文/宋军

关键词：知识管理  共享体系  信息化 

     中交上海航道勘察设计研究院有限公司是中交上海航道局有限公司的子公司，成立于1977年，公司长期参与港口航道、围海造地、海洋沿岸工程、离岸工程、海洋勘察和测绘工程咨询、设计研究等涉水、涉海工程建设。近几年公司积极拓展水环境、水利、景观、市政等领域，加快转型发展，努力培育新的经济增长点。与一般生产制造企业不同，公司在生产运作过程中投入的核心生产要素不是原材料等物质资源，而是知识资源，包括设计标准、规范、基础数据库、设计人员的知识、经验等。因此，对知识的管理自然成为公司管理的焦点。
     公司在知识管理上存在一些难点问题，主要表现为：
一是知识的流动与共享体系不完善。设计牵涉专业多，知识具有密集型、复杂性和交叉性等特点，各项工程中的决策与建议、遇到的困难及问题往往必须整合各种专业知识才能得以解决，有很丰富经验的员工一旦离开，这些经验就没法很好地传承。设计知识四处散落、形式异构、领域多样并且难以寻找，设计人员大量时间花费在知识的检索和查找上。知识的流动和共享基本只在各专业室内部进行，难以形成有效的知识传播链条。
二是知识创新不足。在流程管理中，公司形成了质量管理文件，要求实现三校两审制度，但是流程需要通过纸质文档或者部分电子文档流转，这样就会造成沟通效率低下，且也不能形成专家支撑与沟通机制，不能有效进行隐性知识的交流，不利于知识创新。
三是知识管理信息化程度不高。公司各种专业数据实际上是碎片化的，项目中获取转化的各种知识都存在于个人的头脑，或者资料分布于个人单独进行储存。设计的具体环节未形成模版和进行提炼，没有统一化作业要求，不便于共享和规避质量缺陷。各种资料都是电子版与纸质文件混合，没有实现电子化存储，不便于知识的共享和流通。
     实施知识管理是一项复杂的系统工程，对于一个由众多业务活动构成的企业生产经营系统来说，要面面俱到难度极大，而且容易使知识管理流于形式，因此，公司实施知识管理项目首先选择设计业务作为落脚点。
     公司知识管理的核心任务，就是提高设计业务知识在企业内的创造、传播、共享和利用的效率。知识管理的目标就是通过获取知识、应用知识、固化知识、分享知识、保护知识等流程来完成企业的知识创新活动，强化企业的核心竞争力，并经由价值转化机制，促使企业知识的效益最大化。

    
一、建立基于业务流程的知识管理系统
     在知识型企业中实施知识管理，其目的是使企业的知识资源更加合理地在知识链上形成畅通的知识流，让员工在获取与业务有关的知识的同时，也能为企业贡献自己的知识、经验和专长。因此，知识管理必须融入业务流程，知识管理与业务流程的有机结合是知识管理成功的一个决定因素。
     公司设计项目从前期立项到项目交付验收对应一个完整的知识生命周期：知识获取、知识储存、知识传递与积累、知识共享、知识创新、知识应用与固化，其间的逻辑联系和内在机理如下图所示。
     伴随着设计项目的前期立项、项目策划与实施、工程建设控制管理和项目交付验收全过程，知识管理流程各节点以知识流为媒介与项目流程相互作用，实现知识的具体显化与转移共享，将知识整合到设计项目的业务流程中并创造经营管理的附加价值，将知识的获取、转移、共享、应用融入到设计开发项目实施的全过程中，使员工在遵循流程进行工作时自然而然地共享、使用并创造知识，从而使公司的知识管理得以有效实施。
    
二、建设信息化平台获取知识
1. 特色资源数据库——信息情报支撑平台
     公司开发了信息情报支撑平台，利用维普“LSSP文献共享服务平台”的网站发布系统功能来搭建平台的网站系统和管理网站内容，可以全文获取国内外核心期刊、硕博士论文、会议论文等；将在同行文献和数据资源的信息汇总，同时可以上传和管理公司的知识资源，实现了知识的获取和存储。
     公司管理员可以通过网站系统后台来管理网站的各项内容，包括网站栏目的设置和网站栏目的发布；可以利用网站栏目设置功能设置网站的不同栏目；可以利用网站栏目发布功能，将公司的技术成果、论文等信息发布到网站栏目的相关位置上去，院内员工可以共享知识资源。
2. 基于业务流程的图档管理系统
     从知识管理的视角看业务流程，就是要确定在业务流程中的各个决策和行为点如何得到知识。具体而言，“输入”是业务流程的初始阶段，输入知识质量的高低决定了将来输出知识的价值；“业务过程”则是知识的处理过程，在这一过程中知识处理的水平高低决定了输出知识的范围、大小、质量水平，是业务流程的关键过程；“输出”是给外部或内部相关的对象提供的产品或服务。
     通过构建“图档管理系统”以项目实施过程为基础，以网络为依托，实现项目设计过程的知识获取，将业务流程中的知识流收集、存储到共享，从而实现知识从内容到流程的结合管理。
     图档系统实现了将项目立项后设计过程中所产生的设计依据、外来资料、图纸、报告等文档资料汇总整理进入公司的知识库，成为一种知识资源，加以利用不断创新增值，同时将参与的人员和进度等信息自动记录。
3. 协同作业平台
     沿海航道辅助设计平台将所有分散的功能通过平台的搭建整合在一起形成协同。平台涵盖沿海航道工程从预可行性研究、工程可行性研究、初步设计、施工图设计各阶段，立足于团队的协同设计与知识交流。平台从功能上分为自然条件分析系统，航道工程辅助设计系统，综合数据查询管理系统，通用数据处理工具，河床演变分析系统和协同设计模块。
     自然条件分析系统：主要涵盖了自然条件专业需求，提供航道工程设计所需的包括潮汐、潮流、泥沙、盐度、径流、波浪、气象、地质等的自然条件数据分析功能。
     航道工程辅助设计系统：主要涵盖了总平面专业、疏浚专业、导助航工程专业、数模专业需求，提供包括航道选线和尺度辅助设计、导助航工程辅助设计、航道总平面图绘制、港口与航道水域辅助设计、水工建筑物工程辅助设计、疏浚工程辅助设计、炸礁工程辅助设计、扫海工程辅助设计、航运经济分析及航道设计仿真分析、设计方案比选寻优等功能模块。
     综合数据查询管理系统：主要涵盖了查询类需求，提供航道工程设计所需的包括基础自然条件库、地形数据库、档案库、标准规范库以及专题资料库五种类型数据库的综合查询，数据显示及数据输出功能。
     通用数据处理工具：主要涵盖了数据转换类需求，提供包含坐标及投影转换、基面转换、水深数据格式转换等功能。
     河（海）床演变分析系统：主要涵盖了自然条件专业、航道工程专业的需求，提供包含冲淤分析、河床演变分析和稳定性分析、断面分析等功能。
     协同设计：主要涵盖了协同设计类需求，提供基于网络的，整合航道工程设计各专业并和ISO工作流程管理相结合的协同设计功能模块。
    
三、知识共享和交流
     公司设计知识传递可分为通过正式渠道和非正式渠道进行传递等两种方式。正式渠道设计知识传递，主要通过信息系统、设定的传递分享制度等实现；非正式渠道设计知识传递主要依赖个人关系的建立、不同个体的表达能力及领略能力，同时由于设计知识需要通过在具体实践中不断探索、研究、学习和再实践得出，它与日常工作密不可分，知识的传递很大程度上依赖于“师徒制”“项目制”等方式。
     员工间的协作及项目的顺利实施需要知识的交流与共享，而知识保存在员工的头脑之中，员工在贡献自己知识时一方面会顾虑到知识共享后会丧失自身优势，常常有保留知识的倾向；另一方面，责任感和因知识共享而获得的认可和自我实现的成就感又使员工希望对企业有所贡献。因此，要实现知识的交流与共享，促进知识工作者间的协作和合作成果的产生，公司营造了一个鼓励知识交流与共享的文化氛围，知识分享活动贯穿于项目流程的始终，通过信息化技术，在员工之间形成联系网络；在项目进行过程中，通过项目组交流会、讨论等形式形成知识分享。
    
四、知识固化和应用
     工程设计项目特点是依靠技术人员的脑力劳动来完成，与项目有关的大量隐性信息都分散于每个人的头脑当中，为了有效地收集和管理个人知识，总结和沉淀团队知识，公司利用信息化平台建立一些不同类型的、分散的专业知识库，如内部技术标准库、技术范本库、专业软件库及专业资料库等。
     设计项目结束后，在出版交付及后期跟踪过程中，主要的知识活动为知识固化，这一阶段要求项目负责人完成总结记录，并通过以项目组的形式开展作业指导书、规范、标准的编制等专业建设，将有价值的知识及时固化。
 

五、知识创新活动
     公司组织制定了《科技开发项目管理办法》，积极开展科技研发，每年立项并完成各类研发项目，取得的成果获得了一定成绩，特别是在跨世纪的国家级重大项目“长江口深水航道治理工程”中，先后荣获了包括国家科技进步一等奖等众多奖项。
     近几年来，公司获得了71项发明或实用专利权；同时取得了“SIW水深测量系统”“环保疏浚集成监控软件”“内河征地拆迁辅助分析系统”等15项软件著作权。
    
六、保护知识产权——加密系统
     公司为了保护知识产权及设计成果，研究开发了加密系统，对可编写的文档进行加密处理。接入院内局域网办公的设计及管理人员编制文件时均受到安全保护，系统会自动识别加密保存过的图纸、报告及其他文件。出院文档需按规定的审批流程，由外发人员使用文档解密审批系统，提交领导审批解密后，获取明文或外发包，才能发给外部人员正常使用。
     加密系统上线后增强了对公司核心信息资产的安全管控能力；在一个统计周期内，全院每月发起完成的解密申请数量基本维持在1100〜1200件左右。
加密系统实施后，发送外部解密的院内文件均可在后台进行查询，可以辅助事后追溯到责任人；另外全部USB接口、视频输出接口、WIFI网络接口经过加工和处理，最大程度地保护了公司知识产权。■