文/唐果
关键词：ERP 上线实施 企业信息化
目前，企业在ERP建设方面还存在很多误区，误导企业信息化的需求分析和实施步骤等。ERP在上线阶段主要存在实施计划不周全，与实际业务脱节，过于理论化，制定计划者没有考虑系统本身的性能及公司业务的实际情况，不具有实际操作性等问题。另外，很多人认为上线就是成功，而上线并不等于项目实施成功。从直接经济效益上来看，成功实施ERP系统的成效应该是增加销售收入、节约企业成本。ERP上线成功的标志只能是以实现企业预期目标为准。走通流程只有20%成功，做到人人在用，也就是所谓上线成功的60%，只有学会用系统提供的信息进行正确决策、改革不合理的流程，提升效益，才算做到100%成功。
壹 人员培训
培训工作贯穿在项目实施的全过程中，上线前的培训工作尤为重要。培训不仅仅是一次知识转移的过程，更重要的是转变观念的过程。通过培训，使企业中原来持有观望和反对态度的群体转变为积极支持的群体。
在培训内容方面，不同层次的人员培训内容有重点区别：
对于企业高中层经理人员，应侧重在供应链管理和ERP系统的原理和管理思想上，应在培训中交代清楚项目实施中必须关注的问题。在系统上线后，要向高中层经理人员讲解其所关注领域的操作方法，个别人员若有兴趣了解ERP产品的具体功能和操作，也可参加实施人员和业务人员的培训，了解业务操作细节情况。
对于项目实施小组成员，不仅要了解高中层经理人员的培训内容，而且要对ERP产品功能和操作非常熟悉，尤其重要的是要帮助别人利用ERP系统解决企业的实际问题，不仅要听明白，而且要用明白、讲明白。
对于部门业务人员，基本上和项目实施小组人员的培训内容相同，每位成员不但对涉及本小组业务的内容要精通，而且对相关业务也必须全面了解。只有从业务流程来理解ERP系统，才能理解一个部门的业务在全局中的位置，才能理解每个员工自身工作同上下游流程及业务部门之间的关系。
对于系统管理员，系统和硬件的配置和维护是主要内容，有二次开发任务时，还要培训有关开发平台和编程技术，数据库技术等内容。
培训工作时要注意以下问题：
1. 培养企业自己的教员
企业一定要培养自己的教员，这是ERP系统能否在企业扎根的重要条件。如果企业内部有一批员工能够“讲明白”ERP的道理，并且能够“教会”普通员工使用ERP系统，ERP才能在企业普及并深入人心。在培训工作上，同ERP厂商建立长期合作关系是必要的，但是企业一定要有主体意识。重视培养自己的教员队伍，即使个别员工离职，也不至于影响大局。
2. 技术和管理并重
企业在培训过程中，不仅要注意软件程序或指令该如何应用，更要重视如何正确地使用系统所提供的信息来改进管理工作。关键是在深入理解的基础上进行深度应用，不仅要懂操作，而且要解决问题。
3. 联系企业实际
每个企业的情况不同、问题不同，因此培训时讲解的重点也应有所不同。最好是由企业自己的教员来讲解。还要根据企业的具体情况和实际案例，编制企业员工容易理解的教材和投影片，以便员工在职务变化时，保持教学工作的延续性。教材和投影片都要随着培训的深入进行定期补充修订。
4. 既知局部，又知全局
企业里常见的误区是每个业务部门只培训这个部门所使用的子系统，在进行其他业务系统培训时，这个业务部门的员工不参与。众所周知，ERP是一种覆盖核心业务全流程的信息集成系统，是一种系统工程，任何一个部门的工作都会同其它部门发生关系，数据流程也同样有“先导”和“后续”的关系，一个部门所处理的数量是由其它部门处理后输入的，如果不明白其他部门是如何输入，按什么原则处理，就很难判断输入的数据是否是本部门真正需要的数据。同理，如果不了解下游业务对信息的需求，就很难提供下游业务真正满意的数据，也谈不上改进。因此，在培训过程中，一定要从系统工程的角度来进行培训，也就是从信息集成的角度理解业务部门之间“相互依存，相互作用”的关系，只有了解全局、顾全大局，才能做到协同。
5. 注重温故和考核
学习一门新知识，需要通过实践反复练习。每个员工对新事物的接受能力都是有差别的，培训不可能“一次成功”，需要重复和反复，在整个ERP系统实施过程中，培训工作要持续不断地进行。每次培训后，要注意考察学员的接受程度，对于理念知识，可以在课后提出一些思考题，课后限期交卷；对于操作知识，可以将学员应该掌握的内容列一个清单，对学员逐一进行考核，记录考核结果并向项目组高层反馈；还可以启发员工结合岗位工作深入思考，要求学员分析业务流程是否合理，针对所处理的每一项信息数据的作用和要求，就如何加快响应速度等提出建议。
6. 培训合作伙伴
在企业实施ERP系统之后，还有必要向合作伙伴介绍ERP原理，本公司的业务流程，特别对开通了供应商门户系统的企业，更应详细向供应商介绍门户系统与内部ERP系统之间的关联点，上下游部门之间的关系等内容。只有让企业的供方和需方都明了企业在信息化管理上的动作情况，才有利于向企业的上下游推广信息化，实现真正的供应链管理和协同商务。
贰 数据准备
数据准备是一项涉及各项业务的任务。有物料编码、安全库存、采购提前期等因人而异、极不规范的数据，有工作中心、单据类型等手工管理中从来没有使用过的数据。有不少数据或参数是需要由几个部门的人员共同研究确定的。
数据信息是企业的重要资源财富，不仅要重视数据质量，维护其准确性和真实性，而且要注意信息安全，严防丢失、损坏，设置访问和维护权限。数据的准确、及时和完整是实施ERP系统的重要成功因素之一。软件的功能再强大，也难以分辨数据的真伪，最多只能做一些逻辑判断。数据的准确合理性不是在录入数据时就能完全做到的，要在实施和应用的过程中，不断运用工业工程学的原理，如工作分析、物流与设施布置、激励机制等，对输入数据的合理性进行反复验证。
准备的数据主要分为静态数据和动态数据两大类。静态数据主要有物料清单、仓库和货位代码等。由于我们所处的客观环境总是在不断变化，因此，静态数据也要定期维护，保持其准确性和合理性。
动态数据主要是指生产经营活动中发生的数据，库存记录、完工报告等都不断地增减修订，一旦建立，就需要随时维护。运行物料需求计划必须知道物料的可用量和可用时间，也就是可以参与计算的数量。各种物料按照定置管理的要求必须有存放地点，所有物料的入库、生产作业的领料、出厂产品的提货，都需要有具体的仓库和货位信息。
对于各种数据信息，部分要经过分析加工后才能确定，准备规范化的数据会有很大的工作量，但是，这些规范化的数据准备工作对一个管理信息系统是绝对必要的。
叁 模拟运行
在培训和基础数据准备后，必须录入企业实际产品的数据和各种业务参数，带着实际问题进行几个阶段的模拟运行，只有对大部分可能出现的问题妥善处理后，才能在企业内全面铺开。
1.原型测试
实施小组用数据准备阶段的企业实际数据，对ERP软件作一次全面测试。比如BOM可以用一个简化的产品结构，以较小量的物料来测试，数据量小，但又必须覆盖ERP的全部流程，能够全面反映企业要用ERP系统解决的主要问题。原型测试必须是各个子系统同时进行，是一次全面的系统测试，把各个子系统单独运行不能看出各项业务之间“相互依存，相互作用”的关系。通过原型测试，实施小组成员可以深入理解ERP产品的机理，列出现行管理流程同软件系统流程之间的差异，经过分析确定下一步的解决方案。主要解决方案有：采用变通办法，改革现有流程；二次开发，修改程序以适应管理方法。通过原型测试，能加深对软件各项功能的理解，从信息集成的角度弄清各个参数之间的关系及相互影响，以便找出问题所在。
2.实战性模拟运行
在原型测试之后，如果软件原型有些功能还不能满足管理的需求，那么就要进行必要的客户化或二次开发的工作。实战性模拟运行需要把更全面的经营管理实际数据输入到系统中去，进一步验证是否符合管理需求；检查数据是否准确合理，各类参数是否设置正确。模拟运行选择的代表产品必须有实用意义，便于切换。
实战性模拟运行仍应是全系统的模拟，涉及各有关职能部门。模拟的结果要向各业务部门演示。要经领导小组审查，判断是否具备转入实际应用的条件。
3.并行运行与系统切换
并行运行为一种切换前的预演，是切换前最后一次总排练。员工对新系统不熟悉、不放心，一下子不敢把原有的手工管理全部扔掉，所以是一段新老系统并行工作的过程。但并行运行有很多问题，比如运行结果不一致时，需要深入分析，每项业务要做两次，增加了工作量。所以，如果需要并行运行，并行时间不宜太长。如果实战性模拟已经得到高层管理人员的批准，并得到各个部门管理人员的一致认可，而且实战性模拟运行工作扎实，就没有必要经历这个并行运行阶段。
不论是哪个模拟阶段，都要事先拟出模拟提纲，记录模拟过程和结果，寻求正确的运行方法。模拟的结果，必须得到各个业务部门主管的认可。总之，要建立模拟运行的档案，作为项目管理的阶段成果，供下一步改进工作的依据。
肆 系统切换
在企业的全流程中，每一项业务都是其中的一个子系统，它们之间的关系是相互依存、相互作用的，而不是以谁为核心。不少企业由于受管理基础和人力资源的限制，希望能够按子系统逐个实施，这样不能体现信息集成的优势。比如计划和订单模块上线了，价格模块却迟迟不在系统中使用，引发合同只能系统外执行的状况，发票模块即使上线了，也需要手工录入价格，业务上的脱节，给工作造成很大的被动。ERP是一个高度集成的系统，按“模块”实施不利于完整的模拟运行，不利于说明各个业务之间信息的相互集成关系，有了问题也不容易及时发现并解决。若将问题放到以后，必然会引起不少修改返工。
因此，各个子系统最好一起运行，才有可能见到信息集成带来的效益。如果要分步实施，也是指先上几个有关联的车间、仓库及几个系统的产品，取得经验后再逐步推广，而不要割断业务流程。■
主要参考文献
[1]蔺华,赵珊. ERP实训教程-供财链实施.电子工业出版社,2011.
[2]陈启申.ERP——从内部集成起步.电子工业出版社,2013.
作者单位 南车株洲电力机车有限公司
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