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    案例实务    
  山钢集团:机制创新破解审计“整改难”(2020-09)  
企业管理杂志 发布时间:21-02-23        
   

文/董绪林



关键词:山钢集团  审计整改  闭环机制  四化融合  五位一体

     山东钢铁集团有限公司(简称山钢集团)针对企业内部审计中发现问题迟迟得不到有效整改等问题,运用PDCA理论构建审计整改闭环机制,通过规范化、常态化、长效化、协同化“四化融合”与机构、制度、流程、系统、问责“五位一体”的“双核”驱动,破解“整改难”顽疾,使得审计工作由单纯发现问题的治标向发现并解决问题的标本兼治转变,有力促进了企业管理水平的提升。
    
构建PDCA整改闭环机制
     山钢集团审计部将PDCA循环理论应用于审计管理工作实践,构建了审计整改闭环机制(如图1所示),分为计划(P)、实施(D)、检查(C)和处理(A)四个阶段,循环往复。在P阶段,研究制定整改计划,提出审计整改目标、思路及要求。在D阶段,精心设计整改工作方案并组织实施。在C阶段,全面检查整改结果是否实现了预定目标、达到了整改要求,并做好整改验证。在A阶段,一方面认真总结、及时固化整改成果,形成工作标准和规章制度,促进企业管理水平提升;另一方面分析总结未完成整改问题的原因,将未解决和新发现的问题转入下一个PDCA循环解决。
     PDCA审计整改闭环机制使得审计部门能够“无死角”地了解审计整改情况,如果审计整改结果不理想,可通过检查PDCA四个环节,很快发现哪个环节出了问题,以便查明原因并将责任落实到相关人员,从而有针对性地优化整改措施并督促被审计单位落实整改。


    
“四化融合”形成整改合力
     山钢集团审计整改闭环机制内核之一是通过规范化、常态化、长效化、协同化的“四化融合”,形成落实整改的合力(如图2所示)。
1. 规范化
     审计整改闭环机制依托规范化的审计管理制度体系。截至目前,山钢集团已制定了《内部审计管理规定》《审计整改督查工作实施办法》《审计整改指令书管理办法》等15个审计管理制度,使审计项目实施及审计整改工作有章可循。集团公司成立由董事长任组长、总经理及分管领导任副组长的审计整改工作领导小组,领导小组办公室设在审计部,其规格和运行机制为审计整改工作提供了组织保障。
2. 常态化
     审计整改闭环机制改变了传统的“推一推、动一动”的运动式整改模式,依托审计整改联席会议这一平台,针对审计过程中发现的问题,由分管领导召集被审计单位及相关部门的负责人参加整改推进会议,明确整改措施,强化整改考核,形成审计部门牵头、各专业部门督导、被审计单位整改协同推进的工作模式,实现了对审计发现问题、被审计单位整改、部门督导、后续审计、整改验证的常态化管理。
3. 长效化
     审计发现的问题涉及方方面面,问题类型、形成原因、整改难度千差万别,审计整改不能简单地“一刀切”,而是一个系统推进、不断深化的过程,需要绵绵用力,才能久久为功,形成长效机制。为增强审计整改工作的针对性,提高审计整改效率,山钢集团运用四象分类法,根据问题的轻重缓急,将审计整改涉及的问题归入四个象限:第一象限是重要且较易整改的问题,第二象限是重要但不易整改的问题,第三象限是不重要但较易整改的问题,第四象限是不重要且不易整改的问题。对第一象限的问题,审计部门重点牵头督办,要求被审计单位按规定时限完成整改;对第二象限的问题,审计部门牵头重点研究,要求被审计单位深入分析短期无法完成整改的原因及下一步整改计划,并会同相关部门努力创造整改条件;对第三象限的问题,审计部门投入适当的精力,要求被审计单位尽快完成整改;对第四象限的问题,审计部门可投入较少的精力进行督办,但要按照整改标准进行验收,做到不整改不销号。审计整改闭环机制促进了第二象限问题向第一象限问题转化、第四象限问题向第三象限问题转化,实现了审计整改成效的最大化。
4. 协同化 
     审计整改工作不是审计部门的单打独斗或被审计单位的各自为战,必须依靠各方协同,才能形成整改合力。山钢集团在发挥审计部门先导作用的同时,充分利用审计整改工作领导小组的大监督体系及审计整改联席会议、巡审联动等平台,既讲部署、又讲落实,既讲分工、又讲配合,审计部门通过向上报告、同级通报、向下传达、督查督办、联席会议、审计移送、后续审计等方式,与各部门、各单位在信息共享、工作联动中形成强大合力,协同推进审计整改工作。
    
“五位一体”保障整改效果
     山钢集团审计整改闭环机制内核之二是以明确的机构角色定义为前提、以完善的整改跟进制度为保障、以规范的操作流程为基础、以审计整改跟进系统为载体、以考核问责为手段,构建机构、制度、流程、系统、问责“五位一体”的审计整改闭环运转机制,确保审计成果转化为管理效能(如下页图3所示)。
1. 明确机构角色,界定职责分工
     山钢集团通过明确审计项目、审计整改、整改验证、审计问责流程中所涉及的组织及其职责,达到角色明确、职责清晰、分工协作、促进整改的目的。被审计单位承担整改主体责任,整改事项主管部门承担整改事项管理责任,审计部门承担整改牵头督办责任,纪委对审计发现问题和整改不力问题实施问责,各部门、各单位再将职责细化分解到各个层级,将相关责任落实到具体人。
2. 完善整改制度,规范操作流程
     山钢集团依据相关法律法规,紧密结合本单位实际,编制了《审计整改督查工作实施办法》,规定了审计整改跟进的原则、要求、组织、执行及评估考核等方面内容,对审计整改启动、整改计划制定、整改工作实施、整改证据审核到整改完成验收等全流程进行规范,为有效开展审计整改工作提供了制度保障。
3. 优化整改流程,细化操作要求
     山钢集团从多个维度规范审计整改跟进流程,以确保整改操作要求可落地。一是优化流程。从审计整改的启动、整改意见的提交与审核、整改工作的实施、整改结果和证据的提交与审核,直至最终的整改效果评估和处理,对审计整改全流程的各个环节均进行合理细致地规范。二是明确要求。明确规定整改意见下发、整改结果提交等重要节点的时限要求,做到整改过程中督促、整改期届满前提醒。三是改进方式。对不同的问题设置不同的整改方式:能够即时整改的必须即时整改;整改周期长、需要持续整改的设置阶段性整改目标和时间节点;暂不具备整改条件的说明情况及原因,列出下一步整改路径和需要协调解决的问题;经认定确实无法整改的,从整改台账中移出,留档备查。
4. 升级管理平台,统一整改台账
     为系统推进审计整改工作,山钢集团完善和统一了整改台账、整改报告格式及内容,对各类问题整改状态进行科学分类,并将重要整改信息纳入审计整改台账。运用信息化技术升级审计整改管理平台,将审计发现的问题按会计核算、资金管理、投资管理、资本运营等不同性质进行科学分类,并以散点图的形式展示分布情况,为审计计划的制订、审计项目的立项及实施提供科学的参考依据;增强了管理平台的统计分析功能,使得各个被审计单位的问题整改进度、状态等情况一目了然,便于及时提醒并跟进督查。
5. 强化监督问责,保障整改效果
     山钢集团通过强化监督、考核和问责,确保审计整改工作成效。一是加大监督力度。重要整改情况及时报告集团党委,便于党委及时研究部署和督导整改工作;对各单位整改资料提交、整改报告质量、整改事项完成率等指标进行排序,对整改成效突出、各项整改指标靠前的单位予以表彰,对整改成效不明显、各项整改指标靠后的单位及时进行批评或实施问责。二是深入开展问题整改“回头看”。对未整改到位的问题“回头看”,深入剖析问题原因,明确产生问题的责任,提出解决问题的措施,推动问题整改到位;对建章立制情况“回头看”,检查被审计单位是否针对审计发现的问题完善了相关制度,避免屡查屡犯现象发生;对整改进度“回头看”,督促被审计单位及时整改审计发现的问题,能够短时间内整改的要立查立改,短时间内整改不了的要责任到位、措施到位,制定明确的整改时间表、路线图。三是强化审计整改问责机制。明确问责事项及启动问责程序的条件,对弄虚作假、整改不力、屡查屡犯的行为及给企业造成损失的相关责任人,实施问责处理,以强化审计整改的执行力。■


主要参考文献
杨金花.经济新常态下基层内部审计的重点内容和方法探讨[OL].审计署网站——审计之窗.2016-07-19.
作者单位 山东钢铁集团有限公司
 

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