家（客户、供应商）的统一维护界面，申请新建及修改合同系统交易对家,申请新建及修改ERP系统客户、供应商主数据，均使用合同系统交易对家维护管理功能申报。项目组并结合业务实际，重新界定了客户、供应商两种交易对家的涵盖范围，并增设非客户非供应商的种类，在全集团范围内实现了几个系统数据的有效衔接，并丰富了交易对家管理的内容和种类。
(2)建立交易对家信息库，全景交易对家信息
合同系统为交易对家设计了全方位的分类管理信息，包括工商注册信息、资质、信用、财务状况、和我公司的交易记录、交易对家评价等信息查询功能，实现交易对家全方位信息管理。
(3)建立交易对家分类管理
集团内经过统计，有些交易对家是有专门的部门进行统一集中管理的，比如航空公司客户、设备集中采购的供应商、审计中介机构等等，而更多种类的交易对家是没有部门进行专门管理的，系统中分为集中管理的和非集中管理的交易对家。集中管理的，明确创建、更新的管理流程和管理责任人，非集中管理的交易对家原则上在每个使用单位（或部门）管理。
(4)建立交易对家预警和禁止交易机制
在合同系统中设置交易对家“灰名单”和“黑名单”机制，实现集团内风险信息共享，控制交易对家资信风险。“灰名单”是指存在信用风险、被预警提示需要谨慎与其开展交易的对家名单。“黑名单”是指因存在严重不良信用记录等重大信用风险被禁止与之签约、开展交易的对家名单。灰、黑名单交易对家在创设单位管理权限范围内（如集团内一家成员企业创设的）均有效，并对管理权限范围外单位（其他成员企业）具有警示作用。如因诉讼和解等特殊情况需要和黑名单交易对家交易的，系统中设计了需履行特定审批程序。
3.不断完善的查询统计功能
查询统计功能是信息系统最明显的优势，建成便捷、好用的查询、统计功能也是系统建设之初的预订目标之一。
建成后的合同系统的查询统计功能不只具备查询某个合同或者体系生成合同列表的功能，而是一个贯穿整个系统功能的多维度查询体系。例如，交易对家查询、用印查询、归档查询、履行计划查询、履行报告查询、合同终结查询等等。这些查询功能有助于实现领导对下属，上级单位对下级单位，法律、财务、审计部门等对业务部门正在经办、履行合同的可查可控，了解合同审批、履行、纠纷处理的状态。
在合同统计方面，根据自定义单项或多项组合条件生成Excel报表，对合同的类型、金额、交易对家、签订、履行情况等及时生成统计分析，便于法律部门和有关领导系统掌握合同管理工作的全貌和重点。另外考虑到管理需要，系统还可以根据合同类型和不同层级的签约主体生成柱状图、饼状图等统计图表，便于了解各层级、各类型合同所占比例，数量变化等情况。不断建设完善的查询统计功能为各级领导和管理人员及时掌握准确的统计分析数据提供了便捷的途径。
4.法律知识共享
在合同系统建设的同时，集团法律部牵头在合同系统中搭建、设置了内部法律知识库。内部法律知识库在对全系统业务进行合同分类的基础上，又分别针对每类合同梳理了相关的法律法规、案例及风险点。相关成果641条录入了合同系统，实现合同起草、审核、审批及后续管理全过程的法律知识共享。后续还可以不断更新、完善这些知识。同时，为了提供更全面的法律资源，又在合同系统中嵌入了法律法规案例库，可供大家查询使用。通过这些努力，力争提高全系统法律人员和合同经办人员工作水平，从而提高全系统的合同管理精细化水平。■
作者单位 中国航空油料集团公司
|
京ICP备12008127
