■ 文/范卫华

    每个部门管理者都希望自己管理的部门基础数据完整有效、工作流程简洁有序、输入输出规范统一、员工行为素养职业化，如何才能实现呢？而管理者经常面临的问题是，新员工对公司管理制度、管理流程不熟悉，进入工作状态缓慢；老员工尽管对管理制度流程熟悉，但有时不够系统，有些出于“教会徒弟，饿死师父”保守思想，不愿将自己的工作积累显示出来；特别是出现岗位更替时，工作衔接经常出现“丢三落四”。导致部门员工各自吹拉弹唱，工作出现真空，没有形成合力，部门整体效率不高。根据笔者所在人力资源部门的实践经验，利用Office Groove软件，建立部门协同管理平台，能有效地解决部门内部的难题。

壹 管理平台构建准备
（一）明确部门管理目标
    部门管理需要经营、需要系统思考，以精益管理理念为指导，灵活运用精益工具和方法，如管理5S、管理目视化、工作目标分解，进行部门管理工作系统策划。建立一个统一的工作平台，确保部门管理、部门业务工作有序开展。明确平台架构、内容、动态管理，考虑工作关联、保密等要求，部门进行统一策划。达到以下目标：
    1.基础管理有序。通过管理平台的实施运作，部门基础管理得到全面提升。原来管理文件资料大都分散在个人电脑上，零星、散乱、重复、不全、文件质量不高，管用的文件找不到，没用的文件满天飞，通过规范以后改变原来混乱局面，基础管理变得井井有条。
    2.管理效率提高。通过公共平台的运用，部门的计划、管理、通知、要求一目了然，部门领导的管理计划要求，通过平台发布、跟踪、协调，各业务组长按计划予以落实。通过业务平台的运用，部门领导及时掌握各业务模块的业务文件数据，对文件数据审核；工作区成员之间可以依托历史文件、关联文件及时有效开展工作。部门工作计划性加强、目标感增强、扯皮问题减少、业务工作有成效。
    3.工作质量提高。部门管理平台通过规范文件夹名称及内容、文件目录、文件名称、文件格式、文件内容要求的评审，部门管理文件整体质量提升，相应对员工工作要求严格，工作质量相应提高。
    4.团队素质提高。通过管理平台的实施运作，部门员工整体业务素质提升。部门员工的思想认识、工作行为、工作结果、相互协作统一到部门管理平台上，没有完美的个人、只有完整的团队，不会因为某个人而影响团队的工作；部门员工通过管理平台的运用，可以提出改善提案，自觉维护提案管理，不断提高个人素质；部门领导可以提出业务论文课题，引导部门员工及时将关键业务工作总结提炼，形成论文发表。
（二）悟透groove功能
    Office Groove软件是一个协同办公软件，查groove的词义，至少有四个含义：1.用沟(或槽等)连接；2.使陷入常规；3.【俚】使人快乐; 4.称心的顶呱呱的东西。groove的以上四层含义，是两个过程、两种境界。将部门的各项工作用沟(或槽等)连接、使各流程连接顺畅，令人心情愉悦。把groove软件用好用活，严格坚持词义的两个过程，真正能达到词义的两种境界。
    1.具备协同办公功能。团队各成员可以根据需要在统一区域内同时开展文件编辑管理。
    2.可设置不同工作区。可根据需要进行设置，不同操作区不同的工作成员，消除了对于独立性和保密性的担忧。
    3.显示工作区成员的工作痕迹。可显示工作区活动信息、未读文件信息、工作区成员信息、文件编辑人信息等，能迅速获得工作区成员、文件操作可追溯信息。
    4.工作区工作讨论、信息接收发送、成员信息管理等功能。
（三）根据需要设置平台
    根据部门工作需要，分别设置部门公共平台和业务管理平台。根据部门管理、信息共享、统一行动需要设置公共平台；根据业务模块独立、局部协同需要设置业务管理平台（如图1）。

贰 部门管理平台打造
（一）公共平台
    1.整体策划。将部门管理、部门计划、部门培训、部门通知、改善提案、公用资料放在一个公共平台上。将涉及到部门所有员工的管理标准、工作计划、管理通知、公共资料、改善提案进行统一管理，自觉维护。部门所有员工都安装人力资源公共平台，部门公共管理、计划、通知、改善等按统一要求协同操作、信息共享（如图2）。
    2.部门计划。部门计划管理是公共平台上的重点，根据年度经营目标确定年度计划，将年度计划进行分解确定月度计划，对月度计划工作目标分解落实到涉及部门，予以跟踪协调，对目标完成的项目亮绿灯，目标未完成的亮红灯，目标有延误的亮黄灯（如图3）。
    3.改善提案。改善提案管理是部门精益管理的基础，是提升团队综合素质的平台，分为改善办法、提案管理、合理化建议、groove平台改善管理等部分。部门制定具体改善提案奖励办法，鼓励员工结合岗位工作提出改善提案。为提升有计划培养部门员工，提升综合业务素质，结合部门重点工作提出年度论文课题计划，明确责任人、提交时间，鼓励员工在完成岗位工作的同时，将工作予以总结提炼发表（如图4）。
（二）业务平台
    1.系统策划。将部门业务工作主要分为规划综合管理、招聘培训管理、薪酬绩效定额、员工信息管理、社保综合管理五大模块，每个模块进行细分，包括系统的管理办法、工作输入、工作输出。部门业务系统人员分别安装业务管理平台，由部门领导总体协调，分别形成工作区，同一工作区成员之间信息共享。各工作区业务管理模块相互独立、互不干涉，分别操作。
    2.业务管理平台。建立了规划综合管理平台、招聘培训管理平台、薪酬绩效定额平台、员工信息管理平台、社保综合管理平台。在每个业务管理平台上统一了文件夹、文件分类、文件名称、文件内容。如薪酬绩效定额平台分薪酬管理、福利管理、绩效管理、定额管理，薪酬管理下细分薪酬预算及实施、薪酬结构、对岗对薪、日常管理、总额管理、人工成本等文件夹。
    3.规范文件。对每个业务平台文件名称、格式、内容都进行规范。如员工信息管理平台上规范了员工基本信息管理四个文件名称：公司劳动合同管理台账、公司员工基本情况表、公司岗位定员现员表、人事变动信息台账；对每个文件的内容、字体、大小、布局等进行了严格的设定；对文件的编辑维护人员进行了严格的分工：劳动合同管理台账由招聘专员维护，人事变动信息台账由综合管理专员维护，公司岗位定员现员表由招聘培训主管维护。
    4.规范计划总结。在每个业务平台建立计划总结文件夹，每个工作区成员个人操作一个文件：员工月度业绩计划考核表—×××2011年，每人的年度、月度、每周计划和总结以及每天的工作日志都可以通过一个EXCEL表完成。员工月度业绩计划考核表是员工业绩考核管理的基本依据,对工作任务完成情况实行颜色管理，计划用黄色、完成用绿色、未完成用红色（如图5）。

叁 平台建立注意事项
    通过管理平台的运作，部门管理效果较为明显，但以下前提必须保证，才能确保平台管理可持续。
    1.统一思想认识。在管理平台上操作，是对传统工作习惯的挑战，需要部门所有员工统一工作行为、统一工作输出。部门领导需与员工进行充分沟通，让大家认识到现代化管理团队协作的优越性、重要性、必要性和艰巨性。领导要身体力行，老员工要带头表率，新员工要抓住机会，形成合力。一句话概括: 部门领导要重视, 员工思想要积极, 团队行动要持续。
    2.梳理数据基础。部门要求业务组对本组业务管理文件，建立业务管理文件树状结构，按照业务分块、管理办法、业务计划、工作实施、统计分析分类，规范文件夹、文件名称，形成业务管理平台文件结构树。根据文件结构树分年度全面系统梳理各人员文件。
    3.统一表单规范。对各业务组梳理的文件结构树和文件进行评审规范，剔除过程性文件，保留结果类文件；将确定需要的文件从名称、格式、内容、要求、编辑人、审核人进行固化；对管理上确实需要但未建立的，讨论建立相应的文件。
    4.持续分层维护。公共平台由部门领导亲自建立和监督运行维护，各成员操作。业务管理平台由业务组长或主管建立和监督运行维护，组内成员操作。平台上所有新添加文件必须提出改善建议，得到批准后方可操作。
    5.确保系统稳定。在公司内部网络畅通情况下，如果工作区文件太大或工作区有太多文件未阅读，通道往往会堵塞，因此要保持很好的工作区信息环境。文件首先要及时阅读处理；如果文件空间太大，尽量不要放到工作区；工作区文件要按时存档清理，尽量少占空间资源。■

作者单位 南京南车浦镇城轨车辆有限责任公司人力资源部
本栏目编辑 程丹丹