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    管理创新    
  实验室管理模式优化(2019-07)  
企业管理杂志 发布时间:19-09-27        
   

以实验室管理岗位工作标准、管理制度、管理流程为切入点,优化实验室管理模式。



文/曹晨霞



关键词:实验室管理  管理制度  管理流程  管理模式

     上海电气中央研究院(以下简称研究院)长期致力于集团产业和工业发展战略中的共性技术、关键技术和前瞻性技术的研究与突破。为系统优化研究院的实验室管理,研究院对标国内外重点实验室、行业领先企业研发机构的先进水平,打造与研究院“一流卓越”发展目标相匹配的实验室管理软环境。
    
内外部调研
1.内部调研
     通过内部调研梳理实验室现状,发现实验室存在以下问题。一是实验室及设备设施管理部分制度流程缺失或较为模糊,并存在制度执行不到位的问题。二是实验室管理的责任主体不明确。三是实验室安全管理较为粗放。四是异地实验室管理参照内部实验室的管理方式和管理标准,有时不符合实际需要。五是维护保养责任主体、维护保养周期和要求缺少清晰标准和规定,维护保养信息记录不健全。六是校验、送检周期和实验开展配合度需要优化。七是缺少对实验设备、仪器仪表、工器具全周期信息管理。八是实验室场所空间局促影响实验室定置管理的执行。
2.外部调研
     通过对4家外部单位调研对标,分析实验室管理上存在的差距。
(1)管控模式
     对标单位的科研(生产)设备设施与非科研(生产)设备设施分别归口不同部门,科研场所、设备设施、安全管理制度、标准分别归口管理,且拥有较为完善的计划预算管理体系。
(2)实验室管理
     对标单位将各科室的角色定位为标准执行者,实验室的日常使用者,遵循谁使用谁负责的管理原则。而其归口管理部门的角色为标准制定者,实验室使用的监督、检查者。其实验室的设备设施大部分采用集中采购、分散保存和使用管理的原则。


       
管理模式优化
     研究院选择了业界较流行的三种管理模式进行分析,分别为集中模式、分散模式和混合模式。
     通过三种管理模式分析(如表1所示),以及与研究院实验室管理现状的匹配,可以归纳出目前研究院实验室管理模式定位较为模糊,体现为形式上的集中,实际上的分散。
     根据研究院实际情况,不适用于集中式和分散式。选择短期定位“弱集中”模式,未来随着研究院各科室的不断发展,产品部向事业部和分/子公司的转型,管理模式应向混合管理模式转变。
1.建立设备管理标准
(1)根据价格、属性对设备设施进行划分
     为了梳理设备的价值特点,根据价格、属性对研究院设备设施进行划分,对纳入固定资产的实验设备资产价值进行了分析。研究院各实验室单价10万元及以下的实验设备数量占比约70%,单价10万元及以上的实验设备数量占30%,后者价值总额接近90%,符合二八法则。故以10万元为划分标准,小于10万元的实验设备由科室自主管理。
(2)根据实验仪器仪表使用特点划分
     除设备、仪器价值外,还根据实验仪器仪表的使用特点进行了划分。对其进行分析后发现,可移动、独立使用的仪器仪表107个,占比84%;固定、成套使用的仪器仪表21个,占比16%。故可移动、独立使用的仪器仪表由科室自行保管、保养。
2.建立、划分清晰的组织及岗位职责
(1) 归口部门及科室的职责界定
     在实验室管理工作层面,归口部门负责制度、标准的编制及修订,其执行情况的检查、指导与监督;负责实验室布局的规划和设计。科室作为实验室的日常使用部门,有责任协助维护实验室布局并且按照规定执行归口部门制定的制度、标准。
     在设备、仪器仪表的管理层面,归口部门需制定设备、仪器仪表的使用管理制度;负责设备、仪器仪表的集中采购、维修、校验和处置;负责10万元以上设备和固定成套仪器的保养、保管;负责对10万元以下设备、移动可独立使用的仪器仪表的日常保管、保养情况进行检查、监督和指导;负责设备及仪器仪表的信息管理工作。科室作为设备的日常使用人,应负责对设备的采购、维修、校验、处置,向归口部门提出需求;对于设备的日常使用、设备信息及日常的保管、保养情况进行及时、准确的记录;对于设备及仪器仪表的相关信息向归口部门进行反馈或上报。
     通过对归口部门及科室的工作职责进行细致、清晰的划分,有助于提升实验室管理工作的效率及质量。
(2)科室实验室负责人、科室设备保管员岗位设置
     作为负责实验室管理的核心岗位,实验室负责人、设备保管员隶属科室,其中,实验室负责人岗位可由科研人员兼任,科研人员具备较强专业知识,了解设备和实验要求,而设备保管员岗位可设置专职人员。实验室负责人与设备保管员隶属同一部门的优势在于,科研人员使用实验室同时对实验室日常管理负责,更为便捷、直接,且沟通效率高,考核关系清晰。
     科室实验室负责人、设备保管员及各实验室设备使用人的具体职责如表2所示。
3.仓储管理
     现有仓储环境较弱,信息系统不完善、信息记录不完整,针对这一问题,现阶段采用归口部门落实仓储信息,科室落实实物管理的模式进行仓储管理。进一步完善信息系统功能后,逐步实现实体库存与系统库存信息的一致性和实时性。
     职责划分上,归口部门的设备管理员统一负责各类实验设备、仪器仪表存储信息的系统内管理;各科室的设备保管员负责所属实验设备、仪器仪表的日常领用、维护、保养记录。
4.设备设施运行维护委外
     此类委外的前提条件是外包方具备专业资质、服务水平较高。研究院各实验室的设备设施,可采取共性设备集中委外维护保养,个性设备分别委外维护保养的模式进行。
     基于未来实验设备不断增多的情况,可优化采购流程,在选择设备供应商时,优先选择同时提供运维服务的供应商,在设备引入的最初环节,做到一体化的设备采购和运维服务;如供应商不能同时提供两种服务,在设备采购环节,也将运维服务提供商的采购一并纳入,为设备入库后的运维需求打好基础。在供应商上的选择上,应针对基本条件,如资质、规模等,设备硬件的质量及价格,和运维服务的质量及价格几个维度进行筛选和把关。
5.制度流程梳理和优化
     实验室管理制度流程的梳理是实验室管理优化的关键环节之一,对管理模式、管理制度的落地都起着十分重要的作用。作为实验室管理优化的核心环节,研究院在对整个制度优化的工作中,对实验室管理做了更细致的划分,对设备全生命周期管理工作环节做到了全面覆盖,让各项工作均有制度可循。
     按照研究院对实验室设施设备的管理事项,将相应的管理流程和对应的制度进行统筹关联,清晰明了的梳理各事项与相对应的制度、流程之间的关联,进一步形成研究院实验室专业化管理的企业文化,如图所示。■

 


主要参考文献
田玮.实验室发展的新途径.实验室研究与探索,2000,19(6).
作者单位
上海电气集团股份有限公司中央研究院
 

 
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