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    案例实务    
  提升人事档案管理“三化”水平(2022-1)  
企业管理杂志 发布时间:22-04-24        
   

文|吕静



关键词:中铁大桥局  人事档案管理  数字化  专业化  标准化

      中铁大桥局集团有限公司(简称中铁大桥局)通过完善设施、队伍建设、规范管理,提升人事档案管理数字化、专业化、标准化水平,筑牢档案管理风险防控屏障,为新时代国企人事档案管理工作提供了有益的经验。

完善设施,提升管档数字化水平

      中铁大桥局针对大数据时代档案管理工作的新特点,以集团管理信息系统建设为契机,完善档案管理软硬件设施,推动企业人事档案管理数字化升级。
1. 搭建管档数字化平台
      对接中国中铁“三层级”管理模式,运用大数据、人工智能等先进信息技术,搭建档案管理数字化平台,优化设计权限管理、档案查询、档案维护、档案传递等主要模块,建立档案资料电子查询索引,实现系统内人事档案信息的快速查询,助力集团人力资源的统一调度和高效利用。
2. 改善管档硬件设施
      对传统档案库实施信息化改造升级,以智能化密集架替代传统档案柜;按照档案库房、档案阅览室、管档人员办公室“三室分离”的要求,新建占地面积160平方米的集团总部数字化档案库,并按照人事档案数字化管理流程,对数字化档案库进行功能分区,划分档案材料鉴别区、整理区、阅览区、数字化工作区等专区。同时,指导集团所属17个管档单位同步建设数字化档案室,全面提升全系统档案管理工作质量和效率。

队伍建设,提升管档专业化水平
1. 注重队伍建设
     中铁大桥局注重将政治过硬、能力过硬、素质过硬的青年员工选拔到档案管理工作岗位。目前,集团人事档案管理工作团队共有32人,其中,35岁以下人员占比43%;研究生学历人员5人,占比16%;本科学历人员25人,占比78%;专科学历人员2人,占比6%。近年来,多名优秀管档人员得到提拔重用,档案管理人才已成为集团各层级管理岗位的重要人才来源。
2. 加强业务培训
       中铁大桥局定期组织档案管理业务培训,持续提升管档人员的业务知识水平;通过业务竞赛、以干代训等方式,提高管档人员对相关制度、标准规范及操作流程的熟练度,培养兼具专业知识与信息化能力的档案管理人才。

规范管理,提升管档标准化水平
      中铁大桥局将人事档案管理融入企业人力资源管理工作全过程,从做细、做实各项基础工作入手,建立起统一规范的制度、清单、台账、模板。
1. 规范管理行为
      集团通过修订《人力资源开发与管理文件及流程汇编》,优化相关管理制度和流程128多项,建立统一的档案管理操作流程并编制流程说明书,明确各流程的适用范围、操作步骤、责任部门、流程步骤描述、输出文档报送模板以及纪实材料、人事档案、文书材料存档路径,为人力资源管理各项基础工作提供了有力的制度支撑和操作指引。同时,对干部提拔、人才引进等关键环节,坚持“凡提必审、凡进必审、凡转必审”原则,把牢人事档案审核关。
2. 加强制度建设
      中铁大桥局以中共中央办公厅2018年修订的《干部人事档案工作条例》为遵循,及时对人事档案制度进行修订完善,出台《中铁大桥局集团干部人事档案日常管理制度》《干部人事档案管理岗位职责》《干部人事档案分类归属及归档要求》《干部人事档案工作流程及风险防范要求》《档案消毒灭菌管理制度》《档案数字化工作流程》《人事档案查(借)阅管理流程》7项制度,推动人事档案管理工作科学化、制度化、规范化。
3. 建立清单/台账
       中铁大桥局推行人事档案日常管理清单制度,做到及时、准确收集人事档案材料,在此基础上形成《接收档案初审报告》《新增人事档案材料归档清单》《借阅审批表》《查阅(复制)人事档案审批表》《档案传递通知单》《档案传递回执》《人事档案目录及专审信息对比清单》7项管理清单;建立《人事档案接收台账》《人事档案外借台账》《人事档案转递台账》《人事档案查阅台账》《人事档案材料销毁台账》《在册员工档案管理名册》《离职员工档案管理名册》《未满五年死亡人员档案管理名册》《退休人员社会化档案移交管理名册》9项工作台账;制作人事档案专项审核工作专用的5类《干部任免审批表》、9类《干部任免审批表》《干部履历表》及《人事档案缺少材料说明》等4项重点材料填写模板。上述各类清单、台账、模板环环紧扣并形成闭环,将档案日常管理工作落实落细,有效提升了管档标准化、精细化水平。

四个环节,筑牢风险防控屏障
      针对“存疑档案”入库、档案信息泄露等人事档案管理风险,中铁大桥局围绕人事档案管理工作中的“建、管、用、监”四个环节,筑牢风险防控屏障。
1. 建立“负面清单”
      制订《干部人事档案工作流程及风险防范措施》,全面系统梳理人事档案管理工作流程,对各个工作环节逐一进行风险点检、识别和分析评估,明确各类风险点并建立风险防控“负面清单”。
2. 完善防范措施
      针对人事档案管理过程中安全风险发生频率较高的重点环节,依据风险管控“负面清单”,系统优化档案转入、档案转出、档案利用、档案传递、档案数字化5个操作步骤,完善档案材料收集鉴别、核对检查、分类排序、装订编目、纸质和数字档案归档、保管、查借阅、传递、入库等16个关键风险点的防范措施,并加强档案管理风险预测、预警工作。
3. 加强访问控制
      中铁大桥局坚持纸质档案和电子档案“双档并行”管理制度,严格控制人事档案数字化系统访问权限。在档案数字化管理系统中实行“三员独立”的身份管理,即档案主管、系统管理员和档案管理员不能为同一人,拥有各自的独立账号并分别履行相应职责,如系统管理员拥有权限管理、登录信息管理、系统版本维护、档案室机构维护等权限,档案管理员拥有档案维护、新建档案、档案查借阅、档案材料综合分析、员工技术档案和人员信息设置等权限,从而实现对各个环节的安全闭合管控。
4.“清单化”与数字化管理无缝衔接
      人事档案数字化管理系统功能在囊括实体档案管理模块基础上进一步完善,如在“档案维护”模块中新增“档案补充”功能,档案管理员在进行新增材料操作时,须严格遵守“清单化”管理流程,无缝对接数字化管理信息系统,从而保障人事档案的安全性、真实性。

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