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    管理批判    
  信息化项目建设的八个痛点(2020-03)  
企业管理杂志 发布时间:20-06-30        
   

文/王春波



关键词:信息化项目  信息化建设风险  信息化运营  信息化项目成本



     信息化项目建设是一项繁杂的工作和艰巨的任务,在具体实践过程中需要面对决策、投资、建设、协作、运营等方面的诸多问题。如果企业没有明确的建设目标、严谨的管理机制、科学的建设方法、专业的工作团队,则很难取得信息化能带来的效率和效益。
    
一、技术与管理不匹配
     企业信息化项目建设中最常见的就是企业管理水平与信息系统能力不匹配的问题。如果企业战略不明、管理混乱、人员流失,即使实施再大范围的信息化项目、购买再知名的产品也解决不了管理、经营层面的问题,反倒加重了企业的经营成本,对企业造成反作用力。
     管理层希望通过信息系统优化管理流程,继而提升管理水平,实现技术拉动管理的目标。但在实际执行过程中,能够达成这个预期的企业少之又少。华为实施IPD系统建设的同时,也同步进行了大规模的组织变革、流程优化和人员调整,才带来产品投入市场时间缩短40%〜60%、产品开发浪费减少50%〜80%、产品开发生产力提高25%〜30%等成果。只有技术与管理匹配,信息化项目建设才能发挥功效,促进企业效率和效益的提升。
    
二、干系人角色错位
     对于企业信息化项目建设有一个形象的称呼:“一把手工程”。从正面看,企业领导或管理层对信息化建设非常重视,积极给予指导和协助;从负面看,如果一个项目不是领导提出或支持就很难推进。究其原因,角色错位是关键问题所在。
1.管理层过度参与
     企业领导人员过度参与信息化项目建设存在多种表现形式,最常见的体现在决策层面。企业信息化建设需求很多来自于管理层面,缺少完整的需求管理和决策机制。如何有效约束领导需求,控制突发、即兴项目,需要管理层的自我约束和管理流程的逐步完善。
2.业务部门不作为
     信息化项目建设必然会触及到业务流程的变更,影响业务部门的工作。业务部门对于信息化建设没有动力,在业务部门的固有思维中,信息化是IT部门的事。实际上,如果业务部门对信息化没有深刻的理解、对业务流程缺乏改善的决心,不能深度参与项目建设的全过程,而仅仅依靠IT部门,项目是不可能获得有效成果的。目前,这种问题已经在逐步改善,越来越多的信息化建设项目已经由业务部门发起,并对项目的建设成效承担具体责任。
3.用户群体被忽视
     信息化项目建设的目标之一就是为员工提供便捷易用的信息系统,提高工作效率。但作为最终用户的企业员工长期游离于信息化项目建设过程之外,未能真正参与项目建设的需求论证、方案设计、系统测试等环节。建成后的信息系统在功能模块、用户体验方面无法达成员工需求而触发抵触情绪,不利于系统的实际应用和宣传推广,最终形成管理层和建设部门感觉系统良好,但员工使用感差的情形,同样导致了项目的失败。有效的用户沟通对于企业信息化项目建设至关重要。
4. IT部门角色尴尬
     IT部门在多数企业中都属于职能序列中的二级或三级部门,基本不参与企业的战略规划和业务流程制定。以服务为主的定位,导致IT部门话语权不高、处于边缘化的状态,在信息化项目建设中的控制力极低,角色尴尬。同时,IT部门自身缺乏深入了解企业业务的动力,不能提出有效的技术解决方案,也加深了部门被边缘化的现象。
    
三、建设目标不明确
     部分信息化项目缺乏明确的建设目标,不知为何而建。竞争对手有CRM,我们也要建一套;SCM很流行,我们绝对不能落后。为建而建曾经是信息化项目建设中的常态。缺少问题导向、目标导向,缺乏业务分析、现状分析,忽略流程评估、能力评估,盲目进行系统建设,是信息化项目建设无法取得收益的关键问题。大数据、物联网、区块链是近期乃至未来很长一段时间内企业信息化建设追求的热点,极可能造就新一轮的信息化陷阱。
    
四、决策机制不完善
     规范的信息化项目建设需要进行需求评估、用户调研、方案制定、产品评选等环节才能正式立项并启动建设。决策的基础要基于企业的战略规划、组织体系、业务需求、管理水平、技术能力、用户参与度、财务投资等因素,经过严格的论证后才能决定是否开展具体的信息化项目建设。部分企业对于信息化项目建设缺少评估标准和评审流程,无法进行有效合理的决策,导致相当数量的项目盲目进行并最终失败。
    
五、产品选择不务实
     产品选择需要考量功能模块、供应商服务能力、产品价格、后期维保成本等方面,综合评估后选定整体最优的产品和供应商。但在实际执行过程中,企业出于各种考虑,往往倾向于选择国际公司、知名产品、套装软件,过分追求品牌效应,因此带来产品不适、实施困难、经费超标、运维成本高等问题,导致产品不能落地、整体成本超标,最终项目宣告失败。
    
六、项目验收形式化
     验收工作往往容易流于形式,“没有验收不过的项目”曾经是企业信息化建设中的一个常态。因为需求、立项、选型等前置环节的问题积累,验收环节无法按照规范流程进行严谨的逐项验收,只能复杂问题简单化、简单问题忽略化,最终只是走走流程,导致项目的彻底失败。
    
七、运营管理无序
     项目验收后,从建设转向运营管理阶段,从被关注的前台转向了例行工作的后台。部分企业未认识到运营的重要性,没有建立规范的运营体系和持续的资源投入,导致信息系统上线后缺乏必要的管理规范、必备的运营团队、基本的维保经费,逐步演变成系统问题丛生、用户疏于使用的状况。管理层的轻视、运营人员的缺失、维保经费的缺乏、用户培训的不足都是导致信息系统运营管理无法有效进行的原因。
    
八、隐性成本未计入
     企业更多关注项目建设阶段的成本并进行相对完善的预算控制,而忽视了项目建成、系统上线后的运营成本,其中包括产品维保费用、运营人员费用等等,最终超出企业可以承受的财务能力,被迫减少运营人员、不交维保费,从而带来产品不能正常升级、缺少人员维护等问题,也导致了信息化项目建设的失败。
     企业需要全面考虑信息化项目整体成本再做出决策。这其中包括购买套装软件还是定制开发、设备采购还是租用、团队自建还是外包等具体事项。■


主要参考文献
施炜,苗兆光. 企业成长导航. 机械工业出版社,2019.
作者单位 中粮营养健康研究院知识管理中心
栏目主编 王黎
 

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