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    方法    
  更新理念,用好档案信息资源(2021-12)  
企业管理杂志 发布时间:22-02-23        
   

文/汪敏



关键词:企业档案  信息资源  管理分布  管理利用  影响因素  开发利用策略

       在信息与智能时代,高速发展的信息与智能技术已经全面渗透到社会生产与生活的各个角落,在日趋激烈的全球化市场经济竞争中,企业能否生存、发展,乃至成为行业翘楚,很大程度上取决于对信息与智能技术的掌握、开发与运用。档案信息资源是企业生存发展的源头活水和宝贵财富,合理有效地管理利用档案信息资源,可以缩短产品研制生产周期,降低生产成本,为企业创造更多的经济效益,有助于企业在市场竞争中抢占先机。

档案信息资源管理现状
       企业档案信息资源是在长期工作实践中产生、积累、存储于各种介质中具有保存价值的信息。由于其不能为企业创造直接的经济效益,所以很少得到中高层领导支持及大多数员工关注,长期分散保存在企业党政办公室,保密办、行政人事部等各职能部门,管理方式互不相通,没有集中统一的管理机制,缺乏标准的操作规范。
       目前笔者所在企业的信息资源管理就采取这种分散管理,在各个职能部门内设1名或多名兼职资料员,负责各自岗位职责范围内产生的信息资源收集、保管、使用。只有科技类信息资源直接归口技术保障部管理,设4名专职档案管理员。整个企业信息孤岛现象严重,除了科技类信息资源管理相对规范,其余的仅仅是对信息资源进行了简单收集,没有系统整理和分类。企业信息资源管理体系如图1所示。



影响档案信息资源管理利用的因素
1. 企业管理机制落后
       企业的档案信息资源检索工具仍以手工检索方式为主,即使有部分数据录入计算机,也仅是把纸质的著录项原封不动地录入,而且数据维护不及时,更新迟缓,纸质档案信息资源与计算机里的电子数据经常不一致。档案信息资源管理制度不够完善,流程操作不够规范,缺少追责约束机制,归档的纸质档案信息资源常常出现缺失或被污损。
2. 基础设施配置不足
       企业领导层对档案信息资源管理工作不够重视,整体资金投入较少,现代办公必备的基础设备配置不足,如缺少合适的数字化扫描仪、多功能复印机、手持可读设备等。使用的计算机配置不高,缺乏适合档案信息资源管理的操作系统、应用软件,信息化建设严重滞后。
3. 队伍整体素质较低
       企业领导层及各部门领导对档案信息资源管理工作的重要性认识不足,认为档案信息资源管理工作只是从事一些接收、登记、保管、借阅资料的简单劳动,不需要太高的学历与能力。因此,招聘人员的素质要求与工资待遇都很低,基本上是内部调整。档案管理人员大多为不能适应生产一线工作的人员。

开发利用档案信息资源的策略
1. 更新管理理念 ,创新服务手段
       档案管理部门应该打破固有的思维定式,更新管理理念,适应数字化时代的信息思维方式。档案信息资源管理不仅能保护信息资源安全,满足利用需求,而且能在遵循标准化、规范化的原则基础上,对库藏档案信息资源进行深度整合,统筹规划、梳理分类、挖掘提炼,结合专业特征,运用数字化、网络平台、智能技术,开发出具有更多价值的相关档案信息资源。
       档案管理部门要善于使用数据化技术提升档案管理与服务工作水平,对档案管理技术、机制进行优化和调整,打通档案信息载体和信息内容、档案管理和原生数据源形成者、档案信息链上下游相关组织机构和档案信息服务对象之间的技术壁垒,增强技术和管理上的协同性,实现数据环境下对档案信息资源的有效管理与服务目的。通过网上发布、文件流转、刻录光盘等形式推送给相关人员,吸引各部门的关注;对企业的中高层领导还可以采用电话提醒、短信提示、当面宣讲来获得关注,从而激发企业从上至下不同部门人员的需求,提升档案信息资源的利用率,进一步推动档案信息资源管理创新、技术创新和服务创新的深度融合。
       档案管理部门要加强和其他部门的沟通交流,主动深入各部门了解相关业务的工作流程、涉及的知识结构,掌握各部门的具体业务需求,找出档案信息资源管理中存在的问题,提出可行的整改建议,加强进行业务指导的针对性。更要抓住机遇,结合企业实情,力争把档案信息资源的管理纳入企业信息化建设的全局规划,统筹安排,以数据化链式思维和手段管理档案资源,建立档案全链式管理与服务系统,可以深化档案管理服务主体、形成主体和利用主体的深度交互与协同。
       笔者所在企业目前正在和国睿信维软件公司合作开发精益研发平台,力求使产品类的文档资料实行电子化管理,其中涉及图文档管理部分的调研,我提出了电子文件产生时要能自动生成电子文档的基本属性、存储路径、创建文档程序的版本、系统信息,以及文档创建、签署、审批、批准、打印、归档移交等完整履历,文件归档时以一个整件为单位,并按照整件明细表排序。对于归档的电子文档,档案信息资源管理部门要具备核查回退功能,对符合归档要求的文档,在点击确认归档后能自动生成归档号,同时予以发布。在企业信息化建设还没有全面开展到位前,产品类的档案信息资源仍由设计部门在档案信息资源管理部门确认归档,发布后再打印一份纸质文档一并归档。
2. 完善运行机制 ,健全管理体制
       档案信息资源管理部门在遵循“前端控制”的原则基础上应熟悉并掌握全程链式管理的理论方法,对科研开发、产品生产、经营决策等一系列活动及各部门之间的链性关系,通过挖掘和业务流程再造,增强组织内部和组织之间的协同性,以达到管理上提质增效的目的。
       第一,需要尽快编制规范性电子版的归档模板,明确归档要求,在原有著录基础上修改完善现有档案检索目录著录项,编制出简洁易用、灵活便捷、具有多维性的检索工具体系。加快录入老产品的检索目录,提请研发部门配合,提取新归档电子文档的目录,尽快建立库藏档案目录数据库。在接收归档时应严格按照档案管理制度进行检查验收,对不满足归档条件的一律退回返工,并提出具体整改措施,以确保归档的档案信息资源规范、完整、真实有效。
       第二,检查清理现有设备,申请增添更新设备,购置具有兼容功能并且能够确保档案信息资源安全有效的数字化扫描设备,把库存的纸质档案进行电子化加工。
       第三,结合企业实际状况,通过市场调研,依托网络管理中心的信息平台,搭建适合档案信息资源管理、便于信息收集、有利交流互动、能及时更新库藏的档案信息资源管理局域网,开发档案信息资源管理软件。将分布在各部门的档案信息资源衔接起来,建立统一的信息交换平台,健全数字化档案信息资源文档数据库。健全规章制度,制定档案信息资源管理标准,规范操作程序,推动企业全面加强档案信息资源的信息化建设。
3. 广泛收集资料 ,丰富库藏资源
       丰厚的库藏信息资源是挖掘开发潜在高附加值信息的源头活水,必须扎实做好档案信息资源管理的基础性工作。一要从源头做起,广泛收集各类档案信息资源。在做好传统纸质档案信息资源收集的同时,拓宽收集渠道,适应形势变化,加强对电子数据、音像、实物等其他载体形式档案信息资源的收集。对企业内产生的各类合同、财会、人事等相关内容的档案信息资源实行集中管控,分散存储、统一管理,做到应收尽收。二要拓宽视野,俱收并蓄,综合运用大数据、云计算、物联网等现代信息技术,积极收集、整合、挖掘国内外同行业公开的技术资料、杂志、书籍中的有关信息知识,掌握相关行业的管理经验、学术动态与进展情况。通过和相关单位、专业人员开展合作,以汇编摘要、专题论述等形式开发具有较强知识性、学术性的编研产品,为企业的研究决策、新品研发提供强有力的技术保障和智力支持。
4. 重视队伍建设 ,提高服务质量
       做好档案信息资源管理是一项专业性很强的系统性工作,涉及计算机应用、信息技术采集、数字化扫描等众多学科领域。企业应注重对档案信息管理人员的教育管理,通过综合素质、业务技能培训,着力培养出一支具有良好职业道德,工作责任心强,理论功底扎实,懂技术、肯钻研,善协调、会管理的档案信息资源管理团队。同时,档案管理人员要主动作为,努力为一线技术人员提供个性化、差别化服务,不断提高服务质量,为企业的技术创新提供底层支撑。
       当前国际规则正面临重构,对外出口压力增大,国内市场消费需求不足,内外形势复杂多变。企业必须充分考虑客户的需求,识别全球趋势的变化,加强对基础性、长期性的要素进行投入,学习“深淘滩、低作堰”的理念,从全局出发,做好档案信息资源基础收集、整理工作,要将档案信息资源中具有潜在价值的资源开发、提炼,力求做到库藏档案信息资源“存量档案数字化、增量档案电子化”,努力实现档案信息资源的内容数字化,管理规范化,服务利用共享化,提升企业员工在技术和管理上的创新能力。
       为消除人们对档案信息资源管理工作的偏见,赢得企业领导和其他员工的认可与尊重,档案管理人员必须加强学习,拓宽理论视野,提高分析和解决问题的能力,不断提升档案信息资源的数字化管理水平与工作质量。积极进取,勇于创新,努力开发出具有利用价值的档案信息资源,跟踪实际利用效果,使档案信息资源管理工作更加科学,档案信息服务工作更加周到,彰显档案信息资源管理与服务在企业经营发展中的重要地位与作用,为企业创造更多经济效益,长期稳步发展作贡献。■


主要参考文献
[1] 郑丹妮.基于信息空间理论的历史档案数据化及其生存模式研究[J].档案管理,2018(3):9-12.
[2] 刘永,庞永飞.档案数据化之源生数据源全链式管理[J].档案管理,2018(5):11-18.
[3] 王协舟,王露露.“互联网+”时代档案工作改革的几点思考[J].档案学通讯,2016(5):94-100.
作者单位 南京科瑞达电子装备有限责任公司
栏目主编 郑亮
 

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