■ 文/陈志
某集团是大型国有商贸流通集团,下辖9个板块及三个中心，直接和间接控股若干家上市公司，经营网点以上海为中心，辐射全国25个省、自治区和直辖市。
随着集团业务迅猛发展，管理层也越来越意识到集团风险管控的重要性。集团从合同信息化管理项目入手，以法律风险的管控为主，兼顾其他风险管控，将项目一期目标定为初步建立起集团合同风险管控体系。
壹 合同信息化管理项目的内容
项目由集团法务部主导，从法律风险管理的重要性和紧急性出发，在项目一期优先建设合同管理、诉讼管理等业务的信息化管理，初步形成法律风险管理库，并着手编制法律风险管理手册，在法律风险实际操作层面为各部门及下级公司提供审核指引。 1.集团合同管理信息化
在合同管理流程上有两个层次，一个层次是集团本部层面上，力争实现集团公司（本部）合同从起草、审批、签订、履行、归档全过程信息化管理，结合集团公司的实际情况，涉及合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止、索赔等流程，开发包括供应商管理、合同基本信息管理、合同签约管理、合同履行进程管理、合同变更终止管理、合同索赔管理等模块。专设法律审核及风险预警提示功能，以及合同数据统计、分析功能。该层次系统的使用范围为集团本部。另一个层次是实现集团总部与集团成员企业之间会签审核合同的起草、审批、签订、履行、归档全过程信息化管理。依据集团管理制度，将集团成员企业的合同上报、集团总部职能部门会签流程，纳入信息化管理。以会签的重大项目为管理重点，达到一定标准的合同进行会签审核，未达到标准的合同则在系统中备案。该层次系统的使用范围为集团本部以及集团成员企业。 2.合同的法律风险管控信息化
实现对集团急需解决的租赁类、股权类合同进行课题研究，将研究成果转化为风险库嵌入系统。将风险库内容在合同起草、法律审核、履约监管、变更、监管等环节中体现出来，从法律风险点信息化管控入手，探索法律风险事前、事中、事后的全面信息化管理。 专门建立供应商黑名单模块，实现合同缔约主体的法律风险控制。通过系统设定相关数据，将供应商自动纳入黑名单。使得进入黑名单的供应商信息在集团内部企业实现共享，起到缔约主体风险控制的作用。同时，通过后台将相关案例推至前台，设置相关案例查询，将历史经验教训融入流程、融入管理。 3.集团案件管理信息化
目前，集团法务部仍采取每月定期向集团成员企业收取表格，录入台账的办法进行全集团案件的跟踪及分析。存在重复录入、收集信息不完整、不准确、不及时等问题。拟通过信息化管理的手段，规范集团成员企业向集团上报诉讼案件的发生、执行；实现集团总部对重大案件总体情况的动态跟踪；对集团发生的所有案件总数、涉案金额、结案总数、挽回损失金额、诉讼成本等数据实现统计与分析功能。建立案件管理个人工作平台，实现案件处理的提示、相关法律法规查询、案件进程跟进等，为个人工作提供有利的知识支撑及工具支撑。案件管理信息化涉及的系统使用范围为集团法务部、集团所属9个二级公司（事业部）及3个中心的法务部或法务职能管理部门。
贰 合同信息化管理项目实施阶段
1.确定系统开发供应商阶段
在这个阶段，项目部共同观看并听取了入围合同管理信息系统供应商的演示及陈述，并对所有供应商提供的演示进行了综合评议，并确定系统开发商（软件公司）。 2.系统开发阶段及需求调研
在这个阶段，对集团各部室，集团成员公司进行系统调研，初步确定需求。根据需求，建立起系统原型，进行需求确认。确立起系统总体的框架、系统的硬件软件需求等，对用户需求进行细化。通过对系统原型进行反复梳理与论证后，确定需求规格确认书，由软件公司进行技术深化。 3.技术深化及课题调研阶段
在这个阶段，一方面，由软件公司技术人员进一步细化系统需求。另一方面，由软件公司及集团法务部组成课题调研团队，对本次系统重点课题即租赁合同、股权合同进行全面的风险排查。对全集团公司的合同范本进行收集、整理，通过问卷调查、专家访谈、召开研讨会等方式，对两类合同进行全面、细致地风险排查，对法律风险进行系统全面地评估。梳理出法律风险点，将法律风险点进行量化，以形成法律风险库，从而最终嵌入系统。 4.调试、运行阶段
该阶段主要的工作是先确立起一至两个单位进行系统人员培训，将合同进入系统进行试运行，排查系统问题，进一步调整需求。待系统基本稳定后，正式进行运行。
叁 合同信息化管理项目的特点
1.信息系统的灵活性
一般来说，信息系统会比较“死”。而本项目中，由于集团业态众多，业务特点多样，导致合同很难适用标准范本，这就对传统的系统模式提出挑战。系统不能像普通的系统一样，固定合同要素，需要利用系统灵活性来添加或删减合同的条款，并可以根据合同性质的不同，变更相应的合同要素以供系统后台进行数据分析。笔者曾经有过外贸系统合同管理信息化的经验，这类信息化系统合同的条款相对简单，可以固定合同范本，业务人员只需对合同数量、金额等进行填写，合同文本不能修改，法务管理机构以这种方式锁定合同文本风险。而在该项目中，由于下属成员企业业态众多，一般情况下，固定的合同范本不能满足各业态、各业务形态的不同需要。比如，同样是买卖合同，卖场的买卖合同与商场的买卖合同就不能使用同一范本；而租赁合同，商业房地产租赁与普通办公用房租赁范本也无法统一适用。这就需要系统有较大的灵活性，以便处理不同的合同范本。另外，由于数据分析的需要，还需要固定相应的数据，以作为分析数据使用。 2.法律风险点的多样性
由于集团各类业态不同，法律风险点体现出多样性的特点。与合同范本相同，风险点也由于集团企业业态众多，较难提炼出单一的、通用的风险点对集团所有的成员企业适用。即使是同一类型的合同，由于业态的不同，风险点也有很大的不同。比如，同是租赁合同，在商业房地产领域与普通办公场租赁领域，风险点就有很大的不同。这就需要对各类风险点进行梳理，需要建立起强大的风险库，与业态的类型、业务的相关环节进行关联，在不同的业态及业务环节情形下，显示出相应的风险点。 3.由职能部门发起
对于全面企业风险管控体系的建设，一般有两种方式：一种是由上而下，即由最高领导人发起，各部门参与协同。另一种是由职能部门发起，对分管的部分进行条块建设，待时机成熟后，进行整合。该项目采用的是后一种方式。集团的诉讼案件归口法务部管理，因此，在系统中专设诉讼管理模块进行管理。但由于合同具有特殊性，集团的重大项目的合同往往涉及各职能部门的协同，因此在本项目中，法务部作为会签的发起部门，合同管理模块应涵盖合同所涉分管职能部门。■ 作者单位 百联集团有限公司 |
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