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  先发未必制人(2019-03)  
企业管理杂志 发布时间:19-06-06        
   

有的日本员工在商务会谈中会坚持“三决不”原则,即决不先打破沉默、决不先发表意见、决不打断对方发表意见。



文/曲军



会议习惯一般是日积月累的会议经验。这些经验既是企业文化的沉淀,也是企业管理水平的体现。笔者通过参加日本企业的会议,总结了日本员工的一些会议习惯,这样不仅可以帮助读者理解一些日本企业文化,而且也可以借鉴其管理经验。

一、提前到场,闲聊几句
参加会议前,日本员工一般会提前30分钟甚至更长的时间到达会场周围的咖啡厅,喝杯咖啡轻松一下。这种习惯既可以避免迟到,也可以静下心来思考、整理一下将要会谈的内容。
在正式会谈前,参会者们会闲聊几分钟(若是严肃的正式会议,则不适合这种闲聊方式)。据笔者观察,大部分日本员工习惯聊几句当天的天气或热门话题,借此缓和一下会议气氛,轻松心情。精神放松后,观察会场气氛,寻找合适的时机转换话题,轻松自然地进入会谈主题。在日本,无论是何种会谈场合,能够读懂会场气氛,也就是所谓的“读懂空气”,不仅是个人素养的表现,而且也是一种职业技能。

二、时刻保持微笑
会谈中要始终保持微笑。会谈结束后,即使结果很糟糕也要微笑告别。有些日本企业的礼仪培训会要求新员工必须做到每当微笑时自己的眼神、眉毛、嘴唇等,都必须是微笑状态。他们解释,微笑着工作不仅是一种职业修养与礼仪要求,而且也是一种心理减压的方式。

三、沉默是金,后发制人
会谈中,信奉沉默是金。所谓沉默,即不率先表达自己的观点和意见,保持冷静。很多日本人认为,这么做能够有效保护自己的想法不被对方窥探。有的日本员工在介绍其谈判经验时,强调与对方会谈时必须坚持“三决不”原则,即决不先打破沉默、决不先发表意见、决不打断对方发表意见。日本企业在会谈的关键决策阶段,双方会暗自较量,出现“看谁沉默到最后”的比赛现象。
会谈中先“读心”,然后寻机后发制人。在日本,作为最基本的商务会谈礼仪,要求参会人员耐心倾听对方的陈述意见,不要轻易打断对方发言。据笔者观察,一些日本企业的资深员工倾听对方的发言内容后,再结合自己的预案,适度调整自己预定的发言内容。需注意的是,虽然在双方达成协议或者正式签订合同前,有些日本企业员工观察多、言论少,但是在协议或者合同签订生效后,他们会把双方应履行的义务及条约内容研究清楚,仔细陈述意见。
据笔者观察,一些日本企业的法务部门或法律顾问在签订合同前,就已经审核过这些法律文件及其支持性资料信息。虽然,这些法务部门或法律顾问很少直接参加商务会议,但他们的专业意见以及一些支持性工作(包括但不限于审阅协议或合同的支持性文件、协议或合同内容的“确认事项清单”、重要条款的法律解释与对策建议等)在正式商务会谈前已经基本完成。

四、以心传心,委婉拒绝
商务会谈中,尽量追求“以心传心”的沟通气氛。会谈时,一般用比较委婉的方式,陈述自己的观点和意见。多使用“是吗”“虽然”“可是”“ 但是”“对不起”等词汇,真正想表达的意思,其实在此类词汇的后面。有时,故意不把附和或转折词汇后面的话说出口,让会谈对方自己体会,是希望彼此能够心领神会地理解核心问题。
会谈中表达一般很委婉,不轻易对任何事物直接作出是非判断,拒绝对方提出的要求或请求时也会委婉表达。例如,日本人一般会使用“我们再考虑一下”“我们再研究一下”等类似言辞,表示婉言拒绝;有时会采取拖延不予答复的方式,间接表示不满或抗议。如果多次会谈结束后,日本员工仍使用婉转的言辞答复或拖延不予答复,基本上可以确定双方的谈判余地已经没有多少了。

五、留有退路,跨三退一
在协商解决疑难问题或者指责对方某做法时,双方都会给对方保留面子,也是给自己留退路。每次会谈结束后,即使结局非常糟糕,参会者也会很有礼貌地互表谢意。买卖不成仁义在,关于这一点,中日商务习惯是共通的。即使会谈双方间发生了重大的经济纠纷,日本的商务人士也不会轻言打官司、轻易发表聘请律师的想法。
商务会谈中,谋求“跨三退一”策略。为了尽快获得满意的会谈结果,有的日本人会在合适的时机,向对方积极传递自己愿意妥协让步的想法。有时采取所谓的妥协让步,实际上是事先预谋的“跨三退一”策略(突击跨出三步,主动退回一步)。例如,协商索赔金额时,若事先确定好自己可以接受的赔偿底线是1万美元,那么在初步协商会谈时,首先向对方要求索赔3万美元。在基本摸透了对方的底线后,主动表示自己可以考虑妥协让步,同时强调自己可以接受的赔偿底线是2万美元。

六、集体决策
若是涉及重大经营决策的会谈事项,一些日本企业通过制定《经营决策事项审批权限条例》之类的规章制度,规定企业的任何经营管理者没有单独裁决权,必须履行集体决策程序。因此,除了一些绝对控股的企业经营者,或是具有绝对经营权威的经营者外,一般的经营者在会谈中通常不会自己拍板决定重大事项。即便经营者当场做出了个人决定,也无法成为该企业的正式决定。

七、会议礼仪及禁忌
会议结束后,如果没有专门的清理人员,员工会自觉地把会场打扫干净。据笔者观察,所有使用过的用具都会被放回原位并摆放整齐,然后大家互相鞠躬,表达谢意。笔者认为日本员工的良好会议礼仪,应与下述几点原因密切相关:
原因一:无论在家庭还是在学校,日本人从小就接受具体的礼仪行为教育,每天互相鞠躬、问候、致谢。
原因二:在学校接受严格的团队精神教育。日本很多中、小学校要求统一学生的校服和书包,在学校一起吃午餐,强调集体观念,淡化个人特性,目的是强化学生的集体归属感。
需注意的是,这种教育方式也会导致某些负面影响。例如,大多数日本员工在工作中缺少个性,宁可集体犯错,也不愿单独行动,更不愿意冒险承担个人责任等。
原因三:踏入社会后接受职场礼仪培训。大多数日本企业有严格的社内培训制度。对所有员工定期进行专业培训和职业道德培训,包括一些商业礼仪和商业信息保密方面的培训。
会议结束后,保持良好的会后确认习惯。例如:
1.确认使用过的茶杯和纸屑等垃圾,是否应立即打扫干净;
2.确认桌椅是否放回原位并摆放整齐;
3.确认窗帘是否需要整理;
4.确认电源插头是否归还原处;
5.确认空调及投影仪等电源设备是否关闭;
6.确认是否擦掉书写板上的字迹,等等。
除了会场礼仪,会议中应严格注意禁忌事项。以下是日本员工会特别注意的一些事项:
1.手机不响。2.不玩手机。3.不乱拍照。4.不要私语。5.不打哈欠。6.不抖腿脚。7.不趴桌上。8.不穿外套。
 

八、会后干杯,借酒谈心
喝酒聊天,延续会议。把一些轻松的学习会、讨论会安排在傍晚,有“会议结束后可以干一杯”的含义。据笔者观察,日本企业的一些内部学习会以及讨论会,经常被安排在正常下班前后进行。如果会议需要延续或需要进一步总结时,会以外出喝酒聊天的方式延续会议。在很多日本企业内部,喝酒聊天其实也是会议的一部分。因此,一些日本员工认为,积极参加喝酒聊天也是应主动接受的职场谋生的基本常识。一些日本企业的干部培训教材内,推荐企业干部利用包括喝酒谈心在内的面谈方式,进行上下级沟通。

九、目送客离
据笔者观察,会议结束后,日本企业都会安排专人目送客人离开。若客人徒步离开,一般会看到客人的背影远离自己的视线为止。当然,客人走几步后会回头向对方浅鞠躬或挥手,表示再次感谢热情接待和珍重再见。若客人乘车离开,一般也会目送车影远离视线为止。客人上车后,按照礼仪习惯应立即摇下车窗,说声再见并低头示意感谢。■
 

 
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