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  管好公章,不当“老人”(2019-03)  
企业管理杂志 发布时间:19-06-06        
   

公章管理人员“权利”在手、“责任”在肩、“风险”在侧,只有不当“老熟人”“老好人”“老油条”,才能利集体、利他人、利自己。



文/肖细妹



关键词:公章管理  风险防控  权责清晰  “老熟人”  “老好人”  “老油条”

     公章是单位权威的象征,是单位生产经营管理中不可忽视的重要环节。它体型虽小,但所代表的职、责、权却不小,更是单位经营风险管理中必须关注的内容。公章管理人员是手握“权利”、肩挑“责任”,同时也“风险”在侧。要如何管好公章呢?重点是要做到不当“老人”。
    
不当“老熟人”,做权责清晰的明白人
     某单位规定,职工的空白证明不能盖章。但职工A拿空白收入证明要求公章管理员B盖章。A说:“证明是用来办信用卡的。银行要求收入部分空白,让银行来填。” A强调,这张证明已写上自己的名字,让B放心盖章。 B告诉A,人事部门出具相关材料后,她才可以在个人收入证明上盖章。但A始终不肯去人事部门填写实际收入情况,执意要求盖章。B左右为难⋯⋯
     此案例中,在个人收入证明上盖章已有明确的程序和要求,问题是A不肯遵章执行、B碍于“熟人”情面没有严肃拒绝,于是双方僵持起来。
     在实际工作中,公章管理人员时常碰到职工个人的盖章需求,五花八门。职工希望公章管理人员能够爽快盖章,而公章管理人员有时因“老熟人”而承担不规范管理公章的风险。
     如何避免这种“老熟人”心态?解决这个问题需要把握两个关键点。
一是明白自己的角色,清楚自己的权利。公章管理人员应当清楚地知道自己“没有决定能不能盖的权利,只有依规依据盖章的职责”。明白自己的角色定位,才能在盖章时不迷茫、不犹豫、不左右为难,也不给他人“钻缝”的机会。
二是丰富自己的知识,提升能力。提升辨别真伪的能力,如银行需要的收入证明需通过人事部门确认职工收入的真实性;未购买福利房证明需要多方确认职工的房产情况等。提升专业技术能力,熟练掌握公章管理方面的规章制度,还要充分了解一些“民生”,如职称申报、业绩证明、贷款、户口迁移、护照申办、退休人员兼职等。如果不能做到面面俱到,就要借助集体力量,向有关职能部门咨询,为职工指出方向。提升危机公关能力,对用“威胁”“暴力”等手段企图盖章的人,公章管理人员要守住底线、坚持原则、不能畏惧。千万不要为息事宁人而盖章,把自己置身于“犯规”的险地,也让单位蒙受损失。
    
不当“老好人”,做善于履职的聪明人

     某单位对技术报告执行严格的质量监控制度,规定所有盖章的报告,必须经本部门、质管部门、财务部门的部门领导同意并签字后才能盖章。而这个盖章的签字手续需要技术人员自行负责。公章管理人员既严格又灵活地执行该项制度,有时会遇到负责签字的领导不在的情况,其仅要求技术人员电话联系领导,先盖后补。
     但少数技术人员还是不满,认为自己干技术很辛苦,出一份报告不容易,最后还被“逼”得到处“求”签字,被公章管理人员层层设关卡。公章管理人员感到委屈,觉得自己吃力不讨好,还不如当个“老好人”⋯⋯
     因为公章背后代表利益,所以管理公章既有风险又不易,碰到不被理解的情况是常有的事。作为公章管理人员面对不被理解时更要履行好职责。
一要严格执行审批制度。单位一般都制定有公章使用审批制度。作为公章管理人员熟知并执行公章管理制度是其职责所在。值得注意的是,在执行过程中要讲究方式方法,不能过于死板,面对特殊情况时,可以用灵活的方式达到制度所要求的效果。
二要与时俱进完善公章制度。作为公章管理者,是最容易发现公章管理过程中不成熟或不协调的“打结”环节的。而思考、捋顺这些“打结”环节,提出改进方案,不仅方便职工盖章,少跑冤枉路,也有利于单位提升管理效率。提升了职工的便捷感、单位的获得感,那么公章管理人员得到的“赞”自然就多了。
三要保持良好的工作心态。公章管理人员在工作中需要与各方打交道。惧怕被拒绝的人员“闹事”、当“来者不拒”的老好人等心态要不得,这会损害单位利益。因此,公章管理人员要充分认识到公章在单位发展过程中的重要作用,不断增强管章的责任心,勇于担当,确保干成事且不出事;同时,要放平心态做到追求“完美”,但不气馁。
    
不当“老油条”,做防微杜渐的细心人
     某单位要表彰优秀员工。经办人A拿着印有人名的荣誉证书来公章管理人员B处盖章。此时B身兼数职,正忙于处理其他事务,于是A在向B说明盖章事由并要求自行盖章后,B基于自己正忙、A是熟知且可信任的同事、盖章事由和内容清晰这三点,同意A在自己可视范围内盖章。但在A盖完章后,B却发现A盖章的荣誉证书的数量要多于该单位拟表彰的实际人数,并找出一张写有C名字的荣誉证书。而C并非此次该单位要表彰的人员。A解释说,由于C多年未获得荣誉,于是拜托他盖个荣誉证书,用来讨家人欢心⋯⋯
     在此案例中,一个本不应被盖章的证书被盖章。它是如何做到的呢?第一,公章管理人员B工作繁忙,导致对公章管理工作弱化,没有亲力亲为。同时,他“掌印”多年,业务熟练,过于自信,对公章管理有所松懈,产生了“老油条”心态。第二,单位在公章管理上出现了漏洞。从A、C两人对公章的“谋划”,可以看出两人对公章持随便的态度,没有一种权威、庄重的心态。若排除个人主观原因,在客观上该单位存在对公章管理工作重视不够,对公章管理的相关制度宣传不到位的问题,没有做到全员普及并在职工思想上树立公章威严的形象。
     那么在公章管理中,要如何防止因“老油条”心态产生的公章管理漏洞呢?第一,要坚持亲自操刀。基层的单位工作人员一般都身兼数职,即便是重要的公章管理,也难有一个专职人员,于是工作繁忙、无暇左右兼顾的状况成了公章管理人员的常态。但越是在这样的常态下,越要绷紧神经,不能有丝毫松懈和侥幸心理,必须坚持盖前审批登记手续完备、盖章亲力亲为、盖后审核防止遗漏,不当“老油条”,杜绝“经验主义”。第二,要加强公章宣传工作。公章管理人员要将公章管理的宣传工作纳入自己的职责范围内,并将其作为重要的工作内容之一。特别要加强公章使用方面的宣传工作,向老职工及时传达新规定,向新员工及时培训老办法,从而提升整个单位对公章管理的重视,降低风险。
     管好公章任重道远,特别是十年如一日、毫无松懈地管好公章更是对一个人的责任心、工作能力的考验。因此,做到克服“老人”心态,厘清权、责、险十分必要。■


作者单位 福建省197地质大队
栏目主编 王仕斌
编辑 井亚琼
 

 
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