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    方法    
  业务外包项目“五维两化”(2020-12)  
企业管理杂志 发布时间:21-03-05        
   

从供应商合同履职综合评价、创建“矩阵式”共建管理组织架构、业务标准化、定额管理、生态化党建五个维度,实现业务外包项目管理精益化、自主化。
 

文/鲁江姣  侯小波  桂彬



关键词:企业外包管理  业务评价  矩阵式管理  生态化党建  管理精益化

     随着企业实施的综合性项目越来越多,为了保证项目顺利实施,把项目中非核心业务或者专业性较强的业务外包给其他公司或机构,是当前开展综合性项目行之有效的方法。因此,提升外包项目精细化管理水平,加强外包供应商自主管理能力,是外包项目管理亟待解决的问题。以武汉卷烟厂项目外包管理为例,本文将介绍业务外包项目“五维两化”综合管理方法,即从供应商合同履职综合评价(业绩)、创建“矩阵式”共建管理组织架构(管理)、业务标准化(标准化)、定额管理(定额)、生态化党建(组织)五个维度,实现业务外包项目管理精益化、自主化。
    
第一维:规范外包项目供应商合同履职综合评价
     1. 修订和优化合同条款,有效规避识别出风险因素。完善各项目规范要求、考核标准和项目定额,把相关内容写入合同条款。在签订外包项目合同时明确项目作业内容、供应商要求、甲乙双方职责及违约条款等内容。
     2. 以提高外包服务质量为导向,完善劳务外包供应商评价办法。开展供应商综合资质评估,对供应商建立历史档案,做到情况明、家底清。从项目实施过程中的质量管理、现场管理、安全管理、人员流动率、计划执行、人员培训等多个方面细化评价标准。将供应商评价周期由年度评价改为月度评价,并运用评价结果形成约谈、整改、终止合同和黑名单机制,促进外包供应商自主管理水平不断提高。
    
第二维:实现“矩阵式”职能共建共治的组织架构
     武汉卷烟厂新厂外包项目涉及7家供应商,采用 “矩阵式”职能共建共治的组织架构实现自主管理。通过6个管理专班把7家外包供应商有机结合成一个整体:在某一个管理专班中,一家公司是主导,而在另一个管理专班中,角色发生互换,另一家公司变成主导。在工作过程中,各外包供应商都意识到他们需要其他供应商的协作配合,使原本处于恶性竞争的关系转变成一种相互协作、比拼管理水平的良性竞争。为促进资源共享和工作协作而成立的6个管理工作专班分别是通勤管理专班、食堂管理专班、安全管理专班、澡堂及更衣室管理专班、项目部管理专班和行为规范管理专班,如图1所示。
     以食堂管理专班为例,以往外用工食堂员工就餐无人管理,员工就餐插队、喧闹现象明显,餐厅环境脏乱。成立食堂管理专班后,指定一外包公司负责外用工食堂的监管工作,每次就餐均安排有佩戴标识的值班人员在食堂值班。值班人员跨公司管理食堂就餐秩序,督促员工维持餐桌卫生,员工在食堂的就餐体验大幅提升。
    
第三维:建立完备的外包项目管理标准体系
     针对各项目梳理有关工作流程,明确每个工作环节上的岗位职责分工,建立对应的项目标准化指南文件。每个标准文件都经过文件编写、标准分级审核、标准培训和运行等从编制到落地的全过程管理,各外包项目供应商通过全过程参与建标,充分理解了各工作流程和质量要求,确保标准从制度搭建、运行管理到推广应用的执行到位,如图2所示。避免因需求不明确、标准不统一造成安全、质量方面的问题。
    
第四维:优化人力资源配置,推进项目定额管理
     1. 推进岗位整合优化,根据现场考查、岗位分析,确定各外包项目需要的合理用工人数,使外包用工岗位配置合理。
     2. 推进项目定额管理,分为四个阶段:
     (1)准备阶段。设计岗位写实调查表;确定岗位参与人员范围,参与人员均有2年以上该岗位工作经验。
     (2)岗位写实测试阶段。安排班组长对本组人员全天的工作进行写实记录;各项目经理每天对写实记录进行汇总。各班各岗位人员测试结果数据每7天为一组,剔除异常情况的数据后进行平均计算作为该组数据值;按照上述方式累计记录三组数据,再次进行平均,将平均值作为岗位定额标准。
     (3)信息分析阶段。对各工种岗位工作写实进行分析,对各工种岗位定额测算。
     (4)应用验证阶段。根据岗位写实结果对工作流程进行优化,根据确定的岗位定额标准在实际运行中进行验证。
    
第五维:建立外包项目生态化党建工作机制,发挥党建引领和支撑作用
     1. 建立党建工作机制,夯实组织基础。武汉卷烟厂厂区7家供应商、12个外包项目共有20名党员。通过外包单位党组织联建模式,每月轮流由一家供应商作为牵头单位开展党建工作。卷烟厂为外包项目党组织专门配备了办公室作为活动场所,党组织学习活动有固定时间。全面建立和落实政治理论学习制度、党员联系群众等工作机制,提升党建水平。
     2. 将“三会一课”与日常工作和生活融合。密切关注员工思想动态,对于因管理方式变化和新规定的执行在员工中产生的疑问和思想波动,在“三会一课”学习中及时解答。通过党员的辐射作用,不仅提升工作积极性,还能及时化解误会、统一思想,推动工作顺利开展。


    
实施效果
     经过 “五维两化”综合管理创新实践,武汉卷烟厂外包业务在满足用工需求的前提下,降低了外包用工风险,实现了企业外包业务工作的规范统一,推动企业外包业务长期、稳定、健康发展,如图3所示。
1. 经济效益显著
     用工人数减少。年底比年初用工人数减少,2019年在产量增加的情况下,对比年初1月份用工人数,12月份时减少了外用工248人。旺季用工人数减少,在卷烟生产传统旺季10、11、12月的月均用工人数降至历史最低,对比2018年四季度,共减少外包用工1135人次。
     支出费用减少。2019年2月至12月共优化减少外包用工2179人次,按工时结算,减少业务结算费用599.04万元。
2. 精益化和自主化管理水平有效提升
     通过各供应商“矩阵式”共建自主管理,改变了以往各供应商施工中“各扫门前雪”、无法协调的状况,形成了外包工作各司其职、齐抓共管的和谐氛围。
     根据外包项目内容,编写相应的业务标准化指南,建立完备的标准化管理体系。缩短了新员工上岗适应时间,提高了作业人员的工作技能,人均劳动效率显著提高。
     通过外包项目中的党建工作,全面提升了党员群众的精神面貌,转变了工作作风,增强了外包单位的凝聚力和战斗力。■


主要参考文献
[1] 胡科.业务外包规范管理探索与研究[J].经营者,2019(011):71.
[2] 梅园.档案整理外包的风险与防范[J].办公室业务,2018(3):58-59.
作者单位 
鲁江姣 湖北中烟工业有限责任公司武汉卷烟厂
侯小波 桂彬 北京航天拓扑高科技有限责任公司
 

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