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    管理创新    
  产品全生命周期质量控制流程优化(2020-09)  
企业管理杂志 发布时间:21-02-23        
   

流程全景图的内容越全面,对工作的细化程度越高,则对日常工作的指导性越强。
 

文/宫想  贾春光



关键词:中车四方所  产品全生命周期  流程分级  流程优化

     中车青岛四方车辆研究所有限公司(简称中车四方所)隶属于中国中车股份有限公司。中车四方所借鉴国内外企业先进质量管理经验,结合自身产品特点,对产品实行流程分类、分级管理。通过流程细化,将质量控制要求落实到产品全生命周期过程的流程管理过程中,以提升质量管理水平。
    
中车四方所总流程分类
     提高产品质量不应仅从事后检验和改善着手,更应从管理流程优化中发现质量提升的契机。流程作为连接企业各业务单元的纽带,会对工作质量和产品质量产生重要影响。不能满足顾客要求的流程,都可被认为是一种缺陷。企业可以通过改善内部流程来满足顾客要求。
     中车四方所结合质量管理体系的业务管理要求,将公司总流程分为管理流程、核心业务流程和支持性流程三类。其中核心业务流程指产品实现的全生命周期过程,是主流程。管理流程和支持性流程作为辅助流程为主流程的顺利完成服务。核心业务流程包含需求管理、产品设计开发、生产、采购、售后运维等流程,因此,需要将核心业务流程中的各流程进行分级细化,并明确质量管控要求。


    
流程梳理的主要步骤和措施
     产品全生命周期内各流程在产品实现过程中是串行关系,同时每一个流程也是一个独立完整的流程。中车四方所对这些流程进行分级管理,细化质量管理的颗粒度,以达到提升质量管理水平的目的。
     图1为中车四方所现有管理模式和期望的流程模式对比图。现有的两级管理模式与细化后的各级管理流程之间存在着对应关系。公司级管理作为规划层,细化为L1级流程类别及L2级流程组,即产品全生命周期内各过程的L1和L2级内容是一致的,在公司各事业部之间不存在差异。
     各事业部之间的管理差异性在L3至L5/L6级流程之间体现,因此在不违背L1及L2级流程总体框架要求的基础上,各事业部根据产品特点分别细化其对应的各级流程。
     上述方法既保证公司级管理要求的统一性,又兼顾了多品种产品实现的差异性,适合中车四方所的质量管理要求。
     产品全生命周期内流程的分级梳理一般经过以下几个过程。
1. 确认顶层架构
     产品全生命周期涉及的核心业务流程包括:产品需求确认、产品策划、产品设计开发、产品验证、产品量产、产品销售及后期维护等过程,直至产品最终报废。公司结合生产组织情况,经过完善,最终确认需求管理过程、采购过程、供应商管理过程、设计开发过程、生产和交付过程、售后及维保过程为产品全生命周期过程,即管理流程的顶层架构——L1级流程内容。
2. 流程分级及定义
     在确认流程管理的顶层架构,即L1级流程类别的内容后,对每个产品实现过程进行活动梳理,这里的活动指的是各级流程的内容。以生产和交付过程为例,某事业部识别出的活动内容包括:生产制造、交付、生产需求策划、项目产前准备、制造物流管理、制造过程管理、制造成本管理、开工确认、过程检验、物资盘点、量具管理、制造环境管理、客户放行、生产异常管理等共计105项,涵盖总体的管理工作、细化的分工直至具体的日常工作。在梳理完活动内容后,将这些内容进行分级,并确定初步的包含关系,如开工过程和过程检验属于制造过程管理,而制造过程管理包含在生产制造过程中;客户放行活动应该包含在交付过程中。根据实际活动的开展情况,按照图2的分级规则,将105项活动内容进行分级梳理,并形成L1-L5的五级流程全景图。
     流程全景图的绘制是整个流程分级工作的基础。全景图的内容越全面,对工作的细化程度越高,则对日常工作的指导性越强。因此,在全景图绘制完成后,进行了日常工作的对比,查漏补缺,使每项工作内容都能包含到流程全景图中。
     流程全景图中的每项内容,在全景图中只是一个简单的名称,没有明确的定义和内容解释。在完成产品全生命周期每一个流程的全景图后,对全景图中L1-L5各层级内的各子流程进行规范性解释,包含其名称、定义、责任人、上下级流程、输入、输出、起点、终点、所在层级、目的等内容,最终形成每项活动的流程结构卡。其中责任人的确定为每项工作的开展提供便利,尤其是质量要求的提出和执行。确定的流程输入、输出和起点、终点是各级子流程之间建立相互关系的依据,比如有串行关系的流程之间上一流程的输出与下一流程的输入是一致的,需要在流程结构卡体现。
     通过流程结构卡的编制,可以发现流程全景图绘制过程中的疏漏,并进行二次补充,使整个流程框架更清晰、合理。
     总之,流程结构卡起到了流程名片的作用,将每项具体化的小流程信息准确地表达在一张纸上,为后续各级流程之间确立关系奠定了基础。


3. 梳理流程间相互关系
     在各级流程内容明晰之后,其之间的关系会逐渐清晰。一般存在流程间的关系,主要表现为流程关联图;流程内部各生产动作之间的关系,主要表现为流程泳道图。
     流程关联图主要是针对规划层即L1和L2级流程之间的关系绘制的图形。包括每个流程(L1级)的二级流程(L2级)与产品全生命周期内其它流程(L1级)及管理流程,或支持性流程中的相关流程的相互关系。比如生产与交付流程(L1级)中生产计划、生产准备、制造、交付、检修(L2级)与产品设计开发(L1级)、采购(L1级)、战略管理(管理流程)、财务资源管理(支持性流程)等之间的关系图即为生产与交付流程的流程关联图。
     清晰的流程关联图为公司生产组织的整体规划和管控提供了理论基础,以确保在公司级管理过程中,各事业部的管理一致性,是流程分级过程中顶层架构的延伸。
     在产品全生命周期质量管控中,既要把控大方向,也不能放过各级流程管理的小细节。为更好体现各级流程中每个子流程的内部工作关系,绘制流程泳道图必不可少,如图3所示。
     首先要确保产品全生命周期各流程内包含的各级子流程都能绘制到流程泳道图中。以生产和交付流程为例,包含L1级流程在内的共105个子流程均需要绘制流程泳道图。只有某一级流程中的下级子流程是串行关系时,才可以只绘制本级流程泳道图,而不必再绘制下级各子流程单独的流程泳道图。例如,生产与交付流程中的三级流程“制造过程管理”的下级子流程包含开工前确认、首件鉴定、零部件加工、过程检验、总成装配、最终检验等各流程,因各四级子流程体现的是产品生产过程的基本过程,属于串行关系,因此绘制“制造过程管理”的流程泳道图覆盖了各个四级子流程,各四级子流程也未再单独绘制流程泳道图。
     流程泳道图的绘制以工作内容为基础,在既有工作方式方法的基础上,如果发现更适合公司质量管理和发展的新思路,则须体现在各个流程泳道图中。
     流程泳道图的绘制是为了更清晰、明确地表达流程内的流转关系,把流程与实际业务内容结合起来,使流程的梳理能够指导日常工作。
     无论是流程关联图还是流程泳道图,都是为了使各级流程、每个流程内部的相互关系更清晰,使产品全生命周期的各流程贯穿、流通起来,进而为流程文件形成做准备。
4. 编制基于分级流程的流程文件
     管理思想的实施需要靠制度和文件来实现,因此,将分类、分级后的流程真正用于产品全生命周期管理的主要手段,是流程文件的编制和使用。
     流程文件与传统的管理制度、管理文件存在很大不同。流程文件是以流程为基础编制的文件。流程文件包含几个关键要素:流程泳道图、流程说明、支持文件等。流程泳道图和流程说明作为流程文件的主体内容而存在。流程文件中的每一个工作内容或步骤都能找到上一个活动及下一个活动,其来龙去脉清晰明确,对具体工作具有很强的指导作用。流程说明是对流程泳道图的解释和说明,包含对应流程泳道图的流程编号、活动的名称和内容、活动角色以及流程的输入和输出。流程说明作为流程文件的主要内容,是以流程泳道图为基础,对整个流程内各项活动的相关规定,是执行的依据。
     流程文件是在总结流程结构卡、流程关联图、流程泳道图基础上制定的工作指南,是整个流程分级梳理工作的最终成果。在其编制过程中,需要将质量管理要求明确到流程泳道图和流程说明中的各个关键节点。比如生产与交付流程的其中一个四级子流程为产品开工前确认,需要规定开工前确认过程中发生质量问题或出现质量不符合情况,则视为不满足开工确认要求,即不能继续进行下一流程。
     流程的文件化过程也需要有一定的流程,即流程管理的流程。如需要对已完成梳理的流程进行验证,并在验证通过后进行流程发布。另外,由于梳理出的流程与原有流程之间存在一定的差异,需要对差异进行识别并进行相应调整,如组织职能的调整、人员职责的变更等。
     流程管理流程同样需要经过策划、建立、验证、文件化、发布、实施、监控及改进等过程,是一个完整的管理流,需要按照流程管理思路进行管理。
     在流程文件化完成之后,即可进行文件发布和使用,使其指导日常工作。
     在文件使用过程中,发现文件或流程的不合理和不完善之处,需要从流程全景图开始,查找不足,进行修订,通过逐步迭代的方法使整个过程的流程更明晰。
     通过以上流程梳理,绘制流程全景图,编制流程结构卡、流程文件等,将L1-L5的各级流程更清晰地表达出来。
     在流程运营过程中,通过对管理流程的成熟度进行评估、开展流程绩效管理、内外部审核及自我评价等方法,判定管理流程运行情况,并逐步完善。■


主要参考文献
[1] 张丽华,金小卫.浅谈流程方法在质量管理改进中的应用[J].船舶标准化工程师,2016(06):57.
[2] Hammer M., Champy J. Reengineering the Corporation:A Manifesto for Business Revolution[M]. New York:Harper Paperbacks,2004:31-49,134-147.
作者单位 中车青岛四方车辆研究所有限公司
 

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