为了更有效率地与日本企业预约工作日程,除了事先确认该企业的工作日历外,还要参考其重要会议的日程信息。
文/曲军
提前预约的习惯
日本企业非常注重提前预约工作日程。为了按预定的时间和程序完成工作,除了处理突发事情外,日本企业一般都会遵守一些约定俗成的日程预约习惯。例如:日常的工作日程,一般要提前数个工作日或数周进行预约;重大商务活动,一般需提前数月甚至一年进行预约;紧急的工作日程,要先向对方表示歉意并做出合理解释,然后再预约。
预约工作日程的原因多种多样。例如:有些企业需要在不影响开展内部重要会议的前提下,确定预约的工作日程;有些企业的会议室必须提前预约;有些企业是为了争取充分的时间做会议准备;还有些企业是为了不打乱相关业务部门已经(按年度、季度、月度)计划好的工作日程等。
事先沟通的习惯
日本企业会通过提前沟通来预约工作日程。一些经验丰富的日本员工会按以下三个步骤与外部单位进行预约:首先,在自己团队内确定好几个希望预约的时间;然后,给对方打电话、发短信或见面交流,初步了解对方比较合适的可预约时间及会议场所;最后,正式给对方发电子邮件,确定访谈涉及的事宜,包括但不限于访谈的目的、地点、主题、时间及参加人员。如果会议时间难以提前确定,希望去拜访的一方会主动提出更多的具体时间供对方选择。
如果已经充分地沟通、确认,正式确定了预约日期,日本企业一般很难接受对方随意进行较大程度的变更。若企业无合理理由,在已经确定好的日期前几天,突然提出要取消预约,这是非常失礼的。
制定工作日历
很多日本企业根据每个季度的业务繁忙程度定期制定工作日历,有些日本企业每年都会将工作日历赠送给重要的合作企业,或定期公布在网站上。特别是,一些服务性企业在法定节假日期间正常营业,其员工的休假时间也会有所调整,这些调整日期都会反映在该企业的工作日历上。
与日本企业预约活动日程时,可以事先参考该企业的工作日历,以便计划、商议合适的访谈时间。但需注意的是,因为有些企业为经营管理人员与生产一线人员分别制定了不同的工作日历,所以即使是同一个企业的员工,他们的工作日也可能不同。
确认“六曜”日历
“六曜”日历起源于中国,是中国传统历法中的一种注文,用以标示每日的吉凶。后来传至日本,它采用太阴历来占卜吉凶,分为先胜、友引、先负、佛灭、大安、赤口六种日子。有些日本企业习惯根据“六曜”日历选择黄道吉日安排工作日程。例如,如果新公司开业,一般会在“大安”的日子举办;如果办理诉讼案件,会选“先胜”之类的日子。需注意的是,若中日企业之间举办庆典活动,要尽量规避7月7日、9月18日 、12月13日等敏感日期。
共享会议日程
为了更有效率地与日本企业预约工作日程,除了事先确认企业的工作日历外,还要参考该企业重要会议的日程信息。有些日本企业的总务管理部门,在年末会把下一年需要举办的重要会议整理成会议日程一览表,传达给所有部门。根据业务需要,各部门也会以适当的方式,与本企业的重要客户共享表中的信息。这不仅方便了企业间的沟通,也提高了预约效率。
注重调整日程
日本企业在预约工作日程时很注重调整日程,这不仅是为了尊重每位参加人员的时间安排,也为了避免有些细节出现差错。例如,与日本企业预约晚宴时,该企业会通过参考《日程调整表》,最终确定晚宴的最佳预约日期是6月3日。因为选择这一天,可以保证每位相关人员都可以参加这次晚宴。日本企业在预约工作日程时,也非常尊重并尽量满足对方企业希望的时间。
安排午休值班
很多日本企业在午休时间也照常营业,尤其是重要的业务部门会安排专人值班。有些日本企业在定期更新的《午休轮流值班表》中,规定了需严格执行的业务流程和处罚员工私自占用营业电话的行为。■
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