■ 文/肖利华

    每个人都参加过很多大大小小、形形色色的会议，可是这些会议到底开得怎样？这些会议中真正有效的、能解决问题的、效率比较高的又有多少？我们先分析一下会议中常见的问题：
    中国式开会：有人曾调侃中国有些会是：人多的会议不重要，重要的会议人不多；解决小问题开大会，解决大问题开小会，解决重大问题不开会；上会的事不一定要真干，真干的事不一定要上会；会上发表的意见不要太当真，会下交换的意见一定要认真；开会的人基本不干事，干事的人基本不开会。
    会荒：常年不开会，这些人对会议的作用不够了解或曾深受“会灾”之害，对会议已经形成偏见，却不知会议本身其实是沟通信息、集思广益、解决问题、促进工作落实的一个非常重要而有效的工具和手段，“开会不是万能的，但不开会却是万万不能的”。
    会海：开会过多、过滥、彼得·德鲁克曾指出：一个企业的经理如果用超过25％的时间开会，就是一种“病态组织的表现”。
    拖沓：有的会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”。
    “陪绑”：有些为了“相互尊重”或“显示分量”，与会人数众多，无多大关系也叫过来，没有会议成本的意识。
    议题繁多：会议议题过多，讨论不深，都只能蜻蜓点水，一碰到大一点的或难一点的问题就推到“下次专题讨论”。
    会前、会下不沟通：会议从零开始，与会人员一头雾水，会议开始时要么花很多时间讲明背景、概念或者干脆就是鸡同鸭讲，没有共同言语。真正高效的会议都在会前、会下已经沟通基本达成共识了，开会只是统一意志形成决议。有些公司会议基本属于临时通知，相关人员也不可能做充分的准备，或者重要人员出差在外无法参加会议，这样的会议效果自然要大打折扣。
    会而不议：成为了领导“一言堂”，失去了会议的意义。
    议而不决，决而不议：会议只是讨论不形成决议，会前准备不充分，全是到位再凭嘴巴、凭记忆、凭感觉说，不准备主题相关的事实和数据，没有养成以事实和数据决策的习惯；或者真正决议的事情又不开会讨论而是私下决定了，这样的决策很快，但往往后悔或变更也很快。
决而不行：即使有会议决议，不落实到责任人，不落实执行。
    行而不果：即使执行，也没有跟踪，根本没有结果或效果；执行得好与不好都一个样，没有奖惩，久而久之，积极性被消磨殆尽。
    通过观察一个公司的会议制度、具体会议的准备、进行过程和会议决议的执行结果可以基本判断其管理水平。
    知道了会议可能出问题的地方，我们就可以有针对性地去预防和调整，尽量让会议更高效。而要会议高效，除避免上述常见问题外，须遵守以下十项原则：
1.会议要规划
    会议要有其召开的合理时间和频率，例会可参考古代“有本早奏，无事退朝”的原则，而且根据不同阶段的管理水平和目标，可调整例会的频率和时间长度；除了固定的例会外，还应有一些重大事项的专题会议，如果平时例会开得好，问题得到切实解决落实，例外的会议比例则会大幅下降。
2.准备要充分
    重大事项必须提前足够的时间思考和准备，并在会前广泛征求意见，有些不便于在会上公开发表的意见或担忧也在会前提前沟通和解决掉，总之要提前充分作好准备，最好能基本达成共识，这样才可能在会议上快速作出决策，提高会议效率。
3.主题要集中
    一次会议，最好只有一个主题，因为只有这样才能更好地集中相关人员，高效解决问题。综合性会议，主题最好也不要超过三个。议题越多，参加人员越多，“陪绑”的人越多，效率越低下。
4.人员要相关
    一是要“少而精”，即仅让与会议议题直接关联的单位参加，协办的单位不用派人陪绑；二是要“有效”，具体的议题让主要负责人员直接汇报，领导不要代为汇报，避免“一问三不知”的现象出现，更不要因为不了解实际情况而想当然地盲目决策；三是要有“决策权”，与会人员一定要有决策权，主管领导有事委派人参加，也要赋予相应的权利，否则就会因做不了主而造成议而不决。
5.流程要合理
    会议的流程关系到会议是否真正民主、有效。一是尽量不要由领导主持会议，而应该是会议议题发起单位或办公室主持；二是领导应该最后讲话，否则一开始基调一定，很多人就不敢发表自己的看法；三是会议发表意见时贯穿例外管理的原则，重复观点尽量少谈，尽量谈有建设性意见，且少发表主观意见观点而应以事实和数据支撑，出现跑题或刹不住车时要及时拉回来；四是繁简得当，有些问题简要介绍即可，重大问题讨论要充分，让相关尤其是一线部门充分发表意见，不能仓促决策；五是重大决策最好刻意安排反面意见，以便讨论更充分，防止意见一边倒；六是该议的时候要议，该决的时候要决，该举手的时候要举手，该签字的时候要签字，尽可能在会上形成决议而不要拖到会议结束了还没有结论。
6.时间要紧凑
    要事先规定会议时间，一般的会议不要超过一小时，较长的会议要分大阶段进行，每阶段发言人的时间要规划和控制好，主持人要把握好会议节奏。对较长的会议要安排中场休息，否则开会时间开长了，与会者注意力也不容易集中。
7.决议要及时
    会议的记录一定要规范、完整，从会议主题、与会人员/缺席人员、发言、讨论记录到会议决议、表决情况等都要进行详细记录，可采用专用记录格式、卡片，做到规范、准确、可查，避免事后不认账。会议结束后，应尽快下发会议决议。会议决议不同于会议简单的流水帐记录，需要做一定的整理、调整和提升，因为会议临时讲的可能不全面或有遗漏。会议决议正式签发之前最好安排几个人交叉检查，决策人签发后最好给与会及决议相关人员签名确认。
8.手段要先进
    建议应用PPT，要求简明扼要、重点突出、逻辑清晰，图表结合。另外，电话会议、视频会议可大幅节省交通、住宿等费用和时间成本，大大提高沟通的效率。会议决议发放、跟踪等也可通过Email、OA、IM（包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、RTX等）等多种工具和手段来宣导、提醒和落实。
9.执行要检查
    会议决策情况的跟踪检查，尤其是关键节点的把握，最好能培养主动、及时汇报的职场习惯，最好能有配套的培训来进一步强化执行力。
10.结果要奖惩
    大多数人不会做你期望的事，只会做你检查和奖惩的事。如果做与不做一个样、做好与做坏一个样，就会出现混日子、多一事不如少一事、多做多错少做少错、不求有功但求无过的局面和氛围。对不能及时、较好完成任务的予以帮扶、培训、批评，仍不行的须调岗或淘汰；对主动、积极、按时、高质量完成任务的则予以表扬、奖励或晋升等，让大家清楚地知道什么样的行为会受到奖惩，从而改变行为习惯。■

作者单位 清华大学