■ 文/陈 光 米雪玉 张 林

    支撑着中国GDP“半壁江山”的中小企业，如今正备受煎熬。原材料上涨，市场需求不足，品牌与品牌之间竞争加剧等，不断压制着企业的生存空间，困境之中稍有不慎便会跌入万劫不复的深渊。订制型生产对中外企业的订单配置速度和配置的合理性有着极高的要求，只有在正确的时间节点做出正确的配置，才能使企业准确地对客户要求作出响应，才能合理地组织生产，控制库存水平。

壹 订单处理过程存在的问题
（一）订单中产品的配置不能与交货期联系
    中小企业的特点是生产规模较小，资金较为有限，以订制生产为主要生产模式。因此企业库存量大小会影响到企业流动资金的周转，企业都希望自己的库存量维持在较低的水平。在诸多影响企业库存量的因素中，产品的交货期是一个关键的因素。实际生产中，企业为了简化生产流程，一般采用按项目顺序配置，顺序生产的模式。但同一项目中的产品可能存在不同的交货期，若产品配置过程不与产品的交货期相联系而按项目顺序统一配置，会造成生产成品的交货日期与交货期无关联，使成品长期积压于库中，并会迟滞后续项目交货期较短的产品的生产时间节点。
（二）订单的产品配置过程缺乏信息化支持
    企业要想对订单中所需的部分原材料进行采购，需要工程和采购人员将采购计划细化到每个零部件，在此过程中，由于整个采购计划编制和滚动更新的工作量相当大，靠人工方式难免出现各种漏洞。目前这种项目管理方式，很难了解整个采购过程的进度，没有一个能使各类数据畅通的信息化平台支持，采购进度的实时状态信息很难获取。如合同出现变更时，不能及时查询所采购产品的进度情况，导致跟客户交流合同变更问题时处于被动地位，使订单利润得不到有效保证。

贰 快速订单处理业务流程
    订单处理所要达到的目标是：
    第一，明确合同信息。在项目中标后，对合同信息进行登记录入，对合同中的产品进行编号，同时按照产品编号进行产品详细配置清单的制定，为产品的后续实现环节如采购、生产等提供依据。
    第二，合理配置清单。能够依据产品的交货周期和供货周期对产品的配件进行敏捷配置，对于交货期短的产品，其所需配件优先进入采购流程，而对于交货期长的产品，其所需配件延迟进入采购流程，这样可以在不影响生产的情况下，最大限度地降低库存量。
    第三，保存历史数据。对历史项目信息的积累及管理，为企业的具体统计分析提供数据支持，为企业领导层决策提供参考依据。
    经过实际调研和理论分析，中小企业订单配置的过程有：合同管理、产品设计、基于交货期的产品快速配置管理、基于产品供货期的配件信息管理、BOM管理、生产计划管理。结合示范企业订单处理过程及项目管理的目标，订单处理业务流程模型如图1所示。

叁 基于并行机制和继承性的产品配置
（一）并行机制的产品配置
    要保证供应链的敏捷性，企业就不能有大量库存，这就要求产品配置要以交货周期为基础。在进行产品配置时，可结合企业平均的产品生产时间来确定配置的细节。根据调研示范企业从采购开始一直到成品入库，该过程平均时间不超过一个月，在产品配置时是以一个月为期限的。对于交货期少于一个月的产品，由于生产时间非常有限，所以要立即进入产品配置阶段。对于交货期大于一个月的产品，由于生产时间较为充裕，所以先判断该段时间内有无产品在进行生产，若有，则令待配置产品等待，延迟该产品的配置时间，直到交货周期接近一个月时再对该产品配置；若无，则令待配置产品进入产品配置阶段。产品配置主要是将所要生产的产品进行快速分解，生成具体的项目产品配件清单，该清单应注明所需配件的名称、数量、具体规格、供货周期等相关信息，最终要生成以产品编号作为标识的产品配置详细清单（BOM）。
（二）继承性的产品配置
    企业工程人员在对每个产品配置时，最终都要生成物料清单（BOM），清单中要详细描述每一种物料的规格、型号、数量等信息，这些信息会影响到后续的采购、生产、销售等一系列环节。要保证配置的准确无误，需要对物料清单反复检查，如果对每一种产品都重新设计，会消耗大量时间，这会导致整个订单处理的时间延长。
    在实际生产中，企业的各大类产品总体结构往往是相似的，只是存在某几个部件的差别，所以在工程人员进行产品配置时，对以往产品结构的总结和继承是非常重要的。继承性的配置指当出现某个待生产产品与以往已生产产品结构特点相似的情况时，工程人员对以前生产产品的配置稍加改动，就可以直接完成对待生产产品配置的方法。由于继承性的配置是对以前较为成熟和可靠的产品配置的重复性工作，这就省去了工程人员的设计、校验时间，大大提高产品配置的速度（如图2所示）。
    继承性的配置，每次对新产品（企业以前从未生产过的产品）配置的正确性要求很高，另外要有相关的数据库系统对以往产品配置信息的查询和修改进行支持。在对新产品进行配置时，由于本次配置信息会对以后该类产品的配置具有指导和继承意义，所以要保证正确性，即使消耗了一定的时间也是必要的，后续配置时间的减少完全能补偿这部分消耗。产品配置信息查询的速度要具备全面性、快速性和正确性。全面性是指要能够从生产过的所有产品中进行查找，不能遗漏；快速性是指查询速度要快，要在几秒钟内就能在上千种甚至是更多的已生产产品中找到本次配置需要的配置信息；正确性要有工程人员的细致工作来保证，全面性和快速性要有信息系统的支持。
    随着配置的产品越来越多，生成的数据也会大幅增加，如果不加甄别的把所有数据都保存下来，在继承时会延长查询时间，增加查找难度。在实际应用中，可将通用的、反复出现的配置的形式称为GBOM（General BOM），而特殊的、一次性的配置形式称为SBOM(Special BOM)。在GBOM中，配置完成后，还有重要参考价值，可令数据库对GBOM进行自动存储。在SBOM中的数据通常是用完之后就没有参考价值了，只会增加数据量。配置人员将SBOM配置好后，可通过一定操作使数据在数据库中并不存储。不存储SBOM的方法减少了大量冗余的数据，降低了维护工作的难度，提高了配置效率和设计效率。
    提高产品配置的继承性可以充分利用原有产品中先进、合理和成熟的结构与技术,充分利用原有的制造工艺、工装设备和生产装备，因而减少了产品设计和生产技术准备的工作量,缩短了产品开发和形成批量生产能力的周期，节约了资金，提高了产品设计可靠性和质量。

肆 信息化订单处理系统
    订单处理系统包括合同登记信息、产品技术要求记录、产品配置、应付款登记四大功能，通过这些功能可完成订单处理的基本流程，如图3所示。
（一）合同登记
    合同登记由市场部完成，市场部要依据项目中标情况，对合同详细信息（如合同金额、合同有效期、付款条件等）进行详细记录，同时建立合同及对应项目产品信息之间的映射关系。在合同登记过程中，要对客户信息进行实时的维护，对新客户信息要及时录入，对已变化的客户信息内容要进行修改，以便今后与客户保持联系，获得更多的订单。
（二）产品技术要求记录
    产品技术要求要实现对产品的设计和产品编号功能。在合同登记完毕之后，在系统的关联下，工程部人员自动获得该合同订单中详细产品信息，在与客户核对无误后，开始对订单中的产品进行整体设计，设计完毕后，在系统中填写该产品的相关技术要求和基本组成模块。在对合同中的产品设计完毕后，要将合同中的每个产品（配置完全一样的产品也要分开）进行编号，该编号将伴随产品在后续的流程中使用，在包括采购、加工计划、领料、装箱以及售后的过程中，都要以这个编号对产品进行查询和装配，是企业对一个产品进行管理的重要依据。在编号的同时，要注明该产品的交货期，以便产品配置功能得以使用。
（三）产品配置
    产品配置功能主要是完成对项目产品的所有配件生成清单，为采购部询价提供详细的配件信息并且为项目成本的估算提供依据。项目产品配置过程要在工程部完成。由于在产品技术要求记录中，已将产品的交货期注明，系统会自动判断交货期距当日日期是大于一个月还是小于一个月，若小于一个月则在产品配置界面中显示该产品信息，供工程人员配置。若大于一个月，则自动询问工程人员是否继续配置，不配置则进入等待状态，等到距交货期一个月时，系统再提示工程人员进行配置；若配置，则该产品信息进入配置界面。在此过程中，工程人员可随时对等待配置的产品进行查询，并可根据需要随时对这些产品进行配置。
    在具体配置时，要对每个产品进行详细的分解，即提供每种产品的详细配件组成及其配件名称、规格、数量、制造商、供货周期等具体信息，以便采购人员详细的采购和询价。配置完毕之后生成该种产品的最终物料清单（BOM）。在生成产品详细配置清单过程中，为了提高操作人员效率及配件生成的准确性，采用了继承性的产品快速查询和配置方法，并能根据客户具体要求从配件库中选择需要更换的配件，迅速生成产品配置清单。另外，许多项目中产品的配件是相似的，该功能也可以借助以往合同中的相似产品BOM作为当前产品配置清单的原型载入，载入之后操作人员可在此基础上再进行修改。同时，有些标书提供了产品配件的电子文档，在这种情况下，系统还可以通过Excel文件导入功能，将这些信息导入。系统也提供了配件逐个增加、删减及暂存功能，为操作人员更好地操作提供人性化界面，多种方式供操作人员操作。生成物料清单之后即可进入采购流程。
（四）应付款及发票管理
    应付款及发票管理是对合同执行付款及发票进行管理。该项功能要在财务部完成。通常在企业发货后，客户在支付货款时都不是一次付清而是采用分批次付款方式来支付，有的甚至是到年底一次性结清。财务部要实现对客户每次付款有详细的记录，根据合同签订的付款条件及最近需付款日期提示操作人员及时提醒客户，避免出现坏账的情况，同时对企业是否已开具发票进行登记备案。■

作者单位 河北联合大学建筑工程学院
本栏目编辑 程丹丹