——以安钢三类物资需求计划汇总为例

■ 文/李 岩  支修建  武艳芳

    物资采购计划是企业进行物资采购和组织企业内部物资供应的依据，而物资需求计划的汇总则是企业物资采购计划管理的基础，其工作效率和工作质量直接影响到企业的日常生产。本文结合工作实际，以安钢三类物资需求计划汇总为例，探讨如何借助Excel提高工作效率和工作质量，展示了ExceL在三类物资需求计划汇总中的应用。

   安钢原三类物资需求汇总模式
    安钢三类物资采购流程为：每个月23～25日，近40个二级单位（包括安钢的所有主体生产厂和各个机关处室）将本单位下月物资需求计划上报到供应处三类物资科。三类物资科采购人员首先对需求计划进行汇总，然后根据库存量、储备量、市场价格走势等确定采购量，编制物资采购计划。
    三类物资包括土杂、五金、电料、管件、标准件等数千个品种，其特点是品种规格多、使用面广。二级单位每月上报共计上千种物资，将如此多的单位的数据录入计算机需要花费大量时间，而且容易出错。在这种模式下，三类物资需求计划汇总速度慢、时间长，直接影响三类物资采购计划的编制，三类物资供应的及时性无法得到保障。三类物资供应时间的延长，意味着各二级单位需求计划兑现时间延长，部分物资甚至不能在计划期内兑现，从而引发需求计划多次申报，管理十分混乱，甚至出现重复采购的情况，造成库存大量积压，库存资金占用不断升高的不利局面。

   用EXCEL进行快速准确汇总
    针对上述情况，有关人员从2008年10月起通过运用Excel设计基表、汇总表，对三类物资需求计划进行快速准确汇总，解决了实际问题。
1．采购人员设计统一的基表
    采购人员首先利用EXCEL表格将数千种常用物资按类别（土杂、五金、电料、管件、标准件）设计5个工作表：“安阳钢铁股份有限公司（××厂）   年   月三类物资需求计划表”(以下简称基表)。每个基表都有统一的格式。每个基表内容有“物资名称、规格型号、计量单位、单价、申请数量、总价、核定发给量、备注”等项。其中“物资名称、规格型号、计量单位、单价”由采购人员统一填写。“申请数量、总价(涂色处)”由各二级单位根据本单位实际需求填写。表格最下端是“补充”，二级单位如需申报基表里没有的其它物资，在”补充”下方涂色处填写。基表由采购人员统一下发给各二级单位，禁止二级单位对基表内容进行修改。以标准件为例，表格格式见表1。
2.各二级单位以基表为基础申报需求计划
    各二级单位在申报月需求计划时，首先在基表中找到所需物资那一行，在所需物资相对应的“申请数量”栏填写需求数量，然后在“总价”栏填写金额,总价=单价×申请数量。不需要的物资，“申请数量”、“总价”栏保持空白，不需要填写，但禁止删除该行。以2010年11月焦化厂标准件需求计划为例，格式填写如表2。
    在表2中，例如需要5千个4mm螺母，则在“螺母4mm”那行的“申请数量”栏填写“5”，11×5=55，对应的“总价”则填写“55”；不需要5mm螺母，则5mm螺母那行的“申请数量”、“总价”保持空白。依此类推，在所需物资的申请数量填写完毕后，在“合计”栏里利用EXCEL的求和函数SUM，将“总价”求和，即可得出2010年11月三类物资焦化厂标准件的需求金额。
    如需基表里没有的其它物资，则在表格下端的“补充”下方填写，写清楚“物资名称、规格型号、计量单位、申请数量”，禁止在“合计”上方插行填写。各二级单位基表填写完毕后,在标题栏那一行设置“自动筛选”,然后在“申请数量”那一列选择“非空白”，打印出与基表相对应的纸版需求计划，本单位领导审批后上报。
3．采购人员以基表为基础设计汇总表，编制物资采购计划
    各二级单位上报月需求计划时，纸版计划及其对应的基表（电子版）要一并交付。采购人员以基表为基础设计“安阳钢铁股份有限公司  年  月三类物资采购计划平衡表”（以下简称汇总表）。汇总表的物资顺序必须与基表里的物资顺序保持一致，因为汇总表里的需求数据是对二级单位基表里的“申请数量”进行相对应的“复制”、“粘贴”，如果不一致，则汇总的数据将没有任何意义。
    汇总表是在基表的标题栏里增加“各二级单位名称、库存量、储备量、需求总量、采购总量”等，其中“需求总量” 是所有二级单位该物资数量的总和，利用EXCEL的求和函数SUM设置公式；“库存量”是上月末实际库存；“储备量”是为了防止需求量或交货期不确定而对部分物资进行的安全储备；“库存量”和“储备量”为零的物资，其对应栏保持空白；“采购总量”则是对需求总量、库存量、储备量进行综合平衡后制定的实际采购量，采购总量=需求总量+储备量-库存量。表格格式见下页表3。
    在表3中，以2010年11月焦化厂标准件需求计划为例，采购人员首先将焦化厂基表（标准件）里的申请数量进行“复制”、然后在汇总表（标准件）里“焦化厂”那一列进行相对应的“粘贴”，粘贴时选择“保留数值”。依此类推，将所有二级单位基表里的“申请数量”进行相对应的“复制”、“粘贴”。 
    如二级单位有“补充”的其它物资，则在汇总表“补充”的下方依次粘贴，对同一品种规格的物资由人工进行汇总。待所有二级单位粘贴完毕，对各二级单位需求数量求和，得出“需求总量”，三类物资需求计划汇总即告完成。按照采购总量=需求总量+储备量-库存量进行计划平衡，最后完成物资采购计划的编制工作。

   按基表申报计划效果良好
    实行按基表申报计划两年来，效果良好，具体如下：
1．保证了物资供应及时性
    按基表申报计划，提高了三类物资需求计划汇总的工作效率，三类物资供应的及时性得到了有效保障。采用基表、汇总表管理三类物资需求计划后，三类物资需求计划汇总时间大幅缩短，由原来的5-7天缩短到1天,采购计划的编制实现了高效，工作效率大幅提高。三类物资供应的及时性得到了有力保障，杜绝了二级单位需求计划的重复申报，减少了三类物资的库存储备，降低了三类物资的资金占用。另一方面，采购人员真正从繁琐的日常工作中被解放出来，可以抽出更多的时间深入生产现场，了解三类物资实际使用情况、质量情况，切实掌握供应商供货情况，从而在采购上真正做到心中有数。
2．提高了需求数据准确性
    按基表申报计划，提高了三类物资需求计划汇总的工作质量,需求数据的准确性得到了很好的检验。汇总表里的需求数据是对基表里的“申请数量”进行 “复制”,然后对应的“粘贴”，需求数据的准确性得到了有效保证，避免了以前人工录入数据时可能出现的人为失误，工作质量得到了根本保证。采用基表、汇总表后，需求数据的准确率达到了100%，没有发生人为因素的汇总失误。
3.有利于二级单位控制采购预算资金
    现代企业普遍采用资金预算管理模式来控制自己的采购成本。三类物资品种规格多，资金预算工作十分浩繁。利用基表进行数值计算可以节省大量时间和人力，为实现物资管理现代化开创了有利条件。依据基表里的总价合计，各二级单位可以准确了解本单位下月三类物资需求资金，结合本单位下月预算资金，从而动态控制本单位的三类物资需求计划。通过此种方法，可以将采购资金压力有效向上游延伸。另一方面采购人员通过汇总表，可以清楚地知道各二级单位三类物资的需求资金及三类物资需求总资金，同时结合公司三类物资采购预算资金、市场价格走势等因素，确定合理的采购数量，从而编制较为合理的采购计划。
    通过基表、汇总表，可以真正对三类物资采购预算资金做到事前预测、事中控制、事后分析。另外当三类物资采购价格有变动时，采购人员根据最新采购价调整基表里的单价，各二级单位可以准确掌握三类物资的实际采购价格，从而保证各二级单位能够较为准确地预算本单位的三类物资需求资金。

    采用基表、汇总表缩短了三类物资需求计划的汇总时间，提高了工作效率及工作质量，避免了人为失误，是对三类物资需求计划快速汇总的有益探讨，可以促进对三类物资需求计划进行标准化管理。辅助材料具有一定的共性，例如品种规格多、使用面广等，因此将采用基表、汇总表这种物资需求计划管理模式推广到其它辅助材料需求计划的管理，有着较为广泛的应用前景。■

主要参考文献
许国，斯泉均.EXCEL在人事统计中的运用.办公自动化，2009（12）.
作者单位  安阳钢铁股份有限公司