文/郑德鼎
关键词：ERP系统 SAP软件 拆分重组 数据清理
近年来，国际上企业重大拆分重组消息不断， 2014年10月，硅谷的元老“惠普”宣布将公司一分为二成为两家独立上市公司——惠普公司（HP Inc.）和惠普企业（Hewlett Packard Enterprise），分别承接惠普PC和打印机业务，以及企业级业务,拆分已于2015年11月1日完成。同时在公司拆分过程中，其ERP系统拆分工作也是值得关注的，惠普的ERP拆分项目始于2015年3月，并于2015年8月1日正式上线运行，笔者作为项目成员全程参与了惠普公司ERP系统拆分项目，下面将从拆分总体策略、具体拆分步骤和拆分项目的经验教训等方面进行分析。
ERP系统拆分总体策略
在原惠普公司一分为二的情况下（以HP公司拆分成HPI公司和HPE公司为例），对应的ERP系统拆分通常有两种策略：第一种是将目前公司在用的ERP系统(假设名称为A)在拆分日进行克隆或复制，得到另一个完全一样的系统A'，然后在A系统上将HPE公司相关的业务数据进行清除、清理及必要的更改操作，在A'系统上将HPI公司相关的业务数据进行清除、清理及必要的更改操作，完成后最终将A系统交付HPI公司用户使用，将A'系统交付HPE公司用户使用；第二种是创建一个全新的系统，将原有的ERP系统(假设名称为A)和HPE公司相关的数据在拆分日导出，然后导入新创建的系统B。同时在原有系统A上将HPE公司相关的业务数据进行清除、清理及必要的更改操作，完成后最终将A系统交付HPI公司用户使用，将B系统交付HPE公司用户使用。
第一种策略适用于拆分后各公司在ERP系统中的业务数据量都比较庞大，并且不打算在拆分后采用新的ERP软件的情况。第二种策略则适用于拆分后的某个公司在ERP系统中的业务量比较小，或者拆分后决定采用全新的ERP软件的情况。对于惠普此次拆分而言，拆分后的两家公司在ERP系统中都有较大的业务数据，并且拆分后的两家公司继续使用SAP公司提供的ERP软件，不打算更换，所以惠普此次ERP系统拆分项目采用了第一种策略。
ERP系统具体拆分步骤
惠普公司在ERP系统中的拆分都是基于物料所属的产品线，某个产品线要么属于拆分后的HPI公司，要么属于HPE公司。依据这个拆分原则，具体的ERP系统拆分项目从以下几个方面展开：
1.系统拆分前的准备工作
从ERP系统数据库中读取或者开发自定义报表，导出每个工厂下所有物料的相关数据，主要有物料所属产品线（用来确认属于HPI公司还是HPE公司）、未清销售订单、未清计划订单、计划独立需求、预测、未清生产订单、预留、非限制性库存、被冻结库存、质检库存、在途库存、销售订单库存、供应商寄售库存、未清采购申请、未清采购订单等数据。在进行数据清理前导出的报表，称为“清理前报表”，在数据清理后导出的报表则称为“清理后报表”。
由于数据清理占据了拆分日的大部分工作量，所以需要在系统中提前准备数据清理工具，并在系统拆分日前进行测试，数据清理工具根据不同的情况，即可以按照ERP功能模块来进行设计，每个具体的模块下分别列出需要清理的静态数据或者动态数据；也可以按照具体数据清理需求来设计，一个具体的数据清理需求到对应系统中一个清理功能。
同时，根据每笔会计凭证行项目所对应的业务范围，以及业务范围和产品线之间的对应关系，在拆分前的系统中预先编制HPI和HPE各自的科目汇总表。
在与外部供应商和客户的协同方面，拆分项目组成员以及用户分别和外部合作伙伴进行沟通，对涉及电子数据交换、拆分后公司地址变化的情况以及需要对方配合的事项，和供应商或客户及时共享信息并就相关事项达成一致。
值得注意的是，在ERP系统中一般都设置有自动电子邮件提醒功能，例如，系统后台运行某一报表，运行完毕后会将报表以附件的形式发送到指定的电子邮箱。项目组需要提前将这些设置了自动发送的电子邮件地址全部识别出来，在系统克隆或者复制之后，由于一个电子邮件的所有者要么属于HPI公司，要么属于HPE公司，我们需要在系统拆分日，将其电子邮件地址在其中一个系统的设置中删去，否则这个电子邮件地址会收到两个系统发送的数据。
2.系统拆分日的工作步骤
由于一般选择在月初进行ERP系统切换，所以系统拆分日通常指的是从月初开始的一天或者几天时间。根据不同企业自身业务特点、ERP系统的数据量及其客户化开发程度，企业需要提前做出1－5天的拆分日工作计划，并列明详细的工作步骤。此次惠普公司的拆分日工作步骤如下：
(1)暂停系统中设置的自动后台作业，锁定ERP系统用户，仅对项目组成员和部分关键用户开放系统登录及操作权限。
(2)由于系统拆分日通常是在月初第一天，所以需要在拆分前的ERP系统（称为A）中进行财务月结操作，并得到区分了HPI公司和HPE公司的科目汇总表。
(3)将现有ERP系统（称为A）克隆或复制，得到系统A'。（HPI公司拆分后使用A系统，HPE公司拆分后使用A'系统）。
(4)在A和A'系统中，分别导出“清理前报表”。由关键用户和项目组成员共同检查清理前报表，核对是否有误。财务用户确认拆分的科目汇总表是否正确。
(5)按下表中所列的数据清理对象，分别在A和A'系统中对各模块数据进行清理。
(6)在A和A'系统中，分别导出“清理后报表”。 由关键用户和项目组成员共同检查清理后报表，核对是否有误。财务用户确认各自系统清理后的科目汇总表是否正确。
(7)根据识别出的配置了自动发送功能的电子邮件地址及其隶属的公司，在HPI或HPE的系统中将该配置删去。
(8)将系统开放给部分用户，并在系统中进行穿行测试，比如，对销售订单创建、发货过账、开票及收款的销售流程进行测试；对采购订单创建、收货、采购发票处理以及付款的采购流程进行测试。
(9)穿行测试通过后，开启被暂停的系统自动后台作业，并将系统解锁，开放给所有用户。
(10)拆分后的ERP系统正式上线运行。
3.系统拆分日后的工作
惠普公司的ERP系统拆分日是2015年8月1日，但法律意义上正式拆分成两家公司是在2015年11月1日。也就是说，从8月1日开始，惠普公司内部就已经实现了HPI和HPE两个虚拟实体ERP系统的分开独立运行，经过三个月的系统磨合，最终成功在11月1日正式拆分运行。在正式拆分日，完成了以下工作：
(1)HPI公司和HPE公司网络的隔离、防火墙设置。
(2)由于发票、发运凭证以及采购订单等打印需要，在HPI和HPE各自的ERP系统中更改相关公司名称、标识等信息。
(3)拆分后，由于HPE公司邮箱地址的后缀名称发生了变化，需要在HPE公司的系统中配置了邮件地址的地方进行相应更改。
ERP系统拆分项目的经验教训
第一，拆分项目中，除了要提前做好详细的计划外，更应该考虑计划的弹性、以及出现意外情况的应急方案。例如，在各个步骤的时间安排上留有余地，避免过于紧凑。针对每个步骤可能出现的意外情况，明确相应的应急处理流程。
第二，在前期准备阶段，一般都要考虑将ERP系统中主要的业务流程逐个单独梳理出来，并在测试系统中进行穿行测试，以确保主要流程能够在拆分日得到迅速验证，为系统拆分的最终顺利完成提供保障。
第三，拆分日前的准备阶段主要精力应该放在数据清理工具的开发上，并且在设计数据清理工具时，需要关注该工具是否能提供回滚或撤销操作。这对保证拆分项目能及时完成具有重要意义。因为在批量数据清理操作后，如果发现了误操作，没有撤销功能的情况下将花费大量的时间进行手工逐个撤回，势必将严重影响项目进度。
第四，对于ERP系统中的混合订单需要特殊对待，即某一个采购订单或者销售订单的行项目中同时包含了HPI公司和HPE公司的物料的情况。如果继续保留该订单，并进行清理，则会对客户或者供应商造成不必要的困扰。在惠普ERP系统拆分项目中采用的原则是：在系统拆分日之前，将这些订单单独跟进并及时处理完毕，在系统拆分日不存在混合销售订单或采购订单的情况。
第五，需要特别考虑的另一个重要问题是：如何最大程度地降低ERP系统拆分对客户和供应商的影响。如果因系统拆分导致的交货延时或客户满意度下降而失去某些重要客户，将得不偿失。针对这个问题，在惠普拆分项目中项目组成员和用户均积极主动地和客户及供应商进行协调，提前告知拆分项目需要对方配合的事项以及在系统切换日预期的订单处理延时，最大程度的得到对方的理解和配合，最终拆分项目得以顺利完成，客户和供应商的订单均得到及时处理。■
主要参考文献
[1] 刘秋生.ERP系统原理与实施及其案例分析.东南大学出版社,2009.
[2] 田俊国.ERP项目实施全攻略.北京大学出版社,2007.
[3] 简泽民.企业ERP成功之道.厦门大学出版社,2010.
作者单位 上海惠普有限公司
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