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    方法    
  如何提升管理类公文写作能力(2022-3)  
企业管理杂志 发布时间:22-06-22        
   

      公文写作入门难,写好更难。三套“武功图谱”助力国有企业管理岗位员工成就更好的自己。

 

文|韩毅



关键词:公文写作   管理类公文   写作基础知识   进阶能力   职业素养   国有企业

       说公文易,写公文难,写好公文更难。管理类公文需要作者在知识、能力和素养上均形成一定沉淀和积累方可驾驭,本文立足国有企业管理,总结提炼出三套“武功图谱”,可以系统性提升管理类公文写作能力。

一、基础知识
      管理类公文对知识基础的要求是认真“走心”,把知道转化为掌握。
1. 语文基础
       人们常对公文写作有一定误解,认为一定要有文采才能写出好的公文。但是恰恰相反,公文写作禁区之一正是过多华丽的辞藻和语言修饰。公文写作以理性思维为主,需要掌握基本的语文基础即可。一是识字,掌握基本的识字量以完成文本任务;二是语法,熟练掌握“主谓宾定状补”,灵活掌握修辞和造句;三是缩略句、把字句、被字句转换,用来校对词语使用的准确性和转换角度;四是列提纲,掌握写作文的基础知识。所以,凡接受过高等教育、具有两三年工作经验的人均具备这个基础,只是可能长时间不写作、生疏了,但这项基础“捡起来”相对容易。
2. 经济基础知识
       企业与经济社会发展具有交互性,只有具备一定的经济基础知识,特别是政治经济学,才能写出符合企业运行规律的公文。从知识获取途径上,一是基础教育,政治经济学在中学政治课和多数大学的必修课中均有涉及。二是经济师《经济基础》教材,虽然其理论深度不大,但却把当前市场经济发展主流规律做了穿针引线式的梳理。这些经济基础知识能帮助我们透过现象看本质,准确把握企业发展战略、发展格局和发展路径,与领导和企业形成共振,写出有高度的公文作品。
3. 现代管理理论
       公文是管理工具,内在逻辑一定符合管理理论,掌握现代管理理论体系是公文写作的必要基础,需要摸清现代化管理的思考方式、标志和目标,企业管理中的常用词汇概念,以及彼此间的耦合机制等。虽然不同管理流派对这些问题有着不同解释,但殊途同归,只是视角不同。具体采取哪种视角去处理企业管理,最终应契合主要领导的思路。掌握现代管理理论的途径丰富,作为管理人员,距离最近的仍然是经济师考试。不同专业的经济师有不同的教材,如工商管理专业的经济师,其教材系统收录了企业管理知识,而且每年更新,值得作为企业管理的“科普性” “目录性”读物。只有掌握了现代化企业管理的基础知识,才能把握公文写作的基本路数。
4. 主流文化导向
        在公文写作中,说符合时宜的话很重要。这就需要实时把握主流文化导向,契合政治路线、国家倡导、时代脉搏、企业战略和职工期盼。例如,当前全社会的主题是高质量发展,党的十九大以后发布的公文,无论是国家还是地方,无论是企业还是民间团体,主题多是高质量发展。同时,公文用于什么范围,就必须呼应什么范围的主流文化。向国家部委作汇报,就要呼应汇报对象的文化导向;向职工群众报告,就要呼应职工群众的内心期盼;企业的意见和办法,就要呼应企业领导集体的管理意志,特别是主要领导的管理思路。只有这样,才能有利于公文客体的消化吸收,有利于通过公文办事、办成事。在把握主流文化导向上,一方面,可以通过关注学习强国、部委官媒、新闻联播等主流媒体,让思想始终与时代发展和党的方针路线保持一致;另一方面,通过学习上级领导和重要会议主要精神,以及关键政策文件,及时发现不同以往的新提法、反复强调的新观点、处处可见的新词汇,以此准确地把握主流文化导向。只有做到这点,公文才不会犯颠覆性错误,主题才能不跑偏。
5. 不同业务原理
        这是公文接不接地气、能不能见效的关键,更是系统性思考的前提。此处的“业务”具有双关性,一指职能业务,二指市场业务。在职能业务上,应清楚企业的职能分类方法、各部门的职能分工,这是公文写作中提炼归纳的基本参考,也是搜集写作素材的地图。在市场业务上,应清楚本企业经营范围和业务板块划分,知晓商业模式、管理模式、核心竞争力及主要短板,这样在公文写作中,无论涉及哪方面业务,都能踩准要点,统筹各项业务的共性和特点,在更高、更广的视野谋篇布局。这些业务原理可通过学习业务规划、专项意见和管理制度获取,但更重要的途径是足够用心、边干边学,学思践悟。

二、进阶能力
        具备前述五种基础知识就能够成文了,但这只是基础标准,好比“做熟饭”,与 “饭好吃”的标准还存在一定差距,还应备以下五项能力。
1. 总结提炼
       公文相当于书面汇报,应当“惜墨如金”,用最简练的语言表达最清晰、最准确的意图。这需要加强提炼总结的日常锻炼,如有意识地养成记工作笔记习惯,在最短时间内总结全天工作成果;再如,无论向领导汇报还是对下沟通,都有意识梳理出“一二三⋯⋯”。总之,应培养自己形成层次分明、重点突出、言简意赅的表达习惯。在厘清层次上,常用方法是列思维导图,在确保每个思维分支有三个层次的基础上,把零散的信息合并同类项;在突出重点上,常用方法是“三去三留”,去常规事项、留特例问题;去一般描述、留定量指标;去充分条件,留必要条件,并按重要程度依次排列。在语言简练上,常用方法是“缩略句”,在突出“主谓宾”的基础上尽量优化“定状补”,除非修辞具有必要性或特殊意义。
2. 信息归集
       在公文写作上,工作任务和信息资源往往不成比例,需要提高信息归集能力。信息收集方向应当锚定那些绝对用心、反复打磨、精益求精的成型材料,如制度办法、对上报告、工作总结、经验交流、领导讲话、工作要点、研究课题等,这些均汇集了有关部门和单位的管理精华。但是,不能总是等到需要用的时候再搜集,应当提高对日常所能触及的各类公文的敏感性,不仅要过目,还要过脑、过心。首先是第一时间浏览,总结提炼每一份信息的关键词或纲要,其次对信息进行建账分类,最后随着信息量的攀升,不断细化分类条目。同时,还应高度关注习近平总书记重要讲话,党中央、国务院及其他上级单位重要精神和文件,经过一段积累,就“有米下锅”了。
3. 善转换角度
        转换角度有三种基本形式,即垂直型、交互型和内外型。第一,垂直型。以线性思维,从上级、本级、下级等角度思考问题。上级通常是框架性、目标性、战略性的表达,若涉及具体的内容,也不能过于全面,避免束缚下级的主观能动性;本级应在上级框架下进一步延展、细化,将上级战略意图转化为具体战术,将上级目标进一步细化分解,侧重宏观政策向企业管理实践的模式转化,并为下级留足创新空间;下级则应在本级指引下,从具体实施、压实责任、明确节点的角度,形成具体操作指引。
        第二,交互型。以立体思维,从不同职能、不同角色、不同定位的平行角度审视问题。例如,落实上级“效益提升行动”,立足不同职能部门,切入点和落脚点均不相同,企业管理部门侧重于组织机构和考核激励,经济部门侧重于财务成本和预算控制,工程部门侧重于方案优化和招标采购等。领导层、中层、执行层分工也有明显差异,如主要领导讲话多数在全局高度,以思想启发、方向把控、方法指引、重点强调等切入点为主;分管领导讲话多在主要领导管理意志的基础上,以贯彻落实领导讲话精神、细化延展主要领导管理意志、系统压实工作责任等切入点为主;部门负责人讲话多数在具体业务角度,以解析会议核心议题、介绍具体工作方案、总结归纳会议主要精神、明确工作落实具体要求等切入点为主;成员企业讲话多数侧重具体实践,以经验交流、表态发言、行动倡议等切入点为主,内容更加具体、实际、可操作。
第三,内外型,即以批判思维,转换角度,站在自我对立面想问题,此“对立面”并非仅代表竞争对手和反对者,也有伙伴和其他主体之意。例如,即将召开战略合作签约仪式,需要为领导写演讲稿,应替对方考虑,我方能做什么,哪些优势可以平行嫁接,这样才能把话说到对方心坎里;再如,写一份报告,应关注对方最关注什么,哪些事能够更感染对方。培养这三种转换角度的思维能力需要日积月累,以强大的意识控制,游刃于各类逻辑。
4. 推理臆想
        信息不对称是公文写作的普遍难题,努力培养见微知著的推理臆想能力是妥善应对的最佳方法。推理,即运用已知规律和已知要素,演绎出未知结果的逻辑能力。这一能力需要足够细心,善于观察和思考。例如,以开展对标世界一流管理提升行动为例,领导在会上脱稿说“某板块企业不用急于对标外部企业,对标某单位(成员企业)就行,如果有一半企业达到某单位水平,我们就世界一流了”。首先要正确理解,领导为什么说这句话,这句话的重点在哪?从行动要求上,对标应瞄准世界一流,成员企业应对标行业一流。所以,仅对标某单位是不够的。领导讲话的重点在于动员某板块对标某单位,而不是禁止对标外部单位。即便有此意,作为业务部门也应当纠正。其次,进一步演绎,从领导的思维逻辑出发,还应推进其他业务板块对标,但应结合各板块综合实力,选择性套用某板块对标某单位的模式,避免呆板落实领导批示。在这样的思维基础上,才能准确勾勒出对标工作方案和领导讲话的整体框架。
       臆想,即运用现有零散信息,通过各种假设,归纳出一般规律或演绎出未知结果的逻辑能力。继续前例,如果具体“操刀”后续写作,首先应清楚这项任务后续怎么干。但是,领导没具体安排,也没有可以参考的案例,这时“臆想”实验即可发挥作用。“臆想”实验通常由宏观到微观逐层假设,第一层是组织形式,各企业分别对标或由总部统一组织对标。第二层是对标形式,现场对标或书面经验交流,从务实角度看现场对标更好。第三层是开展方式,开大会、分组交流。第四层是交流方法,应当自由交流、准备材料,并提前发放。以此类推,逐层臆想后,无论方案还是领导讲话,方向和关键点就基本清晰了。
5. 模式借鉴
        笔者认为,借鉴有六个“段位”。青铜段位——“照抄”,无论整篇还是整段,基本不差地照搬都属于这个段位;白银段位——“摘抄”,各段落充满拼凑感,没有突出的主旨和思想;黄金段位——“抄纲”,框架是别人的,内容是自己的;铂金段位——“抄魂”,吸收或引用他人思想,文字创作是自己的;星耀段位——“抄漏”,充分学习参考他人写作角度,找到与众不同或论述力薄弱的新角度进行创新性写作;王者段位——“抄典”,用政治理论、学术知识、历史典故、经典案例旁征博引,阐述核心观点,这个段位已属于绝对原创。实际上,借鉴只是一种学习、开放的态度和方式,达到黄金段位“抄纲”便已具备原创特征,笔者将其称为模式借鉴,是衡量公文写作是否入门的关键标准。

三、职业素养
       写作不仅是一项业务能力,更是看到现实、戳破现实,提炼真理、推广真理,持续思辨、精益求精的一场“修行”,从而形成五方面职业素养,同时这些素养也会反哺于公文写作,形成能力和修养的良性循环。所以,有意识培养这五方面素养,也是提升公文写作能力的重要抓手。
1. 开放包容的思想
        这是一名成熟作者最基本的素质。公文揭示一般规律、贯彻领导思路、演绎上级部署的基本定位,决定了作者应足够开放,消化吸收一切陌生、新兴和不赞同的思路和方法。在接到公文写作指令时,如果有“为什么要这么做”的想法,并无错误,但思考起点应紧扣“一定要这么做、只能这么做”。要深刻认识到已知的路并不是唯一的路,应当试图发自内心地支持和赞同公文写作方向的核心论点,善于在领导思路方向上拓荒开路,这就需要作者拥有足够开放包容的思想。只有这样,在落笔时,才能把思维全面打开,把所有能够支持公文论点的信息调动起来,写出更贴合理论和实际、令领导和群众都满意的公文。所以,一定要有意识地培养这项素质,基本准则就是——可以质疑自己,但不能轻易否定他人。
2. 谦虚好学的态度
        一名合格的公文作者应乐于学习、善于学习。在酝酿思考时,应透过历史材料、领导点拨、同事提醒,学习他人思维;在公文写作时,应透过写作素材,延伸学习有关知识点;在修改完善时,应透过修整点弥补自身思维和知识缺失;在闲来无事时,应主动学习、积累一切岗位相关信息。要树立“人人皆为我师”的理念,即便是小儿逻辑、失败逻辑,也能为我所用。特别要乐于接受他人对公文作品的批评指正,善于在被不断否定中茁壮成长。
3. 细致严谨的作风
        保持细致严谨的作风,避免“词不达意”的误会。例如,制定和制订、报送和发送、要求和强调等,这几组词语大概意思差不多,多用作谓语,但配上宾语后,其语义是不一样的。同时,讲究“点到不点破、万事留余地”,作者不能把一些问题写“死”。特别是在使用“一定、必须、全面、杜绝、消灭、万无一失、世界第一”等绝对性词语时,应尤为慎重。此外,汉语言博大精深,表达同样意思可以有多种不同说法,不同公文类型有不同写作角度,应统筹把握公文主体、文体、主题、环境等因素,选择最恰当的角度和风格。公文在整体结构上最为重要的还是逻辑结构,要求作者必须细心、细致、严谨,始终对公文写作保持如履薄冰、如临深渊的心态,字斟句酌、整体结合局部的全面把握。
4. 克难攻坚的韧劲
        公文写作过程异常艰辛和痛苦,以笔者为例,在没有明确思路要求的开放式写作环境下,列出一个万字领导讲话提纲最少需要2天,遇到较为困难的三级标题可能需要1〜2天才能破题。在公文修改过程中,领导的修改意见可能是颠覆的,需要重新整理逻辑、破解新题。公文写作每个环节都不简单,即便是最后校稿,也需要朗读至少3遍,需要培育自身的韧劲和闯劲。例如,在信息不对称的公文写作常态下,可能需要手把手地帮助业务部门厘清思路,甚至直接总结提炼。应当坚定信念,只有多主动担当,才能在艰难困苦中建立起牢固的思维和知识体系。
5. 厚积薄发的意志
       公文写作不仅又难又苦,而且孤独寂寞。无论公文作品多成功,晓其作者之人终究有限。公文写手应当甘于寂寞、甘于幕后、甘于以他人之名检验观点、实现价值。同时,进入写作状态,心胸要比天高,眼界要比海阔,但情绪要能“拉得回来”,回到虚怀若谷、择善而从的现实轨道。■


作者单位 中国中铁股份有限公司
 

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