国网山西省电力公司企业级档案管理平台与ERP系统、财务管控、协同办公等系统建立数据接口,实现了资源共建共享、信息集中管控、数据高效利用。
文/宁军
关键词:山西电力 档案数字化 信息化管理平台
国家电网山西省电力公司(以下简称山西电力或公司)通过搭建信息化管理平台,加强档案管理,整合档案资源,探索出一条企业档案数字化管理与利用新途径,有力促进了企业管理升级。
统筹规划 建立档案管理三级体系
多年来,山西电力高度重视档案管理工作。早在2008年,公司就已将档案管理工作纳入总体规划,建立由领导小组、专职档案员、兼职档案员构成的三级档案管理组织体系,对企业档案资源开发利用实行统筹规范管理。成立档案管理工作领导小组、鉴定小组,确立领导责任制;把各部门工作纳入档案管理网络,实行动态管理,并将档案归档考核纳入年终绩效评比内容;将档案工作列入企业发展规划和年度工作计划,将档案库房建设、档案利用成果开发、档案信息化建设等经费列入公司总体财务预算,确保档案资源建设与企业发展同步。2016年,历时7年的公司档案管理数字化工程全面完成,实现了全系统档案管理由纸质向数字化转换的历史性跨越。此后,每年约有20余万件电子档案入库,目前已有超过百万件的电子文件供在线阅览。
突出过程管控,确保档案管理质量
档案管理是维护历史真实面貌的一项基础性工作,也是提高企业管理质量和效率的必要条件,流程和质量管控则是档案管理工作的核心内容。山西电力注重在档案管理的流程优化、归档预控及质量管理上狠下功夫。重构项目管理流程,将档案控制节点前移至立项阶段,对所有项目登记形成立项清单,项目承担单位根据档案管理规范及时收集项目过程文件,定期将验收合格的资料录入信息化平台。档案管理工作者深入各部门、单位加强现场协调和指导,做到档案管理工作与公司工程项目同步,确保归档质量。
高质量的档案管理,为抢险救灾等重大活动提供了可靠的基础保障。2007年2月27日至3月5日,正值全国人民欢度元宵佳节、喜迎“两会”召开之际,一场罕见的暴风雨雪和大雾袭击山西省中北部,输电线路遭受覆冰灾害,造成山西境内主干电网5条500千伏线路、6条220千伏线路先后掉闸19次,“西电东送”和“北电南送”等主干线路的输电安全受到严重威胁。面对突如其来的自然灾害,山西电力全力组织抗灾抢险工作,而当务之急是制定抢修方案,尽快恢复供电。公司运行维护人员紧急调阅了忻州供电公司档案室中的5条输电线路档案,涉及基础资料、线路断面图、各种验算曲线和设计说明书等近80张图纸,查找到了试送电的技术依据,扎实的档案管理工作为恢复电网运行发挥了关键作用。
整合档案资源,搭建信息化平台
山西电力积极搜集整理企业历史类、合同类、资金类、工程项目类、科技类、思想文化类档案资源。2008年,公司组织本部及所属单位开展纸质档案数字化转换工作,投资一千多万元筹建了融合计算机网络技术、海量数据存储技术以及多媒体技术的企业数字档案馆,实现档案全生命周期电子化管理。企业级档案管理平台与ERP系统、财务管控、协同办公等系统建立数据接口,实现了资源共建共享、信息集中管控、数据高效利用,不仅为企业经营管理提供了内容丰富、信息准确的现代档案服务,而且有助于增强企业抵御风险的能力,并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用,切实维护企业的合法权益。
2014年10月,一名上访者拿着开具日期为1952年9月、加盖“太原电灯新记公司清理小组”公章的太原电灯新记股份有限公司股票收据,到山西电力要求兑现股权利益。该上访者辩称:国网山西省电力公司是原太原电灯新记股份有限公司的继承单位,理应按原始股票份额、根据目前国网山西省电力公司资产规模的价值兑换现金。按照1952年太原电业局约150万元的资产规模估算,时隔62年,国网山西省电力公司2014年资产规模已达648.65亿元,这将是一宗数额巨大的索赔案。
2014年11月,负责处理该案的财务人员向公司档案馆求助,依托企业级档案管理平台,在整合后的各类档案资源及海量数据中检索到关键信息:1952年6月,山西省公股公产清理委员会曾通过了“开展企业中公股公产清理工作的决议”及“清理国营合营企业内公私股权工作意见书”。
据档案记载:民国时期的企业初创时,在一些私人手中持有股票。1950年代初期,企业被人民政府接管后,公私股权未加清理,导致时常发生公产与私股纠纷,如不及时妥善解决,将对国家、企业和个人利益产生不利影响。为此,1951年1月5日,中央人民政府政务院颁发《企业中公股公产清理办法》;1951年11月,山西省成立公股公产清理委员会,制定了公股公产清理实施细则。至1952年9月,太原新记电灯公司、榆次电灯公司、临汾电灯公司已经完成私股清理登记和处理工作,并在其原始股票收据上加盖“电灯新记公司清理小组”公章。从此,私人手中原有股票收据已经失去经济效益。
公司依托企业级档案管理平台提供的历史档案证据,有效化解了这宗貌似严重的股权索赔争议。
加强档案知识宣传,克服档案管理短视心理
档案积累过程漫长且烦琐,而档案利用的效益则具有明显的滞后性,即当时或短期内看不到多大作用和效益。档案管理的这个特点,也使一部分人容易产生短视心理:只顾眼前,不顾长远;重钱物,轻档案;重建设,轻记录,造成珍贵历史档案遗失。如山西电力在对集体企业撤并重组的过程中,需要对一家开发公司进行清产核资,却找不到部分会计档案。经过调查了解,竟然是因年代久远、交接手续不完善、档案存放地点几经变换而遗失,导致后续工作进展非常缓慢,严重影响了工作效率。
为克服对档案管理的短视心理,公司开展了形式多样的档案专业知识宣讲和业务培训工作。对内增强档案管理人员的工作自觉性和责任感,从企业现实工作和长远发展的需要出发,切实加强档案管理工作;对外使公司全体员工充分认识到档案工作的重要性。通过开展“国际档案日”等宣传活动,评选表彰档案利用优秀案例和成果巡展,营造全员关注、支持、参与档案管理工作的良好氛围,为全面深入开展企业档案资源开发利用打下坚实基础。■
作者单位 国家电网山西省电力公司
栏目主编 苗榕
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