国网山西省电力公司企业级档案管理平台与ERP系统、财务管控、协同办公等系统建立数据接口，实现了资源共建共享、信息集中管控、数据高效利用。

文/宁军
 

关键词：山西电力  档案数字化  信息化管理平台

     国家电网山西省电力公司（以下简称山西电力或公司）通过搭建信息化管理平台，加强档案管理，整合档案资源，探索出一条企业档案数字化管理与利用新途径，有力促进了企业管理升级。
    
统筹规划 建立档案管理三级体系
     多年来，山西电力高度重视档案管理工作。早在2008年，公司就已将档案管理工作纳入总体规划，建立由领导小组、专职档案员、兼职档案员构成的三级档案管理组织体系，对企业档案资源开发利用实行统筹规范管理。成立档案管理工作领导小组、鉴定小组，确立领导责任制；把各部门工作纳入档案管理网络，实行动态管理，并将档案归档考核纳入年终绩效评比内容；将档案工作列入企业发展规划和年度工作计划，将档案库房建设、档案利用成果开发、档案信息化建设等经费列入公司总体财务预算，确保档案资源建设与企业发展同步。2016年，历时7年的公司档案管理数字化工程全面完成，实现了全系统档案管理由纸质向数字化转换的历史性跨越。此后，每年约有20余万件电子档案入库，目前已有超过百万件的电子文件供在线阅览。
    
突出过程管控，确保档案管理质量
     档案管理是维护历史真实面貌的一项基础性工作，也是提高企业管理质量和效率的必要条件，流程和质量管控则是档案管理工作的核心内容。山西电力注重在档案管理的流程优化、归档预控及质量管理上狠下功夫。重构项目管理流程，将档案控制节点前移至立项阶段，对所有项目登记形成立项清单，项目承担单位根据档案管理规范及时收集项目过程文件，定期将验收合格的资料录入信息化平台。档案管理工作者深入各部门、单位加强现场协调和指导，做到档案管理工作与公司工程项目同步，确保归档质量。
     高质量的档案管理，为抢险救灾等重大活动提供了可靠的基础保障。2007年2月27日至3月5日，正值全国人民欢度元宵佳节、喜迎“两会”召开之际，一场罕见的暴风雨雪和大雾袭击山西省中北部，输电线路遭受覆冰灾害，造成山西境内主干电网5条500千伏线路、6条220千伏线路先后掉闸19次，“西电东送”和“北电南送”等主干线路的输电安全受到严重威胁。面对突如其来的自然灾害，山西电力全力组织抗灾抢险工作，而当务之急是制定抢修方案，尽快恢复供电。公司运行维护人员紧急调阅了忻州供电公司档案室中的5条输电线路档案，涉及基础资料、线路断面图、各种验算曲线和设计说明书等近80张图纸，查找到了试送电的技术依据，扎实的档案管理工作为恢复电网运行发挥了关键作用。
    
整合档案资源，搭建信息化平台
     山西电力积极搜集整理企业历史类、合同类、资金类、工程项目类、科技类、思想文化类档案资源。2008年，公司组织本部及所属单位开展纸质档案数字化转换工作，投资一千多万元筹建了融合计算机网络技术、海量数据存储技术以及多媒体技术的企业数字档案馆，实现档案全生命周期电子化管理。企业级档案管理平台与ERP系统、财务管控、协同办公等系统建立数据接口，实现了资源共建共享、信息集中管控、数据高效利用，不仅为企业经营管理提供了内容丰富、信息准确的现代档案服务，而且有助于增强企业抵御风险的能力，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，切实维护企业的合法权益。
     2014年10月，一名上访者拿着开具日期为1952年9月、加盖“太原电灯新记公司清理小组”公章的太原电灯新记股份有限公司股票收据，到山西电力要求兑现股权利益。该上访者辩称：国网山西省电力公司是原太原电灯新记股份有限公司的继承单位，理应按原始股票份额、根据目前国网山西省电力公司资产规模的价值兑换现金。按照1952年太原电业局约150万元的资产规模估算，时隔62年，国网山西省电力公司2014年资产规模已达648.65亿元，这将是一宗数额巨大的索赔案。
     2014年11月，负责处理该案的财务人员向公司档案馆求助，依托企业级档案管理平台，在整合后的各类档案资源及海量数据中检索到关键信息：1952年6月，山西省公股公产清理委员会曾通过了“开展企业中公股公产清理工作的决议”及“清理国营合营企业内公私股权工作意见书”。
     据档案记载：民国时期的企业初创时，在一些私人手中持有股票。1950年代初期，企业被人民政府接管后，公私股权未加清理，导致时常发生公产与私股纠纷，如不及时妥善解决，将对国家、企业和个人利益产生不利影响。为此，1951年1月5日，中央人民政府政务院颁发《企业中公股公产清理办法》；1951年11月，山西省成立公股公产清理委员会，制定了公股公产清理实施细则。至1952年9月，太原新记电灯公司、榆次电灯公司、临汾电灯公司已经完成私股清理登记和处理工作，并在其原始股票收据上加盖“电灯新记公司清理小组”公章。从此，私人手中原有股票收据已经失去经济效益。
     公司依托企业级档案管理平台提供的历史档案证据，有效化解了这宗貌似严重的股权索赔争议。
    
加强档案知识宣传，克服档案管理短视心理
     档案积累过程漫长且烦琐，而档案利用的效益则具有明显的滞后性，即当时或短期内看不到多大作用和效益。档案管理的这个特点，也使一部分人容易产生短视心理：只顾眼前，不顾长远；重钱物，轻档案；重建设，轻记录，造成珍贵历史档案遗失。如山西电力在对集体企业撤并重组的过程中，需要对一家开发公司进行清产核资，却找不到部分会计档案。经过调查了解，竟然是因年代久远、交接手续不完善、档案存放地点几经变换而遗失，导致后续工作进展非常缓慢，严重影响了工作效率。
     为克服对档案管理的短视心理，公司开展了形式多样的档案专业知识宣讲和业务培训工作。对内增强档案管理人员的工作自觉性和责任感，从企业现实工作和长远发展的需要出发，切实加强档案管理工作；对外使公司全体员工充分认识到档案工作的重要性。通过开展“国际档案日”等宣传活动，评选表彰档案利用优秀案例和成果巡展，营造全员关注、支持、参与档案管理工作的良好氛围，为全面深入开展企业档案资源开发利用打下坚实基础。■

作者单位 国家电网山西省电力公司
栏目主编 苗榕