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    管理创新    
  知识管理的工程化(2019-03)  
企业管理杂志 发布时间:19-06-06        
   

曙光公司在综合近几年开展知识工程项目的经验和流程的基础上,编制了《知识工程管理办法》,以制度的形式巩固知识管理所取得的成果,激励员工向企业贡献知识。



文/江苏曙光光电有限公司



关键词:江苏曙光光电有限公司  知识工程管理 数据管理模块  隐性知识  知识传承与共享

     江苏曙光光电有限公司(以下简称曙光公司)隶属于北方信息控制集团有限公司,是一家集科研开发、生产试制、系统集成于一体的高科技企业,在激光应用和光电信息装备的系统集成和工程化方面具有较强优势,产品广泛应用于各军兵种多个武器装备平台,属多品种、小批量生产类型。
     曙光公司把知识工程作为常态项目来管理,重点关注知识工程在公司科研生产中的应用价值,通过以专业小组和专家小组两级评审相结合方式,优化整合零星分散的各类领域的数据和知识信息,促进其转化为系统资源,建立知识工程信息平台共享应用,实现工程管理“由上而下”,知识管理“由下而上”;通过规范程序固化各领域知识的产生、验证、集成、创新和管理,形成企业内部科研、生产工艺、检测等技术标准、规范的优化、积累和发展的完整体系,构建知识库,对知识进行管理,实现快速响应市场的精益研发与高效生产,提升曙光公司的价值创造力,促进企业持续发展。主要做法如下。
    
一、建立知识管理的集成网络应用平台
1. 明确知识工程项目实施思路
     曙光公司明确知识工程项目实施思路:将公司现有的技术标准体系、技能诀窍、检验测验经验等分散的知识进行归集,选取真正对公司技术发展、科研生产有促进作用的知识,以图像编制和文档相结合的方式形成知识库的累计和传承,利用信息化手段形成网络应用平台,形成完整的流程并摸索出一套适合应用的知识管理模式,同时将收集积累和需求征集相结合,实现存量知识的分类识别和建库工作,并推进新知识项目的工程化,为企业可持续发展助力。
2. 设立专门组织机构进行管理和运作
     为了保证知识工程项目的高效运作,曙光公司建立了知识工程项目组织管理机构。在领导层面设立以副总经理为组长的项目指挥系统,并成立专项管理办公室,科研、运营、设计、工艺、物资、信息、生产等各相关部门负责人为办公室成员。项目指挥系统负责重大决策和适时奖励。专项管理办公室则负责组织目标的实施,根据各相关部门职责进行任务切分,制定相应工作计划和对工作中的难点及进度等进行协调,同时组织相关事项的讨论和纪要。
3. 构建网络集成知识工程数据库应用平台
     项目组借力信息化,在网络平台上将单个的文档收集汇总,进行集中存储,规范统一数据源,分门别类进行补充和完善,并对知识进行挖掘和管理,以数据库为依托,不断进行优化,形成系统资源,将“十二五”期间建成的《金属切削刀具及设备信息数据库》《真空镀膜膜系数据库》《滤光片信息数据库》《光学镜头数据库系统》等多项基础科技信息数据库加以综合,利用信息化管理方法将系列基础数据库进行集成,范围涉及科研、工艺、检验、质量、物资采购等领域,充分发挥知识工程数据库的知识运用和升值作用。对各类知识进行精益管理,提升知识管理水平。同时为了降低采购成本,压缩生产配套周期,曙光公司组织技术人员和物资管理部门开展相关采购件的优选,大范围压缩采购种类。
    
二、构建涵盖企业研发生产的四大体系
1. 全面系统厘清知识结构
     为了全面了解各类知识构成,曙光公司在原通用规范的基础上,发动集团公司级科技带头人、内部科技带头人、技术骨干、青年英才、技能带头人以及各班组长,收集和各类有用的知识,并对收集的知识进行系统梳理,厘清各类知识的交点并进行细分,形成全覆盖的知识系统。同时根据专业特点,将这些知识分为4大体系、10类123项,把原来散布于各个项目、档案的知识梳理分类,并转化为电子信息,进入应用平台,使之更加直观且查找、使用便捷。
2. 以专业为导向建立专家机构
     采取划分专业小组、成立专家小组的方式对零散的知识进行分类整理的办法,各部门将收集整理的知识汇总以后,按照专业进行分类,专业小组对本专业所有知识进行编号、细分讨论,筛选出使用频率高和应用广泛的知识条目,形成目录和审查意见,交由专家小组决策。通过地毯式收集确保知识不遗漏,通过二级审查确保知识的质量,进而确保收录进入知识工程库的知识是含金量较高的,信息是完整而又准确的,能有效提高企业的生产和科研效率。
3. 按四大体系进行知识点构建
     根据曙光公司的历史积累和现状,对各领域的知识进行划分,形成四大体系。
     一是科研技术体系。根据曙光公司发展方向进行专业性划分,包含激光、火控和特战三大领域,其中激光领域中有包含激光器件、光电探测、激光测照等专业方向;火控领域则含固体激光测距、近程高精度测距等专业方向;特战则分为半导体激光测距、图像处理、非致命激光装备等专业方向。共收录16种专业方向,17种设计规范,133项技术创新成果、69项专利成果。
     二是工艺标准体系。以工艺技术中心知识积累为主体,在原工艺通用规范基础上进行进一步的深耕细作,细分为零件制造规范103种、装配调试规范17种、特种工艺规范16种(含光学镀膜、热处理等),近年来工艺技术创新成果及工艺基础积累了19项专利。
     三是技能诀窍体系。以各制造部门技能带头人为主体,通过制度激励与指引,按照专业分工,发布各类需求,使技能带头人将个人手中脑里的专业技能和知识贡献出来,使之变成组织的知识,可以在同类技能人员中运用,更大地发挥效益,提高劳动生产率。同时通过建立《“师带徒”实施管理办法》,实现技能知识的传承。如各系列产品装配调试要点、各火控系统联调联试中问题收集与处理措施,各制造部门技能诀窍体系涉及光学、机械、光电集成、装配调试等多专业的技能创新成果及小改小革成果共计394项。
     四是质量检验系统。以检验试验部的知识积累为主体,含20项测试检测技术规范及理化、化学等检测技术诀窍。此外,资深质量师根据多年的检验质量监督经验,编制《质量师手册》,手册中根据产品特点,分类详细记录和分析各类产品在检验交付过程中曾经出现的质量问题以及解决措施,可以方便质量师处理检验中遇到的各类问题,也是新入职质量师的培训教材。
    
三、打造七个相对独立的知识数据管理模块
1. 数据采集模块
     此模块专为收集或者征集知识所用,使用两种方式进行数据收集。一是申报,即自下而上,由技术技能人员自行申请,发至数据采集模块;申报的知识工程项目由管理员负责登记,通知专业小组成员进行审查,专业小组审查后由管理员交专家组审定。二是征集,即为自上而下,由知识工程管理发布所需要的知识项目,鼓励相关人员进行知识贡献,征集的知识文档交由专家小组进行评价认定,符合要求则直接收录至知识工程库相应系统。不合格则予以退回。
2. 编制模块(含图像编制)
     为了使所有的知识统一规范且便于查找,设置四种文档编制模块,根据不同的内容选择使用不同的表格,在申报之前进行格式选择便于管理人员进行分类管理。同时在技能诀窍体系中,额外增加图像录入模块,对一些关键技能技巧如镀银等,单凭文字及图片的形式不易掌握其操作要领和诀窍,因此须进行视频实时记录,对操作过程进行全程记录并加以保存,防止技能人员因退休等原因而导致技艺失传。对于技能诀窍类的知识工程项目,一旦通过审查认定,就必须制作相应的影像资料收录至知识体系之中。
3. 采信模块
     对于提交的知识工程项目,是否真正值得进入知识的传承,或者是否能起到推动科研生产的作用,必须有相应的评价认定体系进行甄别。为此,设计评价采信模块,专门对提交的知识信息进行不定期的评判,评价采信模块中设置专业小组意见、专家意见及建议、最后结论等信息。提交人员通过此模块就能明了所提交的知识信息是否被采用以及改进的方向和建议等信息。一般来说提交后5个工作日内必须完成信息评价,以提高信息的流通速度和知识使用效率。
4. 录入模块
     数据录入模块包含数据信息、专家小组意见、发布许可等内容。经过专家小组审定之后的知识信息进入录入阶段,知识管理人员对已经采信的知识进行录入,对文字材料进行校对审核,对影像材料进行检查,确保录入系统的知识信息的完整性、准确性及现行有效性。申报人协助知识管理人员进行数据录入工作,负责接收咨询及查验等。
5. 发布模块
     信息发布模块包含信息确认,审批及发布。完成数据的录入后,知识管理人员不定期对完成审定的信息依照管理规定进行信息发布,对知识利用情况进行分析统计,对使用频次高的知识重点推介。
6. 库管理维护模块
     对不时更新的知识数据系统必须进行维护才能长期运作,尤其随着技术的发展,知识的更新速度日新月异,除了对需要传承的知识进行重点推介外,对于使用率低,已经较为落后的知识必须予以移除,以提高知识共享的效率。其具体做法如下:一是使用频率高重点推介,二是使用频率低暂时保留,三是使用频率几乎为零的可以删除。知识管理员对经过采信审查和录入的信息按其使用频率判断其有效性和价值高低,按分类标准进行维护。同时对运行中提出的质疑和订正信息,经核查后在系统中对发现的错误予以订正。
7. 智力支撑模块
     设置专家智囊团,各类人员在工作中如有专业技术问题需要咨询时,可实时在线提出问题,专家在线可实时解答,如特别紧急则可以提请管理员联系相关专家解答;如单个专家仍不能解决时,则由管理员将问题发送至专家组,由专家组对相关问题进行充分讨论得出结论后提供专业解答。同时,建立公司内部讨论区,分为工程技术、曙光信息等多个讨论区,各类人员可以在线交流实时发表看法,充分发挥员工主观能动性,深入思考公司的各类问题,寻求完善的解决办法,提高工作效率及工作质量。
     上述七个模块在知识管理的集成网络应用平台上,按照各个模块的功能,系统管理员适时进行管理,专业小组及专家小组各负其责,智力支撑团队在线答疑,各业务板块协同开展工作,保障知识在网络集成平台上的流程通畅及有效运行。
    
四、建立相对完善的知识工程管理模式
1. 明确知识管理责任人,让知识工程管理长态化
     为了加强对知识管理,推动知识工程项目顺利实施和发展,曙光公司在各相关管理部门委派人员对知识工程信息进行管理,收集、登记和整理本部门知识申报情况,并做好相关数据的记录,全程参与知识信息的录入发布和维护。
2. 形成管理制度,促进知识工程管理模式制度化
     曙光公司在综合近几年开展知识工程项目的经验和流程的基础上,编制了《知识工程管理办法》,以制度的形式巩固知识管理所取得的成果,激励员工向企业贡献知识。  《知识工程管理办法》中首先对知识工程的范围进行定义,对类别进行界定划分,并对组织领导体系、评价管理方法等进行规范,以保护企业的特色技术及工艺诀窍,实现知识传承与共享。
     其次,为获取隐藏于技术技能人员头脑中的隐性知识,曙光公司采取了将员工向企业贡献知识的情况与绩效考核、职业发展挂起钩来的激励措施。形成技术技能人员“多贡献多收益”的局面,有效保证知识工程项目的充实与更新。如把知识工程项目申报情况作为年度的考核指标之一,并根据情况进行经济奖励,鼓励员工持续向企业贡献知识。尤其是科研项目,项目主管、分主管对项目中形成的相关技术资料,要进行技术报告,把技术报告优劣作为考核项目完成率的指标之一,并作为是否可以承担其他项目主管资格的必要条件之一。此外,对于知识工程项目进行年度使用率排行,对使用超过50次以上的项目拥有人给予“终身成就奖”,并在日后产品产生收益时予以一定的提成奖励。
     再次,通过《知识工程管理办法》的实施,从制度层面保障知识应用的价值,促进技术技能人员把个人知识转化为组织知识,从而形成团队合力,改变单打独斗的局面,使相关人员在项目争取和技术问题以及生产问题的解决上更加有底气,并树立寻求帮助的意识,促进科研生产效率。
3. 通过培训实现知识工程的应用和推广
     知识工程项目通过专家鉴定及生产科研验证的方式进行制度完善和固化,不断充实和完善知识工程库。曙光公司每年通过培训和考核来提高员工认知度,在新的设计师和技能工人岗位均有相应程度的知识供其了解,并作为入职必备知识,而新入职员工经过培训学习和了解,获得技术技能知识的积累,并在工作中加以应用,使得知识工程库被直接推送至全公司范围内,并按照保密要求根据人员资质进行共享利用。每年都有源源不断的新知识贡献出来,被收录至知识工程库,持续为企业科研生产、技术技能发展贡献力量。
4. 通过使用效率对知识工程项目进行评价,并验证其有效性
     对于收录进知识工程库的知识,其有效性在短时间内可以反映在项目问题的解决上,但其使用的广泛性则需要通过其使用情况反映出来。解决某一科研生产问题中产生的知识,如果能普遍性的解决一类或者多个项目类似的问题,则可以证明其有效性,之后则可获得很高的评价值。尤其是一些模块化、标准化的设计单元可以实现产品的快捷设计,同时使企业在产品竞标中也处于相对有利的位置,对于推进精益生产、精益管理和精益研发都大有裨益。■


本文系第24届国家级企业管理创新成果
 

 
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