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    企业信息化    
  数字化转型,顶层设计怎么做?(2024-4)  
企业管理杂志 发布时间:24-05-16        
   

 

文|潘智勇

 

关键词:数字化转型;数智化;顶层设计;企业架构;流程架构

 

  随着信息化普及和深入,企业会根据部门业务需求分别建立信息系统,不同管理职能由不同信息系统承载,系统分散孤立、功能交叉重叠,一项业务往往涉及多个系统,此时,迫切需要部门信息系统之间实现数据关联共享和流程对接。但这些系统分别由不同厂商在不同时期建设,业务过程衔接不顺畅,数据冗余、一致性差。为此,企业数字化转型的首要任务就是顶层设计规划。

 

顶层设计注意事项

 数字经济时代,企业信息化需要向数智化高级阶段迈进。为少(系统数量少)、快(速度快)、好(效果好)、省(投资省)地推进企业数字化转型,企业意识到顶层设计的重要性。顶层设计应该怎么做?包含哪些步骤?如何指导信息系统数智化转型?

  顶层设计的目的是合理规划信息系统、有序推进转型升级、减少交叉重复、避免信息孤岛。具体说来,顶层设计需解答三个重要问题。一是企业信息系统规划问题:应当建设哪些信息系统?各系统分别支撑哪些业务?哪些系统需要协同?二是企业业务数据的组成及流向问题:主要有哪些业务数据?各类数据分别由哪个系统产生、哪些系统使用?三是软硬件共享复用问题:哪些软件功能可以组件化共享复用?哪些基础设施可以平台化共享复用?

  此外,应处理好顶层设计与企业发展战略的关系。发展规划应当包含顶层设计,但大多数企业发展战略并没有包含完整的数字化转型顶层设计,只解决当前关心的一些问题,提出解决方案,确定目标,制订实施计划。

 

首要任务是梳理流程架构

  企业逐步由部门主导建立信息系统阶段进化到企业统筹信息系统建设阶段。近年来,掀起了企业数字化转型热潮,为更好统筹信息系统建设,许多大型企业引进企业架构方法论进行顶层设计,指导数字化转型。

  业务架构是企业架构的核心。企业架构(4A架构)包括业务架构(BA)、数据架构(DA)、应用架构(AA)、技术架构(TA)。其中,数据架构、应用架构、技术架构组成企业信息系统架构。业务架构定义公司的业务战略、业务能力、组织架构和业务流程等,是设计应用架构和数据架构的输入。应用架构明确了应用划分、应用组件构成,应用与业务能力、业务流程之间的关系,各应用间、应用内部各部件间的关系,应用部署模式。数据架构从跨部门应用的视角描述业务数据,包括公司全部数据资产的逻辑结构、物理分布、数据流向等。技术架构是支撑应用架构、数据架构落地实施的技术平台框架,包括所需的软硬件及其逻辑结构——各基础设施组件间的关系,以及组件与应用、数据的对应关系,也包括技术标准体系、安全保障体系等。数字化支撑和服务于企业战略及业务运营,企业战略、业务架构、信息系统架构构成相互关联的三层结构,上层驱动下层,下层支撑上层,业务架构是连接企业战略与信息系统架构的桥梁。

  流程架构承载业务架构。按照华为公司的业务架构模型,企业业务能力由业务流程承载,企业价值流通过业务流程实现。从业务架构设计的过程看,流程架构是业务架构的核心所在:一是基于公司业务和数字化转型战略,结构化分解业务架构设计需求及相关提升点。二是基于业务架构设计需求和提升点,梳理业务流程架构。流程架构是一个横向分类、纵向分层的立体结构(如图1所示)。其中,L1级描述公司业务领域;L2级描述业务领域所属业务能力;L3级描述业务流程(主干流程)L4级子流程(阶段流程、分支流程);L5级是描述子流程的业务活动视图,业务活动为单一业务目标驱动、一个人或系统完成的业务步骤组合;L6级是描述业务活动的业务步骤视图,业务步骤为一个人或系统完成的一次性行为。三是基于L3级流程,识别并描述跨L2级的业务流程。四是基于L3级流程,定义流程属性、输入、输出,描述支撑流程执行的工具(信息系统、工作模板等)、用户、绩效指标处置方案。五是基于L2L3级定义角色和职责。六是结合工作实际需要,深化L5L6级设计。

 

 

 

流程架构决定系统划分

  根据梳理好的流程架构划分系统,确定需要哪些系统,各系统能够实现哪些功能,产生哪些数据,哪些系统间需要交互。系统划分原则为:L2级的每个业务组对应一个应用系统,如果业务繁杂,也可以是L3级的一个流程对应一个应用系统。根据业务流程(L3-L6级内容)设计系统功能,大致原则为:L3级的每个流程对应系统的功能模块,L4级的每个流程对应一个功能组,L5级的每个业务活动对应一个功能项(审批流),L6级的每个步骤对应一个审批节点。根据业务流程(L3-L6级内容)设计业务数据,大致原则为:L2级的每个业务组对应一个数据业务域,L3级的每个流程对应一个数据主题域,L4级的每个流程对应一个业务对象,L5级的每个业务活动对应一个数据实体。深入分析就会发现,L3L4级中需要跨L2业务组调用的流程决定系统间的交互关系——业务流程衔接与数据共享关联。

 

以业务流程为中心推进系统建设

1.分类施策推进系统建设

  系统建设一般过程为:先梳理业务需求,包括梳理现状、优化流程;再制定解决方案,包括业务分析、功能和数据设计、技术路线和平台选型;最后开发实施部署,包括软件开发、功能配置、系统部署。但企业管理信息化经过几十年的发展,形成了不少产品化软件,固化了很多行业管理经验,企业可根据自身需要灵活配置选用,这极大简化了梳理业务需求、制定解决方案、开发实施部署等工作。当然,针对个性化较强的业务系统建设应分类施策。

  通用业务自上而下:产品化软件+个性化配置。通用业务是指大多数企业相同或相近的业务,如财务管理、人力资源管理、客户管理、供应商管理、资产管理等。梳理业务需求一般是参照管理软件固化的行业经验,适配企业管理要求,梳理出业务流程。系统建设简化为选择合适的产品化软件,进行功能配置、系统部署。

  个性业务自下而上:全定制开发。个性业务是指与大多数企业不同的业务,如财政专项实施管理、软科学研究管理等。梳理业务需求一般是先收集整理以往的管理文档,包括规章制度、填报表格、统计分析报表、往来电子邮件等;再根据收集的资料分析业务过程,结合外部企业经验,设计业务流程。系统建设则需要先进行业务分析、建立业务模型,再设计功能和数据、用户界面,然后搭建系统原型并获得认可,最后开发实施部署。

  企业核心业务流程大多是个性化设置,也是企业竞争力所在;管理支撑流程大多是通用的,80%以上的需求能用产品化软件解决的话,就不要用全定制开发。

2.从业务流程端到端视角梳理业务需求

  首先,梳理业务流程现状。参照流程架构,确定要实施数字化的业务事项:将业务领域(L1级,如采购与资产管理)划分为若干个业务职能(L2级,如采购管理、资产管理),各业务职能再细分为业务事项(L3级,如资产采购、服务采购),选定此次数字化的业务事项(如资产采购、货物与服务采购)。以端到端视角梳理每个事项的业务办理全过程:从需求提出到服务交付,涵盖线上、线下所有业务环节。业务过程可划分为若干业务阶段(L4级,子流程),每个业务阶段又细分为若干业务环节(L5级,业务活动、审批流)。大致原则为:业务领域对应职能部门;业务职责大致对应部门业务大类;业务事项根据管理记录字段或业务阶段是否显著不同划分,尽管有所差别,但构成合集、子集关系者也不必分割;业务阶段/环节根据业务状态是否不同划分,业务状态变更时,就可划分为不同业务阶段/环节。

其次,优化业务流程。在梳理现状的基础上,与相关部门协商优化业务过程、业务环节、业务规则、数据来源,实现全程线上化,力争数智化。可以从以下几方面进行优化:线下环节线上化;人工审核智能化;风险管控智能化,管控规则存储结构化,风险识别自动化;纸质票据电子化,如发票、车票等;串行办理并行化;外部发布、上报、下载自动化(RPA),如项目申报、报表上报;外部协作、外部专家评审线上化,如项目评审、医疗费审核;内部管理、外部服务联通对接,如人员招聘、资产招采;数据汇聚分析自动化。

  最后,编制用户需求说明书,包括现状与问题、主要目标、总体需求(由哪些子业务构成、各项子业务的过程)、详细需求(描述业务阶段、业务环节、业务活动、操作步骤)、用户界面。

3.从建立业务模型着手制定解决方案

  首先,进行业务分析并建立业务模型。业务分析需深刻理解业务逻辑,建立图形化、结构化的业务模型,确定业务环节与业务数据逻辑关系,包括建立哪些数据表、各业务环节分别存取哪个数据表等。

  其次,根据业务模型设计系统功能和数据。功能设计不是简单对应业务环节,一个业务环节可能需要多个功能才能完成,一个功能也可能被多个业务环节调用,一个功能既可以是线上审批流也可以是直接对数据库操作。数据设计需要确定数据表与数据库表的关联关系。

   再次,设计用户界面,包括各类用户的登录界面、系统界面,及主要业务环节的用户操作界面。

 最后,汇总业务模型、功能和数据设计、用户界面设计,并提出技术要求,形成解决方案。解决方案包括现状与问题、主要目标、业务需求(业务模型及相关描述)、功能设计(功能列表及各项功能描述)、数据设计(数据目录及数据表逻辑关系)、用户界面设计(业务门户及主要业务界面)、技术要求等。

4.搭建系统原型,各方认可后开发实施

  根据定制的解决方案, 软件厂商基于各自技术搭建平台原型,企业信息技术人员评估各厂商技术实现方式的优劣,业务需求人员评估各厂商对需求的理解和实现程度,综合评估后选定候选厂商。同时,软件 厂商还需考虑用户界面的友好性、门户配置的便捷性,应特别关注技术难度大的关键要素实现情况。选择技术实现难度大的关键业务环节,搭建原型,评估实现方法、效果、可配置性等方面。■

主要参考文献

[1] 华为企业架构与变革管理部.华为数字化转型之道[M].北京:机械工业出版社,2022.

[2] 胡叶平,曹亮.基于企业架构的智慧商户收单系统研究与建设实践[J].中国金融电脑,2022(4).

[3] 郝毅,原普雨.基于企业架构的数字孪生体建设和数字化转型[J].中国金融电脑,2023(7).

[4] 龚光庆.企业级架构管控的探索和实践[J].金融电子化,2021(9).

作者单位 中国信息通信研究院

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