实报实销、局部外包、总价包干、上限锁定——

文｜冯凯梁

关键词：制造企业   综合设施管理   外包模式   生命周期阶段

  设施管理（Facility Management，FM）是指通过整合建筑物中的人员、空间及流程，提高使用者生活质量或生产效率的管理行为，如住宅写字楼的物业管理与制造企业的厂务管理。与住宅写字楼相比，制造企业的设施管理具有运行设备复杂、需求完整多样、连续倒班等综合特点，主要划分为两类管理活动：一是与维持生产设施相关的硬服务，包括运行操作、日常巡检、定期维保（即预防性维护）、定期修理、应急管理等；二是与维持生产无关的软服务，包括保洁、保安、餐饮、班车、虫控、绿植、接待、废弃管理等。随着制造企业规模越来越大，以整合两类设施管理活动的综合设施管理（Integrated Facility Management，IFM）外包服务目前已广泛应用。本文从制造企业角度出发，研究IFM外包的应用价值，并归纳制造企业不同生命周期的IFM外包模式应用及其监督重点。

IFM外包应用价值

  结合笔者在制造领域的多年工作实践经验，相比实施设施管理，制造企业IFM外包具有在人员优化、成本节省、管理提升3个层次共10个方面的应用价值。

1. 人员优化

（1）精简岗位。设施管理活动仅是为了营造一个良好的制造环境，并不与生产工艺直接相关，属于企业的非核心业务。IFM外包能够大量精简非核心业务岗位，从而专注核心业务。在实务中，部分企业会将原自有设施厂务人员的劳动关系转至IFM服务商，在确保人员不变的情况下，进一步精简企业编制。

（2）人才全面。虽然设施管理为非核心业务，但是硬服务与软服务所涉及的专业需求庞杂，且需要专业人员的上岗资质，IFM服务商能够提供全面而标准的人才配置。此外，IFM服务商背后拥有强大的总部专家支持团队，可以解决特殊问题。例如，IFM服务商有专业的过渡团队，由兼顾工程专业及运营专业的复合型高端人才组成。

（3）灵活安排。IFM服务商组建临时过渡团队，协助工程项目完工验收，平稳转移至商业化生产，并能够配合制造企业业务产线调整而及时响应变化人员。由于设施管理岗位大部分属于劳动密集型岗位，外包模式能够克服人员流动性大的风险，且IFM服务商在政府人力资源和社会保障局已报备过综合计算工时工作制，满足设施管理24小时连续倒班工时制度。

2. 成本节省

（1）人工节省。早有研究表明，最优决策下的外包服务总成本低于企业自我管理成本 。针对设施管理外包，一方面，IFM服务商能够提供最低的维保频次、修理频次、物资耗材更换频次，以及最少的维保人工数量；另一方面，除了设施管理团队，外包后还能节省采购部与人事部等后勤部门的人工成本。

（2）物资节省。通过合理的激励手段，IFM服务商能够积极主动寻求耗材与备品备件的节省方法，包括降低更换频次、选择性价比更高的品牌替代、降低缺货风险损失等。此外，IFM服务商由于同时服务多家制造企业，在统一集中采购模式下，能够确保市场价格透明，集中降价竞争采购，筛选最合适的分包商。

（3）能源节省。利用IFM服务商经验及日常管理中的经验数据分析，一方面，通过技措技改实现降本增效，如屋顶光伏改造、提高自动化监控设施、全厂热量平衡改造、全厂水系统平衡、技术经济合理下的设施更新淘汰、碳中和能源利用综合改造等；另一方面，对日常设施管理提出操作与使用流程规定改进，从而降低能源浪费，如照明计划错峰用电、合理空调通风温度、卫生间节水等。

3.管理提升

（1）管理技术。为了确保设施管理技术水平与时俱进，IFM服务商能够采用最新的数字化管理技术手段（如BIM可视化动态管理平台，包括实时监控、工单系统、巡检跟踪、库存管理、人员跟踪、预约登记、数据报告等），分享其他企业与行业的最新管理技术与经验，提供设施审计与认证等合规服务（如生物制药行业的设施管理需满足GMP审计要求），确保设施管理活动遵守最新的法律法规（如管控品、危险品、危废等高风险领域）。

（2）物资管理。一方面，IFM服务商能够更科学地预测耗材、备品备件及工器具的消耗周期，以确保合理的安全库存；另一方面，大型IFM服务商能够将周边地区类似客户的协同库存资源共享，紧急状态下能够快速调货，确保不会因为物资断供而影响制造企业设施的正常运行。

（3）风险管理。疫情等不可抗力因素对制造企业提出了挑战，而IFM服务商能够提供特殊时期的风险管理服务，如应急抢修期间、疫情防控时期及特殊极端气候期间等。同时，经历过疫情的影响，越来越多的企业允许员工居家办公，大型IFM服务商已提出了将办公室设施管理搬入家庭的新理念，让员工在家中依然拥有一流的办公设施。

（4） 绩效管理。设施管理外包后，制造企业就能够采用多样商业化手段对IFM服务商的服务水平进行管理，如对服务成果进行KPI奖惩机制绩效量化考核，包括服务满意度、员工投诉率、运行稳定率、应急响应率、操作合规率、人员稳定率、预算准确率、成本控制率等常用量化指标。

综上所述，虽然IFM外包具有充分的应用价值，但与住宅写字楼的物业管理相比，制造企业与IFM服务商需要一个长期磨合阶段，合同期限通常至少5年，普遍存在过度依赖且无法撤场更换IFM服务商的缺点，因此如何选择最合适的外包模式并筛选最优的IFM服务商是制造企业设施管理的首要任务。

IFM外包模式应用

  根据多家IFM服务商的市场调研（包括物业领域的顶级IFM服务商——仲量联行、 世邦魏理士、 戴德梁行、第一太平戴维斯及高力国际世界知名房地产五大行），结合费用、结算方式、管理职责划分、风险与激励制度等特点，以及不同生命周期制造企业所需服务，目前主流的IFM外包模式包括实报实销、局部外包、总价包干、上限锁定四种类型。哈佛大学教授Raymond Vernon在1966年在成品贸易中提出了四个经典产品生命周期阶段（Product Life Cycle，PLC）——导入期、成长期、成熟期、衰退期，之后延伸应用于企业生命周期阶段，认为不同阶段企业的经营目标及承担风险都不同。表1简单梳理了制造企业各生命周期阶段与常用IFM外包模式的对应选择关系。

1. 生命周期阶段

（1）导入期。在IFM外包服务行业中也称为开荒过渡期（Transition Period），指工程项目建设完成后，由工程项目团队移交至设施厂务团队的过程。在实务操作中，开荒过渡期短则一个月，长则超过半年，邀请IFM服务商后能够大大缩短该期间并尽快实现产出。该阶段制造企业设施管理主要任务包括：第一，完成工程收尾整改及竣工验收，顺利移交生产，启动试生产；第二，组建设施管理厂务团队或聘请IFM服务商，建立设施管理流程；第三，落实开荒工作，熟悉各项设施（硬服务）并启用新办公室（软服务），收集明确设施管理工作范围。

（2）成长期。在制造企业中也称为产量爬坡期（Ramp-up Period），指从完成试生产至满负荷生产的过程，由于不同期间所需配置的设施资源不同（如排班人员计划与设施投用比例等），因此设施管理工作范围也不同。该阶段制造企业设施管理主要任务包括：第一，随着产量逐步爬坡，应提前配套落实硬服务与软服务，及时调整设施管理资源；第二，与IFM服务商外包人员磨合，组建最合适的设施厂务团队，并建立物资使用与管理流程标准化。

（3）成熟期。在制造企业中也称为满负荷运行期（Full-load Period），指所有设施均按额定设计能力运行，是制造企业产能达标并获取利润的关键时期。该阶段制造企业设施管理主要任务包括：第一，为制造企业员工提供最稳定的生产环境（硬服务）与办公环境（软服务）；第二，所有设施管理活动均标准化，包括确保设施厂务团队人员稳定、建立物资及能源的成本费用消耗基准线；第三，专注核心生产业务，精简设施厂务人员支出，考虑自有人员转移为IFM服务商外包人员（大部分外资与民营企业常用的方式）。

（4）衰退期。指制造企业由于面临激烈的市场竞争压力，使产品销量及毛利率无法达到预期的期间（Overall Survival Period）。虽然设施管理是制造企业的非核心业务，但设施的固定资产折旧费用大且运行成本高，通常是企业降本增效的重要对象。该阶段制造企业设施管理主要任务包括：第一，在确保稳定生产运行的同时，追求降本增效，如减少维保频次、降低品牌档次、节能降耗等；第二，配合公司经营策略，关停并转部分产线及设施。

2. 不同生命周期下外包模式应用

（1）实报实销。IFM服务商按实际提供服务的成本，并收取一定比例的酬金作为管理费。该模式适用于外包范围难以明确的导入期，双方均公平且可接受，但并未体现IFM外包模式的综合性，难以发挥优势。该模式的优点包括：第一，各项费用完全透明；第二，制造企业有权指定原设施系统制造商负责维保，避免质保期内推诿扯皮；第三，制造企业能够利用IFM服务商的总部各专业人员（包括工程专业），并与企业自有设施厂务人员积极配合，确保开荒期间灵活过渡。该模式的缺点包括：第一，预算不可控，财务资金风险大；第二，制造企业指定维保供服务商后，管理协调界面复杂；第三，成本加酬金的计费方式无法激励IFM服务商。

（2）局部外包。所有设施管理工作范围拆分两部分进行外包：所有软服务及部分简单的硬服务采用总价包干，针对难度大、风险高的硬服务采用实报实销。该模式适用于仍需磨合过渡的成长期，将风险较低的工作范围逐步外包，但不具备IFM的综合性。该模式的优点包括：第一，难度大且成本高的设施维保费用相对透明；第二，有权指定难度大的设施系统由原制造商负责维保，能够自我掌控运行风险。该模式的缺点包括：第一，预算控制风险较高；第二，管理协调界面相对复杂；第三，需有经验或培养自有的设施管理人员及配套后勤人员。

（3）总价包干。将固定设施管理工作范围全部都外包给IFM服务商，IFM外包服务费用保持固定不变，除非工作范围变化。该模式适合工作范围明确且稳定生产的成熟期，具有IFM的综合性。该模式的优点包括：第一，费用固定且预算可控；第二，管理界面简单，设施厂务人员岗位最精简，能够专注主营业务；第三，既定工作范围内的责任与风险完全转移。该模式的缺点包括：第一，费用不透明，只能根据历史数据推算总价合理性；第二，对IFM服务质量管控要求较高；第三，若工作范围发生变更，更容易扯皮；第四，部分诸如餐饮等软服务难以总价包干。

（4）上限锁定。以稳定生产为前提，在不发生重大设施管理工作范围调整下，总费用均在既定限额内或IFM服务商承诺费用节省目标保持不变，该金额通常需要每年经评估后，更新调整一次。相比总价包干模式，该模式能够进一步激励IFM服务商主动寻求降低成本，适合降本增效的衰退期，最大限度发挥IFM的综合性。该模式的优点包括：第一，费用封顶能够降低企业财务成本控制风险；第二，仅能够由一家熟悉且长期服务的IFM服务商实施，运行风险相对可控。该模式的缺点包括：第一，费用仍不透明；第二，需被授予最大的管理权限（如运行更换物资品牌等）；第三，受限于既定的生产计划安排，企业生产灵活性较差。

3. 外包模式监督

  制造企业在确定IFM服务商后，为避免在长期合作过程中存在扯皮情形，确保在不同生命周期内IFM外包模式循环渐进地过渡，制造企业应加强对IFM服务商的监督。除了明确约定KPI绩效奖惩条款、违约条款及终止合同条款等，制造企业四种外包模式的监督重点如表2所示。

本文研究了制造企业综合设施管理IFM外包服务的应用价值，并提出制造企业在不同生命寿命阶段下的最优IFM外包模式选择及其监督重点。在未来的研究中，可以进一步探讨四种外包模式下制造企业IFM外包服务各利益相关主体之间合作与监督的博弈关系（包括制造企业、IFM服务商、物资供应商、施工承包商、设施系统原厂制造商等）、IFM外包服务质量的绩效考核方法（包括绩效指标数据收集、KPI计算公式等）、针对不同生命周期制造企业的外包模式案例应用（包括采用不同IFM外包模式下的设施运行评价），以及未来IFM外包的行业趋势等研究方向（如响应国家“双碳”目标是目前各大IFM服务商创新发展的重点方向，以及疫情后制造企业IFM管理等）。■

主要参考文献

[1] ISO. Facility Management, Guidance on Strategic Sourcing and The Development of Agreements： ISO 41012∶ 2017[S].Geneva: ISO Central Secretariat, 2017.

[2] 程新章,胡峰.基于外包成本分析的企业外包最优决策[J].经济管理,2004(3).

[3] RAYMOND VERNON. International Investment and International Trade in the Product Cycle Material Source[J]. The Quarterly Journal of Economics, 1966,80(2).