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  日本企业的极致节俭(2019-10)  
企业管理杂志 发布时间:19-12-27        
   

日本的各行各业,不仅制定了关于节俭的规章制度,还定期组织内部培训,总结、指导员工的节俭行为。



文/曲军



从一些日本企业的员工手册上可以了解到,企业期望通过规范员工的节俭行为,培养其爱社精神,增加企业效益;有些日本员工会自觉减少打印资料,为减少使用电梯主动步行上下楼梯;一些日本企业家日常并不穿金戴银,出差不住豪华酒店,不炫富、不讲排场;企业的广告中除了介绍产品的功效外,还特别注重宣传产品节能节电的特点……
笔者从企业现场的工作气氛中体会到,日本企业的节俭精神已经反映在企业管理的方方面面。

一、关灯规定
日本很多制造业工厂的午休时间一般是12点至13点,企业规定午休时办公区域(车间等生产部门除外)一律关灯。即便员工需要查找自己的物品,也要使用应急手电筒照明,原则上是禁止开灯的。在每个办公桌附近或办公室的特定位置,一般都挂有防灾救急背包,包内装有应急手电筒。不过,有些制造业企业的对外营业部门在午休时间会安排专人轮流值班,中午照常对外营业。
为减少员工的加班时间,一些企业规定在夜晚的某个时刻后禁止加班。例如,一些企业规定,繁忙季节在晚上9点后,繁忙之外的季节在晚上8点后,办公区内统一关灯。有些企业甚至在规定时间点强制统一关闭包括电脑在内的办公设备。实际上,作为普通员工,当天该完成的工作还是要完成的,无论是责任心的体现,还是在领导对自己工作能力评价的压力下,即使办公室关灯了,很多员工会回家或转移工作场所继续工作。
即便实行强制关灯制度,也存在员工不得不在家或咖啡店里继续加班工作的现象,这种被扭曲的企业文化,不值得提倡、仿效。
每个企业、每个部门的下班时间不同,下班后各办公室被利用的状况也不一样。为了检查员工下班后是否实施关灯规定,也为了确认办公器具的电源关闭情况,很多企业实行关灯巡视制度。企业的值班人员或物业公司的值班人员,会在员工下班后按时巡视办公区域,并详细记录每个办公室的灯光和办公器具的电源关闭时间。

二、办公规定
一些日本企业内部规定,根据加班员工座位分布情况,值班人员有权指示所有加班员工聚集在同一办公区域内,实施加班时间的集中办公,并关闭其他办公区域的电器设备。外部中介服务机构临时在企业办公室时,要在指定办公区域内工作,如果需要进出入办公区域,必须在值班室办理登记。
还有一些企业把办公大楼划分成不同的功能区域,例如有日常办公区、外来接待区、吸烟区、内部员工站聊区、静思区等。下班后,大部分功能区域会关闭,这样便于值班管理和物业管理,有利于节省水电开支和企业警备开支。一些日本企业仿效欧美企业,把整个办公大楼按部门使用情况划分区域,任何员工都没有固定座位,全面实行开放、流动的办公方式。这样有利于员工的日常交流,提高办公器具的使用率。

三、打印规定
很多企业制定了复印机使用规则。其中一个重要规定是,在复印企业内部使用的文件资料时,要双面复印,节约纸张。但严格禁止使用已经记载了企业保密内容的单面复印纸张。有些企业规定,复印彩色的文件资料时须经自己部门的领导批准,而且复印后要登记在工作报告上,详细写明复印目的和张数。
很多企业的打印机是联网的,使用打印机时员工需要输入自己的专用密码。每位员工每天的打印(复印)信息、张数和文件名,都会被自动备份记录,便于企业日后查询或采取实时监控措施。
据笔者观察,为了防止不必要的打印行为,一些日本企业会定期内部公开各部门的打印数量,分析、比较其中是否存在浪费行为。有些企业还会在复印机旁,张贴一张复印纸采购价格比较清单,详细列明彩色复印纸和黑白复印纸的单价。这样的采购价格比较信息,可以提高企业员工的成本意识,控制打印纸张的消耗。最近几年,很多日本企业制定了无纸化办公的规定,全面推行无纸化办公的工作方式。对企业而言,这样做的好处很多。例如,节省纸张,保护环境,节省纸质合同所需缴纳的印花税,加强信息保护,当然也可以顺便利用网络监督员工的工作。
其中有几条重要规定可以体现日本企业的管理细节:
1.内务禁止打印。一些企业规定,在处理内部业务时,除了向外部单位提交的正式文件资料可以打印外,原则上禁止书面打印,以便节约纸张。
2.推荐电邮传递文件。一些企业大力推荐员工通过在电子邮件内添加附件的方式,向外部单位传递文件资料。停止使用传真机,不仅节约纸张,也利于文件保密。
3.电子扫描存档。一些企业把所有规章制度类文件及需要共享的合同类文件,全部电子扫描,整理编号并设置密码,分类存档在企业内部的区域网内。
4.文件原本统一存放。把企业所有文件电子化存档后,文件原本由专人负责统一存放,不再进行书面打印。
5.积极推行文件电子化的办公方式。根据业务需要,给使用电脑办公的员工配置与其电脑配套的电子显示屏,便于日常工作中阅读电子文档,积极推行电子化处理文件的工作方式。
6.全面实行电子审批流程。一些企业规定各级领导对所有日常业务的审批,统一通过自动化办公系统完成。
7.全面推行电子订单及电子合同制度。不仅节约纸张,还节省印花税(根据日本税法规定,使用非纸质版的电子订单及电子合同等,免交印花税)。
8.全面推行电子联网的办公方式。对所有订单合同实行电子联网,实行实时无纸化传递或更新交易数据。争取与所有具备条件的供应商,通过网络自动化办公系统,无纸化签订订单或合同。

四、“二上三下”运动
很多企业内部在多年前就推行“二上三下”运动,即“2 Up 3 Down”的电梯使用规定。
员工行动规范手册里有明确规定,如果没有紧急事情,应自觉避免频繁使用电梯,严格遵守“2 Up 3 Down”运动。即员工在所处楼层的上2层或下3层的楼层之间移动时尽量爬楼梯,不使用电梯。特别是在楼层不高的办公楼内,除了迎送客人及搬运物品外,禁止员工使用电梯。

五、电车通勤
很多员工每天乘坐电车上下班,包括一些大中型企业的社长。很多日本企业没有购置社长办公用车,也很少有聘请专职司机的日本企业。员工外勤工作时,一般是开公司的营业用车或租车。也有一些日本企业鼓励员工骑自行车上下班,每个月发放自行车补贴。
一些日本企业的社长外出办公时,若该地点电车无法到达,才会乘坐出租车或租车自驾前往。日本的电车是非常准时的,有利于把握时间。很多日本企业没有停车位,或停车位的数量有限。因此,在日本的一些大城市,如果不提前打招呼就私自开车去拜访客户,可能会给对方带来麻烦。

六、团购车票
在员工经常往来移动的交通区域,企业的经费管理制度中明确规定:除非因工作需要可陪同客户一同乘车,否则包括社长在内的任何员工,必须使用“回数券”乘车。所谓“回数券”,就是对团购的一种优惠售票方式,即在团体买入某一往来交通区域的车票时,一般是买10张赠送1张。所有“回数券”由总务管理部门统一购买,集中管理。

七、空调限温
一般情况下,很多日本企业在夏季会把办公室的空调温度设定在28度,冬季空调温度设定在23度。
为了防止空调温度显示出错,空调温度显示器旁边还会安置温度计和湿度计,每天安排专人轮值负责开关空调以及监控室内的温度、湿度。在员工较多的办公区域内,空调下方安置了特制的电风扇,这样有助于保持室内恒温,节约空调用电。企业把空调限温在28度,是依据日本劳动安全卫生法的相关规定制定的。
另外,日本环境省(环保部)从2005年开始积极推进夏季轻装运动,作为保护环境,改善地球变暖的一项措施,推荐日本企业把夏季办公室内的空调温度限定在28度。日本劳动安全卫生法在企业场所卫生标准规则中规定,在办公场所安装了空调设备的情况下,室内温度应努力控制在17度以上28度以下,以及相对湿度在40%以上70%以下的范围内。
据新闻报道,2018年夏天,日本一些地区连续高温,有市民与中小学生中暑死亡,一些企业员工也中暑病倒。因此,上述空调限温在28度的规定,遭到了企业员工的消极执行,社会人士也开始指责空调限温之类的规定。有些日本企业开始逐步允许各部门可以自己灵活控制空调温度。曾实行空调限温的企业内部规定,在制度上仍然存在,但在实际执行层面,企业不再强制要求高温天气下必须遵守空调限温的规定。
通过以上事例可以看出,节俭是美德,但是过度节俭不应提倡。
为提高员工的工作效率,一些企业正在积极采取措施改变办公场所的环境。目前,已有一些日本企业在研究防止员工打瞌睡的空调系统,利用办公环境的室内温度以及照明亮度、气味等因素综合分析工作中员工的瞌睡行为。以此为基础,开发有“瞌睡退散功能”的空调系统。据研究,在27度的室温下,当员工出现打瞌睡的迹象时,利用冷气将室温降至24度,最能有效赶走“瞌睡虫”。

八、空调位置
关于空调的购置安装,一些日本企业编制了专门的空调管理手册。手册里除了记载一些技术性要求外,还总结了节省电力及维修保养费用的注意事项。例如,经过实际调查比较,稍微变换一下空调位置,不仅省电,还减少故障的发生。虽然安装一些工业使用的空调,一般会由专门的空调安装公司完成。但是,空调使用企业自己需不断总结注意事项,持续优化空调的使用效果,有助于外部专业公司参考借鉴。
企业自己不断总结记录类似空调位置优化的管理细节,是持续改善企业管理的一个非常有效的具体措施,也是非常值得推广的企业节俭事例。

九、便座节电
为节约用电,除了严寒季节,日本企业也采取一些季节性节电措施。例如,在夏季统一停止马桶盖保温及自动开合功能。也有一些日本企业对员工提出具体要求,例如,随时关上保温型便座的马桶盖。这样,每一个保温型便座一年可以节省几百日元的用电。

十、轻装规定
在炎热的夏季,企业规定了轻装季节。所谓轻装季节,就是员工在上班时间,不佩戴领带,不需要穿正装。每当轻装季节,很多日本企业会在公司的网站或公司前台附近摆放一块宣传牌,对外公告轻装季节的具体实施时间。这是日本企业积极响应日本环境省(环保部)的号召,从2005年开始积极推进至今的一场夏季轻装运动。■
 

 
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