服务范围地域广的工程管理企业办公自动化（OA），不妨在“云”端腾云驾雾，云计算技术给OA带来新的机遇和发展。
文/钱坤
关键词：工程管理企业 云计算 解决方案
工程管理企业具有地域范围广、时间跨度大、管理内容多、设备类别杂、专业工种全等特点，工程管理企业传统的局部范围内的OA系统在时效性、地域性和灵活性上已不能满足当前工程管理市场的需求，工程管理企业需要一种能够为其提供灵活、动态、远程、实时支持的OA系统。高速互联网的快速发展和云计算技术的蓬勃兴起，为工程管理企业提供了满足这种需求的解决方案——“云”端上的OA系统。
A公司原是中石化下属企业，2005年改制成为工程管理公司。A公司应用云计算技术构建了“云”端上的办公自动化系统（以下简称OA云），为工程管理企业的信息化建设和发展探索出了一条新的途经。
OA云策略
A公司的OA云以云计算技术为基础，以企业管理、工程管理为主线，以公司总部与全国各地项目部之间信息无缝融合、规范管理、统一采集、分析整合为需求，按照“整体规划、系统完整、安全防范、逐步推进”的思路，与软件公司和云计算服务提供商合作，组成专业开发团队，结合A公司实际情况和工程管理工作程序，编制业务流程，构建OA云。
A公司OA云由云计算技术应用、云计算技术平台和云计算服务基础结构三部分组成；为公司总部和各项目部用户的各种终端环境，包括笔记本电脑、台式计算机、手机、iPad及其他用户终端服务。OA在“云”端腾云驾雾，为信息化管理施展才能，OA云系统结构如图所示。
1.云计算技术应用。云技术应用提供虚拟化、移动化、自动化、协同化、集成化的计算和存储，将信息数据进行挖掘、整合，实现定位分析、定向分析、定性分析、定量分析等深度加工过程，为OA云的企业管理、工程项目管理、视频会议、远程培训和人力资源等信息系统服务。
2.云计算技术平台。云技术平台集企业资源、工程资源、用户资源、市场资源、人力资源、管理资源、项目资源等为一体，通过云技术的分析、加工、增值，形成相应的数据库，为用户提供强大的功能与服务，并经过专门的设计和组合，构建面向公司总部、各项目部、公司员工的云技术平台。
3.云计算服务基础结构。云计算服务是通过互联网把信息技术当作服务来运营，用户使用云计算服务只需要通过终端（计算机、手机、iPad等），所有的业务和数据处理都经互联网和云计算来完成，用户不必考虑这些业务和数据在什么地方及怎样处理，无须关心信息系统底层基础结构的特性和数据存储的方式，用户所关心的只是数据的输入和得到的处理结果。
OA云实施
OA云为A公司的经营、管理、服务、人事、培训等资源深度整合，提升管理效率，发展网络化和虚拟化办公，充分整合共享数据、资讯、技术、解决方案，打造网络化和虚拟化企业管理模式。
1. 企业管理为核心
基于云计算技术的企业管理EM(Enterprise Management)系统支持多分支机构、跨地域的协同办公和移动办公模式。A公司在全国各地的项目部较多，地域分布较广，协同办公和移动办公使外地项目部的相关人员能随时随地查看公司文件，获得相关信息，完成工作流程，提高公司整体办公速度和应变能力。EM系统包括企业管理和经营管理两个子系统。
企业管理子系统构建公司业务和日常行政的信息化管理平台，处理各种企业信息和业务流转审批，如工作联系与审批、收发文件及公告通知、物资申请、工作调动、休假申请等。它以强大的工作流引擎为核心，基于管理业务平台，运用流转技术，实现对业务数据在网络上传递，实现业务的审批和流转功能，主要有信息门户、工作联系、流程管理、收发文管理、新闻公告等模块。
经营管理子系统构建公司市场经营的信息化管理平台，管理企业内部重要市场经营信息、数据，为企业高层决策提供各类经营分析、统计报表，主要有客户管理、投标管理、合同管理、备案管理、经营报表等模块。
2. 项目管理促效率
工程项目管理PM(Project Management)系统遵循建设工程管理规范GB50319-2013、行业标准及公司工程管理程序文件等标准、规范文件，对工程管理项目进行质量、进度、投资三大控制和HSE、信息、合同三大管理，例如：报表文件、工程管理规划、实施细则、月报周报、日记日志等工程管理资料编制和报送，各种报表只需在标准化模板中录入相关数据，系统自动生成相关报表，如质量管理报表和进度管理报表等；对现场照片、旁站记录、工程管理通知单、会议纪要、工地例会等信息录入提供标准化格式，由系统将录入的信息转化为行业和业主要求的表格和记录格式，实现工程管理资料的即时录入、当日上网。
PM系统实现了工程管理信息远程查看、定期存档、快速查询和统计分析等功能。公司管理层授权人员可以随时随地获取各项目部工程管理信息，实时检查各项目部工作情况。公司领导可以及时全面了解各项目建设的具体情况，做出准确的判断和正确的指示。PM系统在工程管理信息收集、整理、归档中发现项目实施过程中出现的重大偏差问题，及时提出警示，提高了管理部门和公司领导对项目实施的管控能力和工作效率。
例如：中石化某分公司炼化一体化项目是国家石化产业结构调整重点工程。该项目于2010年元月开建，2013年9月投产，总投资约100亿元，新建原油加工、油品储运及共用工程等十几套装置。A公司承担了该项目的工程管理，并应用PM系统中的工程管理信息录入模板和用户界面，如工程管理规划、细则、日志、台账、平行检验和旁站等工程管理资料的编写和发送；质量周报和月报、安全及进度周报和月报等编制及向业主相关部门报送；工程师通知单和联系单等编写与发放；施工组织设计、特殊工种资质报验、设备材料审核及施工图网上图纸会审等与工程有关的各项工程管理信息录入和资料整理，都通过PM系统来完成，共完成各类工程管理资料2万多份，提高了工程管理工作效率和施工质量，该工程项目被评为中石化优质工程。
3. 视频会议破时域
视频会议VC(Video Conference)系统是基于云计算技术的一种高效、便捷、低成本的会议形式，包括语音、图像、视频等的传送，是视频传送与云计算技术的完美结合，为A公司总部与远地各项目部、合作单位之间提供了高效、即时的视频会议平台。应用时只需要通过云计算网络界面，进行简单易用的操作，便可快速高效地与全国各地项目部和合作单位同步分享语音、图像及视频。
例如：炼化一体化工程由多个设计单位设计，施工图设计完成后，设计单位在施工现场只留了几个设计代表，原创设计人员都在国内外各地。在工程实施中遇到问题需要与原创设计人员沟通时，通过视频会议系统，工程管理人员与设计人员、施工单位技术人员一起实时在线对施工中出现的问题进行讨论和会审。炼化一体化工程的污水处理装置从美国引进，在进行曝气器用压缩空气调试时，工程管理人员发现原设计的曝气器塑料件连接因强度不够，部分曝气器从连接件上脱落。为此，通过视频会议系统，将出现的问题与远在美国的专家在视频会议上进行交流，确定了改进方案，打破了时间和地域限制，使问题得到及时解决，加快了工程进度。
4. 远程培训提水平
随着A公司经营业务种类的不断增加，业务规模的不断扩大，员工数量的逐年递增，项目部也愈发分散，工作时间也更加灵活，这种情况下，A公司通过远程培训RT(Remote Training)系统来提高公司全体员工的技术和管理水平，使全国各地项目部的员工边学习、边工作。通过远程培训的方式来实现公司员工的全员学习，大大降低了培训成本，提高了培训效率，提升了员工技术和管理水平。
OA云效果
OA云经过几年的运行，基本实现了A公司企业管理资源共享化、信息传递及时化、项目管理网络化、工程实施动态化、解决问题实时化。
1. 降低投资风险
OA云是以网络化租赁方式租用系统程序和基础硬件的信息技术服务，避免了采购、建设及升级信息化固定设施投入及大型程序开发这些棘手问题，用较低的成本把OA系统搬上“云”端，不用花费大笔开销在企业内部搭建复杂的信息化架构，降低一次性投入成本。租赁和运行费用依据软件的功能模块使用量、计算周期、存储空间等计算，按年支付。且系统由运营商来维护，为企业节省了各种管理成本的支出，降低了基础设施的投资风险。
2. 节省开发时间
传统信息化系统的开发需要搭建计算机网络、数据存储、安全管理、系统软件、应用软件等软硬件平台，耗费大量人力和财力，系统开发的周期较长。OA云为模块化、标准化结构，云计算服务提供商根据企业的管理模式和经营策略，使用成熟、先进的软件开发工具和标准化模块进行应用系统开发，并随着用户业务的发展非常容易地进行系统扩展和升级，节省了开发时间，缩短了上线周期。
3. 提升信息化水平
过去只有大型企业才有实力配置先进的IT基础设施、平台及软件，在云计算面前人人平等。OA云使用了强大高效的计算机，应用了先进的IT技术，作为企业和工程管理的工作载体，对企业和工程管理业务流程、行为标准和管控措施进行了信息化管理功能的植入，以信息化管理规范工程管理行为，用云数据中心存储工程管理信息，使公司享受了先进的IT技术和标准的信息管理模式，大大提升了企业信息化水平和竞争力。
4. 打破时域界限
OA云将企业和工程管理的数据、文档等信息资源都存储在云数据中心，公司总部和各项目部的用户在任何时间、任何地点都可以登录到OA云中完成自己的日常工作，而不再局限于时间和地域的限制，使工程管理工作的时效、地域、层次和作用得到了提升。OA云对各项目的实施起到了“千里眼、顺风耳”的作用，大大提高了工作效率。
OA云思考
基于云计算技术的OA系统是工程管理企业在当前和未来信息化建设中极具竞争力的解决方案。但企业应用云计算技术构建OA系统时，也应注意以下问题：
1. 科学规划
OA云建设首先要根据企业发展战略与管理水平来科学规划、理性建设。OA云规划包括对现有业务流程与企业管理的分析、企业管理和经营业务流程的整合、重组、梳理、优化等，使其适应OA云的需要，提升信息化战略管理水平；其次要加强OA云建设的领导力。
2. 信息安全
对于构建OA云的企业来说，最担心的是企业机密信息的泄露和云计算服务提供商的诚信度。企业在构建OA云时，对企业的核心机密信息，可以暂不上“云”端，在企业内部局域网内运行。
3. 管理模式的转型
基于云计算技术的OA系统是将人、数据和应用紧密集合起来，企业原有的管理模式在OA云实施时可能会受到一些影响和发生变化，网络的、虚拟的和柔性的管理模式在云计算时代将更具效率，企业要逐步适应这种变化。
4. 与原系统的融合
部分企业在应用云计算技术之前，已经开发了一些信息化系统，OA云构建后，要注意与原有系统的链接和融合。在数据挖掘、信息共享、消除信息孤岛、接口技术等方面也有一些工作要做，这样才能使原有系统得到充分的利用和信息共享。
IT技术的迅速发展推动了企业信息化进步，云计算技术的蓬勃兴起，为工程管理企业提供了一种灵活、动态、远程、实时的“云”端上的办公自动化（OA）系统。A公司以云计算技术为基础，以企业管理、项目管理、视频会议、远程培训为需求，结合公司的实际情况和工程管理程序，构建了OA云，探索出一条企业信息化建设和发展的新途经。■
主要参考文献
[1] 孔令夷.企业信息化的模式演进[J].企业管理,2014(9).
[2] 张洋,王幼民.基于大数据和云计算的精准建造质量检测综合监管系统架构与运用[J].工程质量,2014(11).
[3] 雷万云.“云”意味着什么[J].企业管理, 2011(3).
作者单位 安徽万纬工程管理有限责任公司
|
京ICP备12008127
