■ 文/陈 康

    企业里的工作任务一般都是采用文件安排或口头布置等手工处理方式，经常出现工作任务不明确和考核管理不到位的情况，有时为了一项或多项工作任务在各个部门与领导者之间奔波，造成工作任务落实难、督办难和考核难等问题，影响工作的进度和质量。如何找到一种操作简单又科学公正的工作任务考核管理办法与工具，是每一位管理者都必须面临的课题。笔者经过深入的研究和实践，找到了利用OA系统解决工作任务考核难的办法。

壹 考核的具体方法和步骤
    充分利用OA系统中公文处理的原理，来解决工作任务考核难的问题。
1.制定工作任务考核管理办法
    工作任务考核管理办法是整个工作任务考核的核心和基础，让“事和人”能遵循一定的规则执行。在OA系统中操作和管理工作任务是执行工作任务考核管理办法的工具。因此，必须制定相应的管理办法并明确工作任务的主要内容、考核部门、被考核人、考核标准、考核管理程序和考核结果的奖惩规定等。同时依据管理流程的设计规定制定工作任务考核管理流程图和工作标准，工作任务考核管理办法可以清晰地得到落实和贯彻。从而将工作任务考核管理办法制度化、标准化和科学化，所有的工作流程和操作过程均在OA系统中有序地进行。
2.合理设计和制作工作任务考核表单
    OA系统中的公文表单可根据用户的需求自行设计，并在OA系统中设定流程，用户则根据流程的先后顺序进行操作。因此可比照公文表单的方式在OA系统中制作《工作任务考核管理表》（以下简称“考核表”），具体格式如下：
3.科学设计和制作工作任务考核流程
    在OA系统的后台中将考核表里的有关内容按照工作任务考核管理办法中规定的要求制作工作流程（由OA系统操作员执行），实现一项或多项工作任务考核的具体流程如下表：
4.严格执行工作任务考核流程和工作标准
    （1）每次工作会议形成会议纪要和文件后，或领导对某项工作有特别要求的，由考核部门（办公室或综合部）制作考核表，写明工作内容、时间要求、工作责任部门和责任人，通过OA系统及时向工作责任部门的责任人送达。
    （2）工作任务责任人按照工作标准、时间要求去执行和落实，在考核表中填写工作任务具体进展执行情况和结果，及时或次月3日前向考核部门送达。
    （3）考核部门、主管领导和主要领导分别对送达的一项或多项工作任务进行检查，对执行情况和结果综合评价并及时反馈给工作任务责任人。如工作任务责任人对工作任务考核结果有异议（主要是对认定未完成的工作事项），还可以再次提交给主管或主要领导重新审核，以确保每项工作任务考核结果的公正性。
    （4）每月上旬，考核部门对每个工作任务责任人的考核结果进行统计和检查，并以文件的形式通报月度工作任务考核结果和奖惩决定。对未按照文件规定或领导要求的时间和工作标准完成的，每一项扣个人绩效工资的1%，并作为个人月度和年度绩效考核的主要依据。
    上述工作均在OA系统中完成, 实现无纸化和电子化工作任务考核。

贰 考核的实践和效果
    实践证明，把OA系统应用于工作任务考核，成效很明显。两年来，考核部门共发出工作任务考核管理表246份，工作任务328项，共完成工作任务320项，因客观或主观原因推迟或未完成的工作任务8项,工作任务按时完成率达到97.6%，发布月度工作任务考核结果通报26次，工作质量和效率都得到了提高，减少了工作差错。具体表现在：
1.工作任务布置及时到位
    每次会议决定事项和领导工作要求都是通过OA系统在计算机上制作考核表及时向工作任务责任人安排送达。领导和有关管理部门可通过计算机与网络随时随地都能掌握所安排工作任务的进展执行情况和结果。如有一次单位年度职代会后，笔者将总经理在会上的行政工作报告中所布置的年度工作任务细化为26项，根据部门的职责范围再落实到有关责任部门和责任人，并将工作任务制作成考核表通过OA系统送达到工作责任人，每月有工作跟踪情况，每月有工作进展报告，年终有工作任务考核。这一年，工作任务责任人能主动和创造性地开展工作，领导满意，单位工作面貌焕然一新。
2.工作任务具体和明确
    每项工作任务都有具体的工作责任人、工作内容和时间要求，便于执行。有两个或以上责任部门的，明确工作责任的主办部门和协办部门以及责任人。如工作任务没有办完，每天都会在工作任务责任人的电脑桌面上显示“待办事项”。避免了过去由于工作责任和部门不明确而造成的遗忘或互相推诿现象。
3.提高了工作自觉性
    过去是领导督促员工工作，现在是员工自己想要干好工作，在规定的时间按要求去主动提前完成工作。考核规定，没有按时或按工作标准完成工作任务的，扣个人绩效工资的1%，工作考核落在了实处。虽然扣罚不多，但每个人都顾面子，从而收到了意想不到的效果。
4.工作任务考核操作简单
    由于是在一个较为成熟的OA软件系统和网络中进行操作，每一个人都非常熟悉和容易学会掌握，特别是现在计算机与网络技术越来越先进，每一个工作步骤都便捷、简单和灵活。
5.个人全年工作考核有基础
    过去个人年终考核凭印象或随意评价评分，现在每个月都有工作任务完成考核结果通报和个人工作任务考核管理表单，每一个工作任务责任人的工作过程和结果痕迹都能记录下来，比较容易全面评价和考核员工的绩效，并且客观公正。

叁 考核的拓展和延伸
    如何扩大利用OA系统解决工作任务考核难的成果，可以在以下几方面进行尝试：
1.工作任务考核从考核少数人发展到全员参与
    比照工作任务考核管理办法制定《管理部门和管理人员填写月度工作任务完成情况报告表办法》，此办法主要针对各管理部门和一般管理人员完成工作任务的情况，按照同样的原理和方式，在OA系统中设计考核表单和流程。工作任务考核从针对少数部门负责人，扩大到每个管理部门和全体管理人员。每个人都有工作任务，每个人都参与工作任务考核。
2.工作任务考核从机关延伸到生产一线
    按照同样的原理和方法，考核生产一线管理人员和骨干人员。因网络没有距离，对远离上级机关的部门和人员采用此方法，考核管理所安排工作的执行情况，效果更好。
3.工作任务考核从单一性发展到多元性
    同样利用OA系统原理，在企业资金审批、合同审批、业务接待审批、生产、建设日报、周报和月报等新的应用方面都取得了理想效果，提高了企业管理水平，防范了资金管理风险。特别是中小企业一旦应用好OA系统便可轻易获得大公司的管理方式，大幅度提高企业的竞争力和效率。■

作者单位 广东珠三角城际轨道交通有限公司