文/叶青 黄潇 彭雨婷
关键词：公文处理 协同OA 关联整合 闭环管理 知识管理
近年随着上级集团的重组整合，国际化、多元化战略的实施，中国电建集团成都勘测设计研究有限公司（以下简称设计院）在经济效益、生产规模不断扩大的同时，公文数量也持续增加。2013年，设计院协同OA系统上线，各类行政审批事项通过OA审批提高了工作效率。如何进一步及时、有效和高质量地处理公文，对设计院生产经营管理等将起到积极和重要的作用。
现阶段公文处理存在的问题及原因
设计院一直延续了公文按类别（发文、收文等）管理的方式，虽能保证企业正常运作，但无法更多地创造管理价值，为决策提供服务。
在传统公文处理模式下，公文处理部门对单个公文以办结、归档为终点，并按各类别公文分别进行单独的管理，而忽视了在同一项工作中所产生的不同种类公文之间的联系，完全没有对公文和公文所附带的有效信息的整合、分析和综合利用。在整项工作中，单个公文既无法展示该项工作的全部面貌，也不能将反馈、监督和评估考核整合起来，无法形成全过程的闭环式管理。
问题的症结就是没有围绕具体工作事项的开展进行系统性、整合性的公文处理，而是处理以单个文件为载体的“工作信息碎片”。当前OA系统的公文处理，是以公文处理部门的视角进行设计的，关注的是准确“传递”和及时“归档”，而不关注整个工作事项的过程管理和最终结果，更无法关注其产生的经验与知识。归纳起来，这是一种“以单个公文为对象，以归档为目的”的公文处理模式。该模式没有以领导的关注点和职能管理的关注点为着眼点，未能将公文处理上升到知识管理、企业管理的高度。
以工作事项为中心的公文处理设计新思路
通过对设计院OA系统公文处理的问题分析，有必要进行公文处理的流程优化与模式创新。对公文管理产品和服务进行深加工，以数字化、智能化的技术对公文信息进行整合、存储和加工，实现从传统文秘工作迈入高附加值的知识管理、参谋咨询服务，为企业管理创造全新的价值。
必须突破公文处理部门的视角，打破以“单个公文为对象、以归档为目的”的传统思路。通过借鉴全生命周期管理理念和质量管理的“闭环管理”思路，建立以工作事项为中心的公文处理模式，即将某一工作事项所形成的各类公文和成果文件相互关联，并随工作进展即时整合，实现过程控制，并以工作的最终完成乃至评估、考核作为工作事项的结束，从而实现对结果有效管控，确保工作效率的提升和工作成果的质量。
以工作事项为中心的公文处理模式
以工作事项为中心的公文处理模式具体分为“单一工作事项闭环管理”“专项工作协同关联”两个方面。
1.单一工作事项闭环管理
在某一工作事项尚未最终完结前，中间产生的单个公文流程不再以归档为终结，而是下一步工作的起点，在后续工作过程中继续生成的新公文流程并与之关联，不断循环往复，直到该工作事项最终成果经审批后方为结束，实现闭环管理。同时，该项工作中产生多个流程和所附带的文件、附件、批示意见等信息可相互展现，保证了整项工作中有效信息的完整有机结合。
在工作开展、办理的过程，明确院级和部门级的督办和信息反馈责任，在相关公文流程中适时上传工作进展和下达负责人指令，确保工作的按时和高质量完成。
例如，以下达指令、部署工作为主的公文, 原收文流程完成后，后续开展工作产生的成果文件流程与原收文流程关联，形成对该工作事项完整、闭环的管理。如上级单位要求我院开展管理提升第一阶段活动，该项工作须至少经收文流程（安排工作）、签报流程（上报方案）、纪要流程（审批方案）、发文流程（上报工作总结）方可办结，在以工作事项为中心的公文处理模式下，须将上述四个流程随工作进展及时进行整合关联，相关负责人和工作人员可以在任一流程中查看与之相关联的过程信息和工作的成果，避免了有始无终的现象。
再如向上级单位发文进行请示，该项工作须至少经发文流程、收文流程（上级批复）方可办结，将上述两个流程进行整合关联后，可以实现上报信息和下发指令有效整合的目的。
2.专项工作协同关联
在专项工作的开展中，每一阶段都可能出现多个单一的工作事项，为达到整个专项工作的整体协同，需要以单一工作事项闭环管理为基础，集成所有工作。一是要按前文方式对每个单一工作产生的公文进行闭环管理。二是要在下一步工作开展时，通过信息系统将上步工作的信息流程进行协同关联，并以此类推，直至整个专项工作全部完成。
通过一系列公文流程的关联整合，使之有序排列、前后呼应，保障专项工作的整体协同一致，工作推进环环相扣，工作成果层层递进、互为印证。
建立适应新模式的信息系统
为适应工作闭合管理和协同关联要求，必须通过信息流程优化和模式创新来实现，打破以往以公文分类处理的定式。可以通过建立公文处理“工作事项管理流程”或采用信息关联技术两种方式来实现。
1.研发工作事项管理流程
工作事项管理流程是以闭合管理为目的建立的全新公文处理流程，其目的在于一个单独的工作事项只对应一个工作事项管理流程。该流程中包含了标准化的各类单一公文（收文、发文、纪要、签报等）子流程和表单，工作事项管理流程启动后，其中的单个公文流程都需要直接与下步产生的公文流程衔接，无论一项工作事项过程中产生了多少公文，在该工作事项完全终结前都不能办结，直到通过公文管理部门审核认定该工作事项确已终结后方可办结归档，确保工作有始有终，达到闭环管理要求。
当某一工作事项开始时，即启动工作事项管理流程，发起人可根据工作具体情况选择任意单一公文子流程及表单，当该单一公文处理子流程结束时而工作事项未终结前，将工作事项管理流程归入“跟踪事项”列表中。当启动后续工作时，流程节点责任人在“跟踪事项”中选择该流程并重新启动，载入新的公文子流程，重复上一步骤，直到整项工作全部完结。
2.采用流程信息关联技术
除“全自由流程”外，也可以在现行OA系统以类别管理公文的基础上，采用信息关联技术来实现工作事项的闭环管理，即将同一事项所产生的不同公文流程进行信息关联，关联后，点击任一公文流程时，与该工作事项相关的其他公文流程也将显示在列表之中。通过关联技术，将一项工作事项零散的各类公文整合到一起，以实现闭环管理的目的。
在实际工作中，一个公文所涉及内容有可能与多项工作相关，为避免一些非同一事项产生的流程在相互关联后形成一个庞大的网络关联结构，因而需要将信息系统“关联”功能进行分级，可以按工作事项的相关程度分为“双向”和“单向”关联。双向关联指直接相关，一般指同一工作事项的上、下序文件和直接工作依据，建立双向关联关系的文件流程可相互在各自的流程中列表显示，可点击查阅；单向关联指间接相关，一般指非直接依据及文件，建立单向相关关系的文件流程，只有建立关联的一方流程可显示并查阅被关联的文件流程（但不可查阅被关联文件流程本身所关联的流程文件），而被关联的流程则不能显示和查阅。
3.两种方式的优劣势比较
工作事项管理流程是有别于现行OA系统公文处理流程的新模式。其优势是一个工作事项对应一个流程，同一工作中生产的各种公文和信息自动整合，避免了出现人为疏失；劣势是流程需重新设计，开发难度较大，也不利于在现有OA系统中推广应用。此外，当一项工作事项较为复杂时，流程运行时间会较长。
信息关联技术则是一项和应用较广的信息技术。其优势是技术比较成熟，应用在现行OA系统中难度不大；劣势是同一事项产生的公文需要人工进行关联，这对相关工作人员的责任心、对工作的了解和把控提出了很高的要求，特别是在一些较为复杂、工作开展时间较长的工作中，可能会因为种种原因出现信息未能整合或不当整合的情况。
建立管理案例数据库，搭建企业知识管理平台
在以工作事项为中心的基础上，将已整合的流程、公文等归入知识管理信息库中，并细化分类管理，逐步实现管理经验的累积，并适时开展知识总结、提炼工作。通过数据挖掘和智能分析，达到知识总结、知识经验共享的目的，为企业知识管理提供支持。
一是推进建立管理案例，引导员工将院重要管理工作形成的公文、审批事项、纪要、总结、简报等文档资料进行网络传递和储存、整合，对重要工作的全部经过、完成效果和取得的经验进行整理记录，并授权部门负责人进行审核；同时在传统分类归档方式之外，建立以工作事项为分类的归档方式，形成管理案例文件包。二是建立管理案例数据库，开发案例信息分析模块，对管理案例进行统计分析和数据挖掘, 达到知识总结、提炼的目的。三是逐步整合企业OA系统、管理案例数据库和知识管理系统，搭建知识收集、整理、提炼和共享的渠道。
建立以工作事项为中心的公文处理模式，使工作各阶段各步骤有效衔接，通过责任落实，将信息反馈、督办自然融入过程管理之中，增强了管理的透明度。更重要的是通过进一步挖掘公文管理潜力，逐步建立管理案例数据库和知识管理信息系统，可实现知识经验的总结和共享，扩大管理经验的覆盖面，为更多员工建立了获取有效工作信息的途径。■
作者单位 中国电建集团成都勘测设计研究有限公司
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