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  远程办公落地建议(2020-07)  
企业管理杂志 发布时间:20-12-30        
   

文/曹建民



关键词:远程办公  自我管理  项目管理  固定办公

     新冠肺炎疫情加速了企业实施远程办公的步伐。远程办公具有降低运营成本、提高员工满意度、减少交通拥堵等优点。同时,远程办公并非只是依赖互联网等现代信息通信技术所实现的线上办公,而是一套以办公效率为导向的管理机制,需要企业做出系统性的思考和安排。
    
一、远程办公实践中面临的挑战
1.员工工作效率问题。尽管人类学家蒙台梭利认为工作是人的天职,但实际上很多人的工作仍处于就业谋生的状态,并非热爱所从事的工作,因此在缺少现场监督的情况下,员工很容易因为缺乏自我管理而工作懈怠。比如,受到私人事情的影响而无法集中精力,或者由于和上下级、同事之间的沟通不那么直接、充分,有些问题得不到及时解决,工作成绩得不到及时肯定,导致工作效率降低,工作积极性减退。
2.员工精神心理健康受到挑战。人是社会性的,按照社会心理学家马斯洛的分析,人有友爱、归属等情感需求。员工长时间独自工作,容易产生孤立感和焦虑感,也容易弱化集体观念和纪律观念,既不利于个人身心健康,影响个人得到尊重和自我实现的需要,也降低对企业的忠诚度。
3.技术支撑手段不足影响远程办公效果。远程办公需要实时沟通、视频会议、任务管理、知识分享等信息通信技术手段提供支撑,当前已经有一些成熟应用的办公软件,但还不够充分和便捷。
4.人们的观念还未对大范围实施远程办公做好准备。远程办公已经在一些业务匹配度高、管理理念和机制适应性好的企业得到良好实践,但显然更多企业和企业管理者对其还没有太多了解,远程办公的利弊和规律也还没有得到充分认识。
    
二、实施远程办公的认知准备
1.审慎研究策划远程办公安排。制订相对完整的实施方案,包括适用岗位、办公手段、管理制度、文化理念等内容,避免盲目开始,更避免草草结束,可以先试点再逐步扩大范围。例如,推特因疫情加速了远程办公的推进计划,主要基于两点考虑:一是旧金山湾区房价房租高涨,员工工资也很高,导致企业办公、用工成本高涨;二是为员工提供工作生活方便,留住或吸引更多人才。公司CEO表示,年龄较大、需要照顾家庭、生活成本过高、不想住在大城市等都可以成为申请远程办公的理由。脸书首席执行官马克·扎克伯格近期则表示,将“慎重地”为现有员工开创永久性远程工作岗位,也会“积极”增聘远程工作的员工,并预计未来5〜10年,该公司可能将有50%的员工长期性地远程工作。
2.科学确定实行远程办公的具体岗位和人员。总体上看,工作任务相对明确、能够分配到个人并易于衡量评价、不用到现场操作或频繁沟通的岗位可以尝试采取远程办公,如软件开发人员、设计人员、营销人员、管理咨询人员、会计、培训师等岗位,同时岗位从业人员应当具有自驱力强、积极乐观、计划性强、善于解决问题等特点。需要明确一点,远程办公并不是“一刀切”地抛弃集中固定办公室,而是提供多元化的办公方式,兼顾企业的发展和员工的需求。
3.加强过程监督和动态优化。加强对远程办公过程中员工工作效率、工作效果的跟踪评价,并根据实施效果,对远程办公的总体安排、技术手段、制度流程及时作出调整优化。
    
三、实施远程办公的具体举措
1.确定岗位和人员。按照前面提到的原则,结合公司实际经营管理需要,确定实行远程办公的具体岗位和人员。并且,企业在招聘远程办公人员时,要注重考察应聘人员是否具备自我管理、沟通协作、乐观向上等远程办公所需要的能力。例如,Automattic 公司在招聘远程办公人员时,会要求候选人与他们以合约(每小时 25 美元的报酬)的方式一起工作 3〜8 周,在这个过程中,候选人不需要从现在的公司辞职,但他们会和未来可能的同事并肩作战,时间灵活,可以在晚上也可以在周末。在此期间,试用者与公司之间可以快速有效地评估,两者之间是否相互匹配。
2.提供远程办公条件。目前远程办公主要需要一些信息通信手段和线上管理工具。如线上办公手段包括VPN远程登录办公网(OA)、Email、在线实时沟通、电话会议、视频会议、云存储等。具体工具有打卡助手、钉钉办公、企业微信、云视频会议Boom或Zoom、项目协同工具Teambition或Trello、文档修改工具石墨或者Office365、信息协同工具Slack等。根据工作需要,还可以为员工提供电脑、打印机、电话会议视频系统等办公设备、办公用品以及通信费用等。例如Stack Overflow公司将Trello广泛用于各种项目和交流中,为员工提供赫曼米勒(Herman Miller)的人体工学椅、可调高度的书桌、接有外部显示器的苹果笔记本等办公设备和家具,以及高速网络办公费用等。
3.确定远程办公期间的一些规定动作。为保证远程办公的质量和效率,企业应该结合业务特点采取一些有效的管理手段,督促远程办公人员保持良好的工作状态。一些可供参考的措施包括:明确阶段工作任务和每日工作任务,并记录工作进展;搭建相对固定、正式的工作环境,包括办公房间、办公桌椅、办公工具、办公着装等;明确生活作息和工作时间,制订个人日程表;及时关注办公网、线上工作群、电子邮箱、工作打卡等信息,加强与团队和直接上级的沟通;每周至少一天或每月至少四天实行现场办公等。
4.指导员工加强自我管理。除了企业作出一些具体规定外,引导员工进行自我管理也非常重要,毕竟在目力所不及的地方更需要员工的自驱力。企业应该经常指导和提醒员工加强自我管理,例如,提醒员工增强责任心,保持专注;加强目标管理,把目标拆解为具体任务;主动与同事、直接上级沟通交流;及时总结和庆祝工作取得的成绩;劳逸结合,以结果为导向保证工作效率等。
5.加强项目管理制度和考核评价制度。除了前面提到的直接管理手段外,企业还应该建立健全相应的配套管理制度。比较有效的制度包括:建立并实施围绕具体任务、以达成明确任务目标为目的的项目运营管理制度,明确项目立项、组建团队、项目实施、过程监督、考核评价等内容;建立以工作效果为重点的考核评价制度,积极推行OKR管理机制。
6.加强员工思想文化教育。管理行为不如凝聚人心,思想自觉更能带来行动自觉。企业应加强文化建设和战略管理,让员工对企业愿景充满期待,并将员工个人发展目标与公司经营战略统一起来,增强员工信心和动力。还应该阶段性组织团队活动,如月度例会、集中学习、团建活动、年会等,增强员工的组织认同感和集体荣誉感。
    
四、明确远程办公的管理责任

     正如前面认知准备中提到的审慎研究策划的要求,远程办公应该作为一项战略管理举措,由公司管理层来决策、推动和组织实施,确保权威性和坚定性。具体工作则可由人力资源管理部门组织开展,并协调配合各具体业务部门负责人开展本部门远程办公人员的日常管理,强化过程监督和动态优化。■


作者单位 中国联通大数据公司
 

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